Kako načrtovati konferenčni klic. V poslovnem svetu so sestanki pomemben del komunikacije. Eden od načinov za vodenje sestankov, na katerih so udeleženci lahko v različnih uradih ali celo v različnih delih sveta, je z načrtovanjem konferenčnega klica. Čeprav so konferenčni klici lahko priročen način za komunikacijo, je za uspešno načrtovanje nekaj korakov. Za načrtovanje konferenčnega klica upoštevajte te nasvete.
Odločite se za datum in čas za vaš konferenčni klic. Pri načrtovanju časa upoštevajte vse udeležence, ki živijo v različnih časovnih pasovih.Ne želite načrtovati konferenčnega klica nekaj časa pred ali po tem, ko bi bili vaši kolegi običajno v pisarni.
V konferenčnem centru svojega podjetja uredite številko za konferenčni klic ali se obrnite na ponudnika, ki omogoča konferenčne klice. To pogosto vključuje vzpostavitev in račun ter plačilo majhne pristojbine, vendar je to priročna možnost, če vaše podjetje ne ponuja konferenčnih storitev.
Pripravite zahtevo za sestanek s podrobnimi podatki o datumu, času in predlagani temi. To je treba poslati po elektronski pošti na konferenčni klic udeležencev nekaj tednov pred časom, da bi jim dali dovolj časa, da sprejmejo vaš konferenčni klic. Ne pozabite vključiti določenih navodil za klicanje in številke PIN, ki jih bodo morali udeleženci dostopati do klica.
Ustvarite dnevni red za konferenčni klic. Vaš dnevni red naj bi zajemal tisto, kar bi radi dosegli konferenčni klic, kateri rezultati bodo potrebni po razpisu in kateri udeleženci bodo odgovorni za naslednje korake.
Pošljite dnevni red in vse dodatne informacije, ki jih bodo morali udeleženci pregledati več dni pred razpisom. Vključite lahko preglednice ali poročila, ki vsebujejo ozadje za temo, ki jo nameravate obravnavati.
Osebno sodelujte z vsemi udeleženci, ki jih niste prejeli od dneva pred konferenčnim klicem. Telefonski klic je v tem primeru najboljši, ker udeleženec morda ni prejel vašega e-poštnega sporočila s prošnjo za sestanek.
