Obdelava plač je večdimenzionalna naloga, ki jo mora delodajalec opraviti. Delodajalec mora spoštovati standarde plač in urnika Ministrstva za delo Združenih držav in predpise o davku na izplačane plače Službe za davek. Poleg tega mora izpolnjevati svoje državne zahteve za plače. Preverjanje seznama za obdelavo plačilnih listov pomaga zagotoviti skladnost.
Obdelava plač
Kontrolni seznam mora vključevati naloge za obdelavo plač za vsako plačilno obdobje. To vključuje vse korake, potrebne za obdelavo plač od začetka do konca. Če obstaja več plačilnih obdobij, na primer dvotedensko in polmesečno, pripravite ločene kontrolne sezname za vsak plačni cikel, da se izognete zmedi. Na primer, če so vsi delavci na uro plačani dvakrat tedensko in so vsi zaposleni plačani poldrugi mesec, bi bili potrebni ločeni kontrolni seznami, ker se obe plačilni skupini obravnavata različno.
Kontrolni seznam za obdelavo plač lahko vključuje korake za potrditev predložitve časovne kartice, izračun časovne kartice in vnos ur plačilnega lista v sistem. Vključevati bi moral tudi korak za zagotovitev, da plačani delavci prejmejo redno plačilo za plačano obdobje. Poleg tega mora vključevati spremembe podatkov o plačnih listih zaposlenih, kot so spremembe naslova in odbitkov, prilagoditve plač, kot so povišanje plačil in čeki za izpraznitev ter nova obdelava najemanja in odpovedi. Prav tako lahko vključuje obdelavo dodatnega plačila, kot so nadurno delo, odpravnine, nagrade in provizije.
Obdelava odbitkov
Odtegljaji na izplačane plače vključujejo zakonske / neprostovoljne odbitke. To pomeni, da je odbitek pravno zavezujoč. Zakonski odbitki vključujejo zvezni davek na dohodek, davek na socialno varnost in davek na Medicare, v večini primerov pa državni davek na dohodek. Delodajalec je odgovoren za zadržanje teh davkov iz plače zaposlenih. Poleg tega je odgovoren za svoj del davkov na izplačane plače. Kontrolni seznam mora vključevati zahtevane zakonske odbitke. Zakonski odbitki zajemajo tudi plače in plačila za odtegljaje otrok. Vključite jih na kontrolni seznam, če je primerno.
Prostovoljni odbitki so tisti, ki jih družba ponuja, kot so upokojitvene in zdravstvene ugodnosti, življenjsko in invalidsko zavarovanje, dobrodelni prispevki, parkirnine, sindikalne dajatve in odplačilo posojil. Kontrolnemu seznamu ni treba navesti vsakega tipa prostovoljnega odbitka, vendar mora vključevati preverjanje prostovoljnih odbitkov. Ko se predstavnik plačne liste seznani s plačilno listo, je enostavno vedeti, kateri odbitki vplivajo na zaposlene.
Generiranje plačil
Kontrolni seznam mora vsebovati korake za tiskanje plačil in plačilnih lističev ter ustvarjanje datoteke z neposrednim depozitom. Vključite korak za tiskanje poročila o predobdelavi, ki omogoča predstavniku plačilnega lista, da dvakrat preveri - in po potrebi prilagodi - izplačane plače pred tiskanjem plačil in preden ustvari datoteko za neposredni depozit. Poleg tega, če je treba plače posredovati določenemu posamezniku po obdelavi plačilne liste, to označite na kontrolnem seznamu.
Post-processing
Po obdelavi plačilne liste je treba predložiti ustrezne podatke, da se zagotovi skladnost z evidenco. Kontrolni seznam mora vsebovati različna poročila o izplačanih plačah, ki jih je treba vložiti. Poleg tega mora vključevati potrebna poročila za povezane službe, kot so računovodstvo ali finance in človeški viri. Če je potrebna nadaljnja interakcija s temi ali drugimi oddelki, jo vključite na kontrolni seznam. Na primer, če zunanja davčna družba obravnava zadeve v zvezi s plačilom davka na izplačane plače družbe, mora kontrolni seznam vključevati, kako posredovati datoteke davka na izplačane plače davčni družbi.
