Lahko se zgodi, da veste, katere dokumente morate imeti pri roki, ko upravljate majhno podjetje. Eden od teh dokumentov, obrazec Notranje davčne službe W-9 - Zahteva za identifikacijsko številko davčnega zavezanca in potrdilo - navaja pomembne podrobnosti, ki jih potrebujete vi in služba za davčne prihodke za podjetja, neodvisne izvajalce in tiste, ki jih plačujete, vključno z zaposlenih in prodajalcev v davčnem letu.
W-9 Namen
IRS priporoča, da zahtevate, da vsi prodajalci predložijo W-9, če nameravate plačevati 600 $ ali več, če so posamezniki ali neodvisni izvajalci, posestvo ali del domačega zaupanja, partnerska podjetja, korporacije, omejeno odgovornost družbe, združenja ali organizacije, ustanovljene v skladu z zakoni ZDA ali v skladu z njimi. Namen W-9 je, da vam posreduje pravno ime in naslov prodajalca ter natančno identifikacijsko številko davčnega zavezanca za namene davčnega poročanja ob koncu leta na obrazcu 1099. Davčne informacije v dokumentu so lahko v obliki identifikacijske številke delodajalca, rezidenčne identifikacijske številke davčnega zavezanca ali celo številke socialnega zavarovanja. Dokument mora datirati in podpisati navedena oseba ali predstavnik pravne osebe, če je podjetje.
Obvestilo IRS
Ko pošljete dokumente obrazca 1099, ki kažejo plačila prodajalcem in drugim med letom, na podlagi zbranih podatkov W-9, vam bo IRS poslala obvestilo, če se informacije o 1099 ne strinjajo z svojih evidenc. Od tistih prodajalcev, katerih informacije so napačne, boste morali zahtevati drugega W-9. IRS zahteva, da obdržite W-9 za vse, za katere ste plačali več kot 600 dolarjev v davčnem letu kot del standardnih praks vodenja evidenc, običajno do sedem let. Poskrbite, da boste redno zahtevali posodobljene W-9 od prodajalcev, da boste zagotovili točnost ali vsaj vsakič, ko vlada posodobi ali spremeni obrazec.
