Sčasoma lahko težje najdejo diplomirane študente za srečanja ali posebne dogodke, povezane s šolo. Visokošolska alumni združenje bo pomagalo podpreti posamezne prireditve po razredu, tako da bo vodilo posodobljen seznam vseh diplomantov. Preden se lahko dogovorite za posebne dogodke in prosite za donacije ali dajatve, potrebujete združenje, ki si prizadeva za načrtovanje in gostovanje alumni dogodkov.
Pridite do sošolcev diplomantov srednjih šol, s katerimi ste še vedno v stiku za oblikovanje interesne skupine. Ko se dogovorite za sestanek s to skupino, naj vsak član skupine komunicira s sošolci, s katerimi so še vedno v stiku, da bi se lahko pridružili skupini.
Spoznajte se s predstavniki šole, da jim sporočite, da začenjate združenje srednješolskih diplomantov. Ugotovite, ali je to splošno šolsko združenje za vse razrede, ki diplomirajo, ali za posamezno združenje razrednih študentov. Zahtevajte seznam imen in naslovov diplomantov iz šolskih datotek. To vam bo dalo izhodišče za pomoč pri ustvarjanju seznama diplomantov in zagonu baze podatkov.
Vsak član interesne skupine naj na seznamu diplomantov sprejme več imen, da bi posodobil kontaktne podatke za alumnije. Vsaka oseba iz interesne skupine naj poišče člane razreda tako, da stopi v stik z drugimi sošolci, s katerimi še vedno poznajo ali komunicirajo na spletnih straneh družabnih medijev, ali z iskanjem po spletu. Posodobite seznam bivših študentov s trenutnimi e-poštnimi naslovi, podatki o uličnih naslovih ali oboje.
Napiši pismo diplomantom diplomantov, ki pojasnjuje načrte za ustanovitev združenja diplomantov. Prosite jih, naj zagotovijo posodobljene kontaktne podatke. Prosite zainteresirane za sodelovanje v združenju diplomantov, naj se obrnejo na člane interesne skupine.
Določite dnevni red prvega srečanja združenja nekdanjih štipendistov. Dnevni red bi moral vključevati načrte za razvoj organizacijske strukture združenja, kot so podzakonski akti, izjava o misiji, načrt ukrepov, cilji, imenovanja in volitve pridružitvenega častnika ter morebitne strukture financiranja.
Skličite sestanek zainteresiranih za sodelovanje v upravnem svetu ali v upravnem odboru. Odločite se, kdaj naj se imenujejo in volijo policisti, ter o glasovalnem mehanizmu. Organizirajte odbor, ki bo odgovoren za pripravo podzakonskih aktov organizacije in drugo skupino, ki bo pripravila ideje za financiranje dejavnosti, kot so donacije prostovoljcev, letne pristojbine ali sponzorstva.
Držite uradniške volitve in formalizirajte pravilnike organizacije.
Prosite posamezne prostovoljce, naj sodelujejo v ločenih odborih, ki obravnavajo komunikacijske povezave, dejavnosti zbiranja sredstev, zbiranje pristojbin, če so vzpostavljene, in dogodke ponovnega srečanja.
Časovni razpored za seje odborov in usklajevanje prihodnjih sej odbora, da se vključijo posodobitve odbora. Na primer, načrtujte naslednji datum, uro in kraj srečanja vodstva ali odbora ter na dnevni red vključite predstavitev odbora o predlagani strukturi združenj in predlagajte dejavnosti za zbiranje sredstev za pregled in odobritev.
