Mala podjetja in samostojni podjetniki z dobro prodajo so lahko dobičkonosni na papirju, vendar se borijo za plačilo računov zaradi slabega denarnega toka. Pošiljanje pravočasnih in razumljivih računov za izdelke, ki jih prodajate, ali storitve, ki jih opravite, vam lahko pomagajo preprečiti pomanjkanje denarja. Z uporabo standardnih informacij, ki jih najdete na večini računov, lahko ustvarite svoj sistem, ki vam pomaga, da svoje terjatve poberete prej kot kasneje.
Navedite informacije za račun
Odločite se, kaj želite dati na račun. Skupne informacije o računu vključujejo naslednje:
- Ime in naslov vašega podjetja
- Datum transakcije
- Opis transakcije
- Cena na enoto prodanega izdelka
- Število prodanih enot
- Skupna cena naročila
- Davek od prodaje
- Ime in naslov stranke
- Številka naročilnice (če jo uporablja stranka)
- Stik s stranko
- Plačilni pogoji
- Ponudba za popust
- Možnosti plačila
Opis elementov
Vaš opis transakcije podrobno opisuje, kaj je naročnik naročil v obliki stavka ali besedne zveze. Cena na enoto je cena na enoto, ki jo prodajate. Vaši plačilni pogoji opisujejo, kdaj vam je denar na voljo, kot tudi vse kazni za zamudo pri plačilu. Možnosti plačila vključujejo navodila o tem, kako vam lahko stranka plača, kot na primer plačilo na ime vašega podjetja, e-poštni naslov PayPal ali obvestilo, da sprejemate plačila s kreditno kartico po telefonu. Če želite polno plačilo v določenem številu dni, na primer 30 dni, vključite besedilo »Net 30 dni«. Če želite ponuditi popust za predčasno plačilo, vključite nekaj podobnega: »3-odstotni popust za plačilo v 10-ih podjetjih dneva tega računa."
Ustvarite številko računa
Ko kličete ljudi, ki vam dolgujejo denar, še posebej večje stranke in tiste, ki z vami ponavljajo poslovanje, pogosto zahtevajo številko računa, o katerem kličete. Če od stranke prejmete klic o računu, boste morda lažje našli dokument, če imate račune oštevilčene.
Najlažji način za ustvarjanje sistema oštevilčevanja za vaše račune je lahko zagon vsake številke računa z datumom, nato pa vključite številko, ki ustreza številu računov, ki jih pišete ta dan. Če boste na primer napisali samo en račun 25. aprila 2015, bo številka računa 42520151. Če na ta dan napišete drugi račun, bo številka računa 42520152. Ta sistem vam pomaga preprečiti nenamerno uporabo istega računa številko na dveh različnih računih. Za spremljanje datuma lahko uporabite črko namesto številke in / ali uporabite pomišljaj, da ločite datum od zadnje številke ali črke. Na primer, za prvi račun, ki ga napišete 25. aprila 2015, lahko uporabite 4252015-1 ali 4252015-A.
Ustvarite račun
Ko boste izvedeli, katere informacije želite vključiti v račun in imeti številko računa, ustvarite dokument. Vnesite ime vašega podjetja in kontaktne podatke na vrh, nato pa še informacije o strankah. Mogoče je najpreprosteje navesti podatke z naslovom, ki mu sledi dvopičje, nato informacije. Na primer, gostitelj lahko ustvari račun za piškote s temi podatki:
Račun #: 4252015-1 Izdelek naročen: Cupcakes Enotna cena: $ 2.50 Skupne enote: 144 Skupna cena: 360 $ Davka (pri 7%): $ 25.20 Skupni znesek: $ 385.20
