Če ste kdaj iskali zaposlenega in končno odkrili - po vprašanju treh različnih ljudi -, da je na počitnicah ali na kosilu, je lahko delovni list za vpis dragocen prihranek časa. Vpisne plošče za delo so lahko koristne za spremljanje prihodov in odhodov zaposlenih, pa tudi za neformalno metodo za sledenje zaposlenega časa za izračun plač. Poleg tega lahko uporabite prijavne liste za delo, da ugotovite, na katerih projektih trenutno delajo zaposleni.
Določite namen delovnega lista za prijavo. Določite člana osebja za človeške vire, ki bo zagotavljal točnost, popolnost in shranjevanje delovnih listov za vpis. Nekateri prijavni listi so namenjeni merjenju časa, ki jih plačilni urad uporablja za izračun plač, zato je bistveno, da jih ohranite kot uradne evidence, tako kot druge zapise o zaposlitvi. Drugi prijavni listi so uporabni za označevanje, kateri zaposleni so v službi in v prostorih ter kdo je zunaj pisarne ali na počitnicah. Če poleg uradnih časovnih zapisov uporabljate tudi prijavne liste, ni pomembno, da se listi za vpis shranjujejo kot del uradnih evidenc o plačah in zaposlitvenih zapisih vašega podjetja.
Pridobite popis zaposlenih in razvrstite zaposlene glede na položaj ali položaj, oddelek in naziv delovnega mesta. Glede na to, kar nameravate doseči s sledenjem zaposlenim, ki se prijavljajo, boste morda želeli s seznama prečkati vodje na visoki ravni in vodstvene delavce. Če je seznam namenjen za prisotnost ali določite, kdaj so nekateri zaposleni v pisarni ali iz nje, pustite seznam nedotaknjen z imeni vseh zaposlenih. Če je vaš namen prenesti delovne naloge, ugotovite, ali naj bodo zaposleni seznanjeni z delovnimi nalogami za menedžerje in vodstvene delavce ter ustrezno prilagodite svoj seznam.
Razvrsti zaposlene po izmenah ali urniku dela. Na primer, ustvarite tri ločene sezname ali prijavne liste, če je vaše podjetje 24-urno delovanje. Imena zaposlenih je treba razvrstiti po dnevih, večerih in poznih nočnih izmenah.
Navedite imena zaposlenih, najprej po oddelku in nato po abecednem vrstnem redu na navpični osi preglednice. Na primer na levem robu navpične osi navedite »Človeški viri« in imena zaposlenih za človeške vire pod imenom oddelka.
V stolpce vnesite naslove vzdolž vodoravne osi preglednice. Če na navpični osi ne vključite imen oddelkov, ustvarite stolpec na desni strani imena vsakega zaposlenega, da navedete oddelek, v katerem zaposleni delajo. Nadaljujte z glavami stolpcev, kot so »ID številka zaposlenega« in stolpec za » Izven pisarne. “Za sledenje dnevnih ur vnesite» Čas v «in» Časovna omejitev «, sledita pa mu dva enaka stolpca za» Čas v «in» Časovna omejitev «, da beležite čas kosila. Preglejte drug stolpec na skrajni desni strani preglednice za opombe ali dodatne informacije, kot so projektne ali delovne naloge.
Postavite prijavne liste za delo na vidno mesto na vhodu zaposlenega in jih zamenjajte dnevno ali po potrebi.
Opozorilo
Če so vaše identifikacijske številke zaposlenih enake številkam socialnega zavarovanja, ohranite zaupnost podatkov o zaposlenih in tega stolpca ne vključite v preglednico. Uporabite svojo neodvisno presojo pri vaši odločitvi, da vključite druge oblike identifikacijskih številk zaposlenih.
