Neprofitne organizacije so pod nadzorom številnih zainteresiranih strani, ker se zanašajo na dobrodelne donacije ali ker imajo status oproščenega davka. Da bi zagotovili, da se vaše nabavne prakse zberejo, ko jih pregledajo mediji, donatorji, davčna služba ali druge zainteresirane strani, je pomembno oblikovati politike javnih naročil, ki preprečujejo morebitna navzkrižja interesov ali pomanjkanje preglednosti.
Več ponudb
Nekatere neprofitne organizacije zahtevajo, da se nakupi nad določenim dolarskim zneskom pripravijo za ponudbo, pri čemer organizacija prejme več ponudb za različne prodajalce. To pomaga zmanjšati možnost, da lahko nabavni zastopnik, vodja oddelka ali izvršni direktor nagradi pogodbo prijatelju, družinskemu članu ali poslovnemu partnerju, ki ponuja osebno nagrado ali odkrito podkupnino. To tudi dolgotrajnemu dobavitelju preprečuje, da bi vsako leto dvignil cene ali zmanjšal storitve, saj ve, da nima konkurence.
Nizka ponudba in najboljša ponudba
Vaša politika javnega naročanja lahko zahteva, da vaša organizacija sprejme najnižjo ponudbo za projekte, storitve ali blago ali da vam omogoči najboljšo ponudbo. Najboljša ponudba morda ni najcenejša, vendar lahko organizaciji zagotavlja boljšo vrednost. Na primer, eno podjetje za športno trženje bi lahko ponudilo vodenje 10-kilometrske cestne dirke v dobrodelni ustanovi za nižjo ceno od drugega podjetja, vendar pa bi lahko ponudnik z višjo stopnjo izkušenj imel več izkušenj s cestnimi dirkami in več stikov, ki bi lahko kupili sponzorstva. V nekaterih primerih lahko neprofitna organizacija dovoljuje, da pogodba odide v podjetje, ki ni najnižji ponudnik, če je pogodba v določenem odstotku najnižje ponudbe, in agent za nabavo, vodja oddelka ali vodstvo lahko navede razloge, zakaj najnižja ponudba ni najboljša ponudba.
Zahteve za predloge
Kot del vaše politike javnih naročil ustvarite in izdajte zahtevo za predloge za projekte, storitve ali blago, ki je večje od določenega zneska v dolarjih. RFP je standardni postopek, ki ga podjetja uporabljajo in ki potencialnim ponudnikom sporoča enake objektivne zahteve za pogodbo. RFP-ji pomagajo neprofitnim organizacijam s primerjavami ponudb z jabolki.
Konflikt interesov
Da bi preprečili favoriziranje ali pojavnost favoriziranja, vprašajte člane uprave in vodstveno osebje, ali imajo prijatelje, družinske člane ali poslovne partnerje, ki prodajajo blago ali storitve, ki jih kupite. Veliko neprofitnih organizacij ima politiko, ki organizaciji prepoveduje poslovanje s podjetji, ki so tesno povezana s ključnimi deležniki. Preden odobrite velike pogodbe, delite z imeni potencialnih poslovnih partnerjev s ključnimi deležniki, da ugotovite, ali ima kateri od njih spor.
Preglednost
Ker neprofitne organizacije ne konkurirajo dobičku drugim podjetjem, so bolj svobodne pri razkrivanju poslovnih informacij javnosti. Poskrbite, da bo vaša politika javnih naročil na vaši spletni strani takoj na voljo javnosti. Vključite informacije o velikih nakupih v poročilo blagajnika, ki ga dobite na upravni odbor na sestankih upravnega odbora.
Trajnost
Morda boste želeli dati prednost podjetjem, ki uporabljajo „zelene“ poslovne prakse. To lahko vključuje podjetja, ki so javno navedla in dokazala pobude za zmanjšanje porabe energije in vode, recikliranje, uporabo organskih in nestrupenih materialov ali zmanjšanje embalaže.
