Pisanje za poslovno občinstvo ni isto kot pisanje pisma prijatelju. Namen pisma je drugačen - na splošno boste posredovali določene informacije ali prosili nekoga, da izvede določeno dejanje - in obstajajo določena pričakovanja glede oblikovanja in stila. Pogosto je poslovno pismo prvi vtis, ki ga naredite na nekoga, zato je pomembno, da ga popravite.
Kaj je poslovno pismo?
Poslovno pismo je vsako pismo, ki ga organizacija pošlje drugi organizaciji ali korespondenca med organizacijo in njenimi strankami, dobavitelji in drugimi strankami. Pismo, ki ga napišete kot del svojega delovnega mesta, se bo štelo za poslovno pismo, toda vsaka pisma, ki jih pošljete podjetju, organizaciji, skupini ljudi ali posamezniku v poklicnem kontekstu, bodo prav tako spadala v to kategorijo. Primarni preizkus je vsebina: ali se bo vaš prejemnik zanimal za to, kaj pišete, če to vpliva na njihovo delovno življenje? Če je tako, potem bo vaše pismo upravičeno do poslovnega pisma.
Zakaj bi morali napisati poslovno pismo
Podjetja pišejo strankam, strankam, dobaviteljem in deležnikom, da posredujejo pomembne informacije. Na primer, lahko naročijo blago od proizvajalca, stranki obveščajo o statusu njihovega naročila, opišejo pomembne spremembe pogojev podjetja, ugotovijo težave, ki so nastale, ali posredujejo dobro ime. Veliko poslovnih pisem bo vključevalo poziv k dejanju, tj. Pismo bo zahtevalo posebne informacije ali odgovor prejemnika.
Posameznik izbere obliko poslovnega pisma, ko je potrebno pisati jasno in profesionalno. Primeri vključujejo prošnjo za zaposlitev, pisno pismo, pritožbo, pisno odstopno izjavo, referenčno pismo, sprejem ali zavrnitev formalnega posla ali zahtevanje informacij od podjetja. Kar je skupnim tem pismom, je pričakovanje, da boste v svojem slogu pisanja zgoščeni in specifični, ne pa ustvarjalni ali evokativni.
Formati za poslovno pismo
Podjetja v Združenih državah uporabljajo enega od štirih skupnih formatov pisem, ki so navedeni spodaj. Od teh je blok stil najbolj priljubljen.
Format črk: S slogom pisma je celotno besedilo poravnano z levim robom. Črko boste strukturirali tako, da bo besedilo vrstice enojno razmaknjeno in da bodo odstavki dvojno razmaknjeni. Robovi imajo običajno eno-palčno nastavitev, čeprav se nekatera podjetja razlikujejo glede na njihov hišni stil.
Oblika poldelnih črk: Pol-blok je enak formatu bloka, razen prve vrstice vsakega odstavka.
Alternativna oblika črk pisma: Ta format tesno sledi formatu bloka, razen da se na desni strani prikaže datum, dopolnilno zapiranje ("iskreno") in ime, naslov in podpis pisatelja. Če ne uporabljate pisemskega papirja, se bo na desni pojavil tudi povratni naslov pisatelja.
Poenostavljena oblika črk: Druga različica na formatu bloka, poenostavljeni slog izpušča pozdravni pozdrav ("Dragi gospod Smith:"). Izberite to obliko, ko nimate imena prejemnika.
Kako nasloviti prejemnike v poslovnem pismu
Obravnavanje poslovnega pisma posameznemu prejemniku je relativno enostavno. Preprosto vnesite ime in naslov prejemnika na notranji naslovni blok na levi strani. Odprite svoje pismo s pozdravom: "Spoštovani gospod / gospa / gospa priimek:" ali "Spoštovani:" Opomba debelo črevo na koncu pozdrav - samo osebno pismo uporablja vejico tukaj; poslovno pismo vedno uporablja dvopičje.
Sprejemljivo je napisati ime osebe, če ste pri prejemniku na prvem mestu, na primer, večkrat ste se srečali in dobro poznate osebo. V tem primeru bi vaš pozdrav rekel: "Dragi Joseph:" Ne posegaj takoj za prvim imenom; šteje se za nevljudno.
Če želite nasloviti več prejemnikov v istem pismu, izberite eno od naslednjih možnosti:
Kjer prejemniki delajo na isti lokaciji: V naslovni enoti vnesite naslov, ime in (po izbiri) naslov vsakega prejemnika, ki mu sledi naslov podjetja. Za pozdrav, navedite ime vsakega prejemnika v enakem vrstnem redu, kot je navedeno v naslovu.
Primer:
Ga. Sophia Proctor, predsednica uprave G. Martyn Byrne, direktor prodaje Dr. Regan Coulson, vodja marketinga ABC Limited Mestna ulica Townsville, Kentucky 395494
Spoštovani gospa Proctor, gospod Byrne in dr. Coulson:
Kjer prejemniki delajo na različnih naslovih: Vsak prejemnik mora prejeti lastno pismo, tako da boste morali pripraviti več kopij iste komunikacije. Uporabite opombo o kopiji po zaključku - "cc:" - da prikažete imena drugih prejemnikov. Pripomba vsakemu prejemniku omogoča, da ve, kdo so drugi prejemniki.
Primer:
Ga. Sophia Proctor, predsednica uprave ABC Limited Mestna ulica Townsville, Kentucky 395494 Spoštovana gospa Proctor: Pisma S spoštovanjem, Jane Doe Cc: g. Martyn Byrne, direktor prodaje, dr. Regan Coulson, direktor marketinga
Ko je veliko prejemnikov: Ko pišete številnim prejemnikom, kot so člani upravnega odbora, je primerno napisati eno pismo in ga nasloviti na skupino kot celoto. Pozdrav naj bi se nanašal tudi na telo ljudi, na primer "Dragi oddelek prodaje" ali "Draga skupnost za zvezo skupnosti". Z razdelilnim blokom na koncu črke navedite posamezne člane skupine, ki naj preberejo črko.
Primer:
Upravni odbor ABC Limited Mestna ulica Townsville, Kentucky 395494 Spoštovani člani uprave: Pisma S spoštovanjem, Jane Doe Distribucija: Gospa Sophia Proctor G. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Gospa Elizabeth Mejia Zayne Vargas G. Cohen Andersen
Različni deli poslovnega pisma
Ne glede na to, ali uporabljate obliko bloka ali drug slog, mora poslovno pismo vsebovati naslednje razdelke:
Naslov glave ali povratni naslov: Podjetja običajno uporabljajo natisnjen papir, ki vključuje posebno oblikovan logotip ali pisemski papir na vrhu lista. Pismo ima naslov in kontaktne podatke organizacije. Če ne uporabljate pisma, napišite svoje ime in naslov v zgornjem levem kotu pisma. Sprejemljivo je, vendar ni obvezno, da vključite vašo telefonsko številko in e-poštni naslov, če bi to bilo koristno za prejemnika.
Datum: Vnesite datum v obliki meseca dni v letu neposredno pod povratnim naslovom. Ker druge države uporabljajo obliko dan-mesec-leto, se izogibajte zamenjavi s prepisovanjem datuma v besedni in ne v številčni obliki - "28. junij 2018."
Notranji naslov: Vpišite ime prejemnika, ime podjetja, naslov in poštno številko. Če je primerno, vključite naziv delovnega mesta. Vedno poravnajte notranji naslov z levim robom, ko uporabljate standardne poslovne tiskovine. To pomeni, da se bo naslov pojavil v oknu ovojnice, ko bo zložen v tri dele.
Pozdrav: Ne pozabite uporabiti debelega črevesa po pozdravu, kot je opisano zgoraj.
Zadeva: Dodajanje izbirne vrstice za zadevo pomaga prejemniku razumeti, kaj hitro je pismo. Tukaj je primer:
Spoštovani gospod Phillips:
Zahtevek za prijavo na delovno mesto
Telo: Tu se guma sreča s cesto. Začnite s kratko izjavo, ki opisuje, zakaj pišete, čemur sledi vrsta odstavkov, ki opisujejo zadevno vprašanje. Hranite pismo strnjeno. Za večino poslovnih pisem je idealen za dva do pet odstavkov.
Brezplačno blizu: Imate različne možnosti za zaokroževanje poslovnega pisma. Tu je nekaj primerov:
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- Srčno,
- Najboljše želje,
Podpis: Natisnite svoje ime in naziv delovnega mesta, tako da med vnesenim imenom in brezplačnim zapiranjem pustite razmik. V tem prostoru boste podpisali svoje ime.
Prilogi in kopije: Vključi cc: če pošiljate kopije pisma nekomu drugemu. Če so pisma priloženi kateri koli dokumenti, napišite "Enclosure" ali "Encl." pod podpisom.
Kako napisati telo poslovnega pisma
Ne glede na namen vašega poslovnega pisma je bistveno, da telo pisma ostane jasno in jedrnato. Razumite, da je vaš prejemnik zaseden in ga bo verjetno preletel. Strukturirajte svoje pismo v logičnih odstavkih - eno idejo na odstavek - tako da lahko prejemnik hitro pridete do spodnje vrstice.
Kratek pa pomeni oster; prizadevati si morate za diplomatski in poklicni ton. Preberite dva primera:
Po skrbnem premisleku sem se odločil, da sprejmem položaj v drugi družbi. Delam v podjetju ABC.
Druga različica je jedrnata, vendar je preveč neposredna in nepotrebno ostra. Bralca lahko užalite. Prvi primer, ki je manj zgoščen, je bolj spoštljiv.
Ko vnesete svoje točke v besedilo pisma, dokončajte s pozivom k dejanju, kratko izjavo, ki opisuje, kaj bi zdaj želeli. Ne pozabite, da je vaš bralec zaposlen. Ne pustite ji ugibati o tem, kaj bi morala narediti. Tu je nekaj primerov:
Če se strinjate s tem predlogom, odgovorite do 31. maja. Če želite kontaktne podatke za ljudi, ki so uspešno uporabljali storitve XYZ, mi pošljite e-pošto na [email protected].
Možnosti za Glas in Jezik
Jezik poslovnih pisem se razlikuje od sproščenega, pogovornega stila do hiperformalnega, tehničnega sloga, ki ga najdemo v pravni korespondenci. Najučinkovitejša poslovna pisma dosežejo ravnovesje med tema dvema skrajnostma. Čeprav so poslovna pisma sčasoma postala manj formalna, se lahko pisanje, ki je preveč priložnostno, pokaže kot neprofesionalno in neiskreno. Preveč formalno pisanje pa lahko odvrne bralce, ki morda ne razumejo vašega jezika, terminologije in fraziranja, značilnega za vašo industrijo. Kot pri vsakem pisanju, morate ustrezati tonu občinstvu. To vam daje veliko manevrskega prostora glede stila, ki ga izberete.
Če ne delate v posebej formalnem sektorju, kot je bančni sektor, si morate prizadevati za uporabo vsakdanjih besed namesto njihovega formalnega ekvivalenta - »začetek« namesto »začetek«, »konec« namesto »zaključi« in »poskus« namesto "prizadevanje." Ohranjanje enostavnosti se lahko zdi protislovno, saj večina ljudi povezuje strokovni besednjak z daljšimi in bolj zapletenimi besedami. Vendar je jasnost ključna. To je veliko bolj pomembno, da vaš prejemnik razume vaše pismo z minimalnim naporom na svojem delu, kot da bi vam predstavili svoj impresivni besednjak.
Izogibajte se krčenju, kot je »jaz«, »ne morem« in »ne«, razen če so posebna značilnost hišnega sloga vašega podjetja. Nekatera podjetja raje uporabijo bolj neformalni glas pri pisanju potrošnikom, da bi odprli pogovor; drugi bi namesto tega dosegli formalni ton. Ključna je doslednost. Če vam je bolj všeč en način pisanja nad drugim, se prepričajte, da sporočite svoje slogovne izbire v organizaciji in se prepričajte, da vsi sledijo istemu slogu.
Primer poslovnega pisma
Vse skupaj, evo primer kratkega poslovnega pisma v obliki bloka:
G. Kurt O'Ryan ABC Limited Mestna ulica Townsville, Kentucky 395494 11. januar 2018 Spoštovani gospod O'Ryan: Pišem vam, da se vam še enkrat zahvalim za vašo aktivno podporo v našem lokalnem programu Townsville "Grow Wild". Vaše povratne informacije, vaša konstruktivna kritika in vaše dragocene izkušnje so pomembno prispevale k uspešnemu izvajanju tega projekta. Prejeli smo polno financiranje za naš nadaljnji projekt, ki je začasno naslovljen "Narava na vratih vrat". Veseli bomo, če bi se strinjali, da boste nadaljevali sodelovanje v tem projektu. Vsekakor bi lahko uporabili vaš vpogled in strokovnost. Prilagam kratko brošuro, ki opisuje predlog za vaš pregled. Rad bi se srečal z vami, da bi razpravljali o naših nadaljnjih korakih in naslednji teden pokličem vašo pisarno, da se dogovorimo za sestanek. Vnaprej se vam zahvaljujemo za vašo pozornost. S spoštovanjem, Jane Doe Priloži:
