Vaši računovodski izkazi so posnetek vašega podjetja v danem trenutku. Koristne so, toda realnost je, da običajno ne morete ustaviti svojega poslovanja, ko pripravljate svoje izjave. Vaš inventar se bo med delom v knjigah še naprej spreminjal, še vedno boste prodajali in naročali, vaše osebje pa bo še vedno treba plačati. Zneski, ki jih vaše osebje zasluži po zadnjem končanem ciklu plačila v letu, se imenujejo obračunane plače ali plače, zato jih morate dodati in prilagoditi svoje računovodske izkaze, da jih odražajo.
Kaj so obračunane plače?
Vaši računovodski izkazi delijo denar, ki vstopa in izstopa iz vašega podjetja, v dve kategoriji, sredstva in obveznosti. Če račun predstavlja denar, ki ga podjetje dolguje, je to prednost. Morda je ne boste imeli v svoji lasti, toda v običajnem poteku stvari bo sčasoma končal na vašem bančnem računu. Denar, ki ga vaše podjetje dolguje drugim, je obveznost, tudi če je trenutno v vaših računih, ravno iz istega razloga. To se zgodi ob koncu obdobja poročanja, ko svojim zaposlenim dolgujete denar za izmene, ki ste jih delali, vendar še niso bili plačani. To je obveznost, ki ste jo pridobili ali nakopičili, tako kot plačila najema opreme ali prostorov.
Zakaj podjetja uporabljajo obračunane plače
Če ste si izposodili 20 dolarjev od prijatelja, je popolnoma dobro, da nekaj tednov kasneje, ko napišete ček, ki vam ga vrne, naredite zapisek v vaši čekovni knjižici. Stvari bi postale grde v naglici, če bi poskušali tako voditi podjetje. Zato je načelo računovodstva, da morate beležiti vse stroške - vključno z plačami - v obdobju, ko je nastal. Plače, ki jih dolgujete, se prikažejo na dveh mestih, saj večina podjetij uporablja dvojno knjigovodstvo. Zabeležiti jih morate v bilanci stanja kot obveznost in v izkazu poslovnega izida kot strošek. Če tega ne storite, vaši računovodski izkazi za obdobje poročanja ne bodo točni.
Plače, ki so obdelane, Plače to ni
Ob koncu obdobja poročanja, naj bo mesečno, četrtletno ali konec svojega proračunskega leta, boste verjetno v knjigah prikazali nekaj dolarjev neplačane plače. To je zato, ker se podjetja redko poravnajo z zaposlenimi na koncu plačnega cikla. Običajno bo teden ali več med končnim datumom izplačil in plač. Če vaš konec leta pade v tem tednu, boste imeli znesek plačil, ki je že obdelan in čaka na izdajo, in to se pokaže v vaših knjigah. Vaši stroški plač so različni. Večina vašega osebja bo delala tudi v dneh med koncem plačnega cikla in koncem obdobja poročanja, in to so zneski v dolarjih, ki jih boste morali prilagoditi.
Izdelava vnosov za obračunane plače
Prvo mesto, ki ga boste morali narediti, je v bilanci stanja na kreditni strani knjige. Tukaj boste imeli račun, ki ga imenujemo "plačljive plače" ali nekaj podobnega. V večini primerov bo tu že dolarjev znesek, ki predstavlja plačilno listo, ki je bila že obdelana iz prejšnjega plačilnega obdobja. Tukaj boste dodali obračunane plače, ko boste izračunali skupno. Na vašem izkazu poslovnega izida, na debetni strani vaše knjige, boste imeli podoben račun z imenom "Stroški plač" ali podobno. Ustrezen znesek boste dodali tukaj. V večini primerov bodo vaše knjige vključevale tudi dnevnik, ki beleži vsako transakcijo. Ko boste prilagodili bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, jih boste morali vpisati tudi v dnevnik. V plačilo vpišete plačilo na vaš dnevnik kot bremenitev, plače pa kot kredit.
Izračun zneskov za zaposlene na uro
Vaše podjetje ima lahko zaposlene na uro, plačane zaposlene ali pogosteje oboje. Izračun neporavnanih zneskov, ki jih dolgujete zaposlenim na uro, je razmeroma preprost. Če obdržite formalne urnike v papirni ali elektronski obliki, jih lahko povlečete, da bi ugotovili, kateri zaposleni so delali katere ure. Od tam izračunajte število delovnih ur vsakega zaposlenega in to pomnožite z urno postavko. Preglejte urnik zadnjih nekaj dni, če je vaše podjetje dovolj majhno, da vam ni treba uporabljati formalnih urnikov. Dodajte vse načrtovane ure, naredite vsa potrebna znižanja za osebje, ki je predčasno odšlo, prispelo pozno ali poklicalo bolnika, nato pomnožite dejansko opravljene ure z urno postavko zaposlenega. Nazadnje seštejejo seštevki, da dobimo vrednost za celotne obračunane urne plače.
Izračun zneskov za zaposlene, ki prejemajo plačo
Izračun zneska obračunane plače za vaše zaposlene je malo bolj zapleten, čeprav še vedno ni posebej težaven. Plače so običajno izražene kot letna ali mesečna številka, zato jih morate razčleniti na znesek na dan. Za letno plačo lahko razčlenite skupno število delovnih dni v letu in delite plačo s to številko. Rezultat bo dnevni znesek plače vašega zaposlenega. Če je plača mesečna, lahko uporabite isto metodo in štetje dejanskih delovnih dni za mesec. Nekatera podjetja delajo 30-dnevni mesec za računovodske namene, zato, če spadate v to kategorijo, morate računati dneve do konca obračunskega meseca in ne do konca koledarskega meseca. Ko ste to razvrstili in dobili dnevno vrednost za vsakega zaposlenega, ki je delal v zadnjih nekaj dneh obdobja poročanja, lahko to izračunate in dobite številko skupne obračunane plače.
Izračun nadurnega dela, provizij in bonusov
Vaše delo ni čisto končano, ko ste izdelali osnovne urne plače in plače. Pogosto bodo vaši zaposleni zaslužili dodaten denar v obliki nadurnega dela, provizij ali bonusov, ki jih je treba tudi obračunati. Če želite izračunati nadurno delo za zaposlene na uro, se morate sklicevati na zakonodajo države o nadurnem delu ali, če se nanaša na vas, na kolektivno pogodbo, ki določa višjo premijo za nadure. Nekateri uslužbenci lahko prejmejo tudi plačilo za dežurstvo, razliko v plači za delo v nepriljubljenih premikih ali plačilo nevarnosti za nevarne dolžnosti. Te zneske boste morali izračunati posamično za vsakega prizadetega zaposlenega. Na enak način boste morali izrabiti vse provizije ali bonuse, ki jih zasluži vaše osebje na uro in plačo v zadnjih nekaj dneh vašega obračunskega obdobja. Dodali bodo vašo skupno plačo.
Bolniški dnevi in plačilo za počitnice
Še en zaplet, s katerim se boste morali ukvarjati, so bolniški dnevi, plačani osebni dnevi in plačilo za dopust. To še posebej velja, če koledarsko leto uporabljate kot svoje poslovno leto, zato konec poslovnega leta sovpada s prazniki. Če ponujate plačane osebne dni, so običajno enakovredni dnevni plači za zaposlene ali običajni premik - običajno osem ur - za zaposlenega na uro. Bolni dnevi delujejo na enak način in pogosto se odvijajo na počitnicah namesto na osebni dan ali ker je vaš uslužbenec legitimno zbolel. Zakonodaja o plačanih počitnicah se razlikuje glede na to, kje je vaše podjetje, vendar se v večini primerov zniža na enodnevno plačilo za zaposlene, ki ne delajo na počitnicah, in dan za višjo plačo za tiste, ki to počnejo.
Dovoljenje za davke in ugodnosti
Ko opravite vse te skupne zneske, boste imeli številke za vse dejansko obračunane plače. Vaše delo še vedno ne bo čisto opravljeno, ker vsak dolar tega zneska predstavlja tudi manjši odstotek, ki ga dolgujete v obliki državnih in zveznih davkov na izplačane plače. Če vaše podjetje nudi ugodnosti svojim zaposlenim ali nekaterim razredom zaposlenih, se te dajatve obravnavajo tudi kot obdavčljivi dohodek. Potrebno bo določiti dnevne vrednosti teh ugodnosti na dan in jih uporabiti za vse upravičene delavce, da dobijo končno vsoto prejetih plač, vključno s temi prejemki. Ko so ti na svojem mestu, lahko izračunate znesek davka na izplačane plače, ki ga boste dolžni plačati. Strogo rečeno, to ni del prilagoditve za obračunane plače, vendar boste morali na enak način prilagoditi svoje davčne račune, saj je to del iste naloge.
Omogočanje stroškov obdelave plač
Če uporabljate zunanjo družbo za obdelavo vašega plačilnega seznama za vas, obstaja en končni znesek, ki ga morate obračunati. To je znesek, ki ga plačate za obdelavo plač, ki se razlikuje glede na ponudnika, ki ga uporabljate, in načrt storitve, ki ste ga izbrali. Običajno bodo vaše pristojbine na podlagi števila zaposlenih na mesec, zato je izračun zneska na dan enak izračunu dnevnega zneska za mesečno plačo. Pomnožite znesek na zaposlenega s številom zaposlenih, delite to število s številom dni v mesecu in nato pomnožite ta znesek na dan s številom dni, ki ostanejo ob koncu meseca. Če je vaše podjetje majhno, lahko ta znesek vključite neposredno v skupno število obračunanih plač. V večjih podjetjih verjetno imate ločen račun za stroške na izplačane plače, vendar je z davki na izplačane plače smiselno izračunati in obračunati ta znesek, medtem ko že delate svoje plačane.
Kako prilagoditi vnose za obračunane plače
Zdaj, ko ste opravili vse dolarske zneske, ste končno pripravljeni potopiti se nazaj v knjige in narediti potrebne prilagoditve. Najprej se vrnite na račun »Plača, ki se izplačuje« na strani kredita v bilanci stanja ali karkoli se ta račun imenuje v svojih knjigah. Tam boste že imeli vnos za prejšnje plačilno obdobje, ki je že obdelano in obračunano. Zdaj boste tam postavili nov vnos z opisom "Prilagajanje vnosa" in dodali plače, ki ste jih izračunali za zadnjih nekaj dni obdobja. Če knjige sami obdržite, ste lahko bolj informativni in jih označite kot "Prilagajanje vnosa za obračunane plače" ali kaj podobnega, da boste lažje zapomnili, kaj ste naredili. Zdaj se pomaknite na svoj izkaz poslovnega izida in vnesite prilagoditveni vnos na enak način na debetni strani vaše knjige. Nazadnje zabeležite oba od teh vnosov v dnevnik. Če uporabljate računalniško podprt računovodski program ali ročni sistem z enim napisom, se lahko pravilni zneski prenesejo v dnevnik, ne da bi to morali storiti.
Padec pozabljanja prilagoditve vnosov za obračunane plače
Če obdržite lastne knjige ali uporabite knjigovodja, ki ni formalno usposobljen, je možno spregledati te prilagoditve ob stresu in hrupu opravljanja letnih, četrtletnih ali mesečnih poročil. To še posebej velja, če konec vašega poslovnega leta sovpada s koledarskim letom, zato se tega ukvarjate, medtem ko poskušate slediti svojim osebnim obveznostim med prazniki. Povsem razumljivo je, če ste zamudili prilagoditve, vendar to ne pomeni, da niste odgovorni za pravilno vodenje knjig.
Ohranjanje nenaklonjenosti ali netočnih knjig ima lahko številne posledice. Posojilodajalci ali potencialni vlagatelji so lahko previdni in upravičeno, če najdejo netočnosti v vašem finančnem poslu. Pomeni tudi, da ne delate z natančnimi informacijami, zaradi česar je načrtovanje upravljanja težje. Če ste na trgu, kjer je zaposlovanje zaposlenih že izziv, ugled, ki ga imajo plačane plače, ne bo pomagal vašemu cilju. Nazadnje, če ne boste pravilno izračunali davkov na izplačane plače, lahko to povzroči globe in neželeno pozornost državnih davčnih organov ali IRS. Izdelava prilagoditev zahteva nekaj dela z vaše strani - ali dela vašega knjigovodja - vendar je vredno truda, da bi to naredili prav.
