Medtem ko je zaposleni lahko nagnjen k temu, da bi hitro nadomestil plačo, mora oddelek za izplačane plače uravnotežiti anksioznost zaposlenega s potrebo podjetja, da zagotovi, da se ponovno izdajo pravilno. Morate biti sočutni do zaposlenega, hkrati pa zagotoviti, da prvotno preverjanje še ni bilo unovčeno.
Poiščite podrobnosti o izgubljenem preverjanju v sistemu plačilnih list. Poleg imena prejemnika plačila morate poznati tudi datum, številko in znesek čeka.
Obrnite se na banko, da preverite, da ček ni bil unovčen.
Zahtevajte, da vaša banka izda ček za zaustavitev. Zahteve za ustavitev plačil običajno ne začnejo veljati do 24 ur po njihovem vnosu, vendar se lahko pravila razlikujejo glede na finančne institucije. Zato je dobro, da počakate vsaj 24 ur pred zamenjavo preverjanja, da zagotovite, da je ustavitev plačila uspešna.
Počakajte 24 ur in preverite, ali je bilo ustavljeno plačilo uspešno. Če je bila uspešna, nadaljujte z naslednjim korakom.
Izdajo nadomestnega preverjanja zaposlenemu. Ta postopek morate dokončati preko sistema plačilnih list, tako da se nadomestni pregled zabeleži in vključi v obrazec W-2 zaposlenega. Nadomestni pregled mora imeti enak dobiček, davke, odbitke in neto plačo kot prvotni ček. Če zamenljivega preverjanja ne morete ustvariti neposredno v sistemu plačil, vnesite podrobnosti preverjanja v sistem.
Pri ponovnem pregledu dobite potrebne podpise. Prepričajte se, da je oseba, ki podpiše ček, vključila dokazila v pregled.
Izključite prvotno preverjanje v sistemu plačilnih list. Ta korak je bistvenega pomena za zagotovitev, da plače in davki ne bodo dvakrat šteti v obrazcu za zaposlene W-2, letni plači in davčnem izpisku, in da se ček odstrani iz neporavnanega kontrolnega seznama.
Nadomestni pregled dostavite zaposlenemu.
Nasveti
-
Zahtevajte, da zaposleni podpiše izjavo, v kateri navaja, da je njen plačni račun izgubljen in se strinja, da ga ne bo poskušala izplačati, če najde ček. Če imate možnost, da svojim zaposlenim ponudite direktne depozitne ali plačilne debetne kartice, spodbujajte njihovo udeležbo kot način za zmanjšanje števila vprašanj, ki jih morate obravnavati. Obrnite se na banko, da določite svojo politiko za ustavitev plačil. Če ustavitev plačila ni bila uspešna, obvestite zaposlenega in zahtevajte kopijo preklicanega čeka, da ugotovite, kdo ga je unovčil. Kaj boste storili naslednje, bo odvisno od dejstev in okoliščin v zvezi s tem, kako je bilo preverjanje unovčeno.
Opozorilo
Nekateri pregledi gotovinskih storitev bodo gotovinski ček, ki ima na njem ustavljeno plačilo. Glede na državno zakonodajo lahko še vedno odgovarjate za plačilo v zvezi s tem čekom pri storitvi cash cash.
