Načrtovanje preloma lahko poteka razmeroma enostavno ali zelo težko, odvisno od časa leta, vrste in števila vključenih posameznikov ter sodelovanja lokalnega tiska. Spodaj je nekaj nasvetov za načrtovanje uspešne prelomne slovesnosti.
Predhodno načrtovanje programa preloma
Določite datum in čas za slovesnost. Bodite pozorni na razpoložljivost predstavnikov, ki morajo sodelovati.
Nastavite program za dogodek.
Naredite seznam vseh posameznikov, ki bodo povabljeni. Vključuje lahko mestne, okrajne in celo državne in zvezne uradnike; lokalne gospodarske zbornice in skupine za gospodarski razvoj; vodstvo podjetja ali organizacije, za katero se dogaja prelomno; in lokalni tisk.
Razviti načrt ukrepov ob nepredvidljivih vremenskih razmerah. To bi lahko vključevalo tudi krajšo slovesnost zunaj, da bi uradniki izkopali prvo lopato umazanije s preostankom slovesnosti, ki je potekala v bližnji notranjosti ali na območju z razprodano površino. Če vreme prepoveduje kakršnokoli zunanjo slovesnost, se odločite, ali boste slovesnost premaknili v alternativo za datum dežja ali odpravili slovesno kopanje in držite vse na notranji lokaciji.
Določite najboljši način za razširitev povabila na dogodek. Če je dogodek za javnost zaprt, povabite udeležence po pošti, telefonu ali po elektronski pošti. Če je odprta za javnost, se lahko vabila objavijo tudi v lokalnem časopisu in objavijo v javnih objavah na radiu in televiziji.
Pokličite, da potrdite, da sta datum in čas za slovesnost v urniku vsake osebe, ki je vključena v program. Bodite prepričani, da vsakdo, ki bo povabljen, da govori ali kaj naredi za dogodek, razume njihove vloge v programu in čas, ki ga potrebujejo za govor.
Spremljajte vse RSVP-je v logistične namene. Če bi se programski govornik v zadnjem trenutku odrekel, bi morali imeti v mislih drugega govorca, da si vzamete svoje mesto in čim prej uredite vse potrebno.
Priprave na slovesnost
Pokličite lokalno gospodarsko zbornico ali skupino za gospodarski razvoj, da ugotovite, ali imajo prelomni komplet. Večina tovrstnih organizacij bo imela vrv ali trakove, ki bodo označevali območje, kot tudi zlato (ali drugo barvno) lopato in kape za slovesnost. Običajno bodo to zagotovili za člane svoje skupine. Če te stvari niso na voljo takoj, potem se odločite, kako boste sami dobili tisto, kar želite ali potrebujete.
Določite proračun za dogodek. Če ni na voljo nobenega proračuna, določite, kako boste dobili donacije, ki so potrebne za to, da se slovesnost zgodi po načrtih.
Odločite se za dekoracije, če bodo potrebne. Upoštevajte tako izvirne načrte kot načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih. Imajo jih vsaj eno uro pred začetkom dogodka.
Poskrbite za okrepčila in papirnato blago, če je primerno. Če ne, se prepričajte, da je za programske zvočnike na voljo sveža voda.
Poskrbite za sedenje tako notranjih kot zunanjih možnosti. Če sedenje ni izvedljivo za vsakogar zaradi velikosti občinstva ali kraja dogodka, poskrbite za strogo sedenje udeležencev programa in drugih dostojanstvenikov. Ugotovite, ali bo dodeljeno sedež. Če je tako, naredite razpored sedežev, tako da bodo vsi, ki sodelujejo na slovesnosti, vedeli, kje bodo sedeli udeleženci programa in drugi dostojanstveniki.
Poskrbi za šotor, če je potreben. Prepričajte se, da je na voljo nekaj ur pred začetkom dogodka.
Poskrbi za zvočni sistem, če je potreben. Prepričajte se, da je nastavljen in preizkušen, preden se začne ceremonija.
Namestite posode za smeti, če so na voljo. Pred začetkom dogodka se prepričajte, da niso neopazno na mestu.
Naredite oznake za vse dostojanstvenike, ki se udeležijo dogodka, tako da jih je mogoče zlahka identificirati. Poskrbi, da jih nekdo pozdravi, ko pridejo, in jih postavi.
Označite mesto kopanja z vrvjo ali zastavami, da bi ljudje natančno vedeli, kam naj gredo. Če je območje blatno, poskrbite za plastično pot, ki preprečuje poškodbe čevljev udeležencev.
Prepričajte se, da imajo vsi udeleženci kopanja trdo klobuk. Zavedajte se, da so taki klobuki morda potrebni za vse udeležence, če se slovesnost odvija v določenem območju klobuka.
Vodenje slovesnosti
Prepričajte se, da so vsi udeleženci na dodeljenih mestih pred začetkom slovesnosti. Prepričajte se, da razumejo svoje parametre in čas, ki ga potrebujejo za govor.
Pred začetkom slovesnosti pokličite udeležence. Pozdravite vse na slovesnosti in predstavite prvega govornika, ko je čas za začetek. Opišite vse logistične zahteve, kot je mesto za osvežitev ali lokacijo sanitarij.
Po potrebi fotografirajte dogodek. Druga možnost je, da poskrbite za kopije fotografij, ki jih je posnel novinar.
Ohranite tok programa od začetka do zaključka. Če je potrebno, stopite in nemudoma govorite, da program ostane na poti ali da pokrijete manjkajočega udeleženca.
Poskrbite za čiščenje po zaključku dogodka. Prepričajte se, da je vsa smeti pobrana in da je spletno mesto vrnjeno v stanje, ki je bilo pred začetkom dogodka.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Seznam predstavnikov lokalnih medijev
-
Seznam mestnih, okrožnih, državnih in zveznih predstavnikov
-
Vabila
-
Vrv za označevanje mesta
-
Lopata
-
Hardhats za udeležence
-
Kamera
-
Okraski
-
Osvežilne pijače
-
Oprema za označevanje mesta
-
Nametags
-
Miza in stoli
-
Podium z zvočnim sistemom
-
Šotor
Nasveti
-
»Kraj« ustreza prelomnemu mestu. Edini čas, ki se lahko spremeni, je velikost občinstva ali vremenske razmere. Morda je nemogoče, da bi vsi želeli na pravem mestu ob pravem času, zato posnemite datum in čas, ki ustreza razporedom udeležencev. Prelomne ceremonije običajno vključujejo slavnostno kopanje prve lopate umazanije. Vključujejo lahko tudi opombe župana ali drugih mestnih, državnih ali zveznih uradnikov, voditeljev gospodarske zbornice ali agencij za gospodarski razvoj ter uradnike iz podjetja ali organizacije, ki je nosilec revolucionarne. V večini primerov je najbolje, da poskušate delati brez sistema za obveščanje javnosti zaradi težav in stroškov, ki nastanejo pri postavitvi sistema. Naj bo osvežitev preprosta, kot torta in udarec. Večina ljudi, ki so vključeni v dogodek, ima tesen urnik in nima časa za podaljšane bifeje ali večerje. Prepričajte se, da so na svojem mestu vsaj eno uro pred začetkom dogodka. Oznake uporabite le, če jih potrebujete. Trde klobuke je pogosto mogoče sposoditi od lokalne industrije, če sredstva niso na voljo za nakup. Vedno bodite pripravljeni stopiti in storiti vse, kar je potrebno za zagotovitev uspešnega izida. Zahvalite se udeležencem, da ste prišli ustno ali pisno.
Opozorilo
Nikoli ne imejte javnosti v območju klobuka, ne da bi sledili pravilnemu protokolu, ki ga določijo mestne, državne in zvezne vlade.
