Obstajajo številni primeri, v katerih vas lahko v imenu nekoga drugega napišete. Odvetniki, na primer, to delajo redno. Druge situacije vključujejo pisanje za ljudi, ki sami nimajo veščin, ali pa so učenci drugega jezika in ne morejo pisati v angleščini. Odsotnost vašega šefa iz pisarne je lahko še en razlog, da vas prosi, da v njegovem imenu napišete pismo. Ne glede na to, zakaj pišete pismo za druge, je format dosleden.
Določite vsebino
Pogovorite se z osebo, ki jo boste napisali v imenu. Naredite seznam točk, ki jih želite zajeti, osebo, na katero želite nasloviti pismo, in vse druge podrobnosti, ki jih je treba vključiti. Pogovorite se o temi pisma, dokler ne začutite, da imate dovolj osnovnih informacij za pravilno pisanje.
Uporabite Letterhead in Business Letter Format
Če je mogoče, pišite na pisemski papir, ker daje vašo korespondenco verodostojno. Če nimate pisma, vnesite naslov osebe, za katero pišete črko, na vrhu strani, pustite presledek in vnesite datum. Začnite s pozdravom, "Dragi", sledi mu ime, naslov in vejica. Če, na primer, pišete podjetju, se glasi »Draga gospa Briggs« ali »Predsedujočemu sodniku«, če je na sodišču.
Sprejmite blok-format za poslovna pisma. Vsi stavki se začnejo na levi strani strani; odstavki so ločeni s presledkom vrstice. Razdalja med zaključkom je tri do štiri vrstice, ki omogočajo vaš podpis. Namesto rokopisa vnesite poslovna pisma.
Razglasi avtorstvo
Razglasite, da pišete v imenu druge osebe, če je to primerno, na primer v pismu sodišču. Če gre za pismo, ki je izšlo pod imenom druge osebe, vam ni treba izjaviti, da je ni napisala sama. V primeru telesnih poškodb ali jezikovnih težav navedite razlog: "Pišem v imenu Jeremyja Smithersa, ko je zlomil oba njegova zapestja."
Uporabite učinkovit in razumljiv jezik
Pojdi na stvar. Pisma - bodisi v imenu nekoga drugega ali ne - morajo biti kratka in jedrnata. Navedite, zakaj pišete, in nato začnite nov odstavek za vaše podporne ideje. Ne pozabite spremeniti odstavkov in zapustiti prostor, ko zamenjate zamisli. Pišite v razumljivem jeziku. Ne uporabljajte velike besede, ko bo majhna oseba storila in vaše kazni ostane kratka. Cilj je jasnost, namesto da bi poskušali narediti vtis na bralca s svojim obsežnim besediščem.
Uporabite formalni glas
Obdržite ton poslovno. Izogibajte se cvetočih stavkov in ostanite osredotočeni na temo, o kateri pišete. Ne dajte svojega mnenja o tej zadevi, razen če obstaja zelo dober razlog za to.
Zapri Močno
Povzetek vsebine črke v sklepnem odstavku. Določite tudi dejanje, ki ga oseba, ki jo pišete, napiše za želene želje. Če bi lahko zamenjali napačno napravo ali zahtevo za sestanek. Uporabite zaprto »Iskreno« ali »Iskreno«, da ostanete skladni s poslovnim tonom pisma. Navedbe, kot sta »Pogovor« ali »Vaš prijatelj«, niso primerne. Podpišite in vnesite svoje ime, ki mu bodo sledile besede "v imenu ime osebe, ki jo pišete."
Pregled
Pustite pismo za en dan ali tako in ga uredite. Tako kot slovnične in pravopisne napake, bodite pozorni na pogosto zmedene besede, kot so »mimo in preteklost« ali »vpliv in učinek«. Postavite se na mesto prejemnika pisma. Preberite ga sami in ocenite ton in vsebino. Ustrezno uredite. Oglejte si pismo z osebo, v imenu katere ste napisali. Poskrbite, da niste spregledali ničesar, kar je oseba želela vključiti.
