"Želim to poročilo na moji mizi prvič v ponedeljek zjutraj!" Razburjen šef kriči do svoje podrejene v filmih, televizijskih oddajah, knjigah in verjetno več kot nekaj resničnih poslovnih okoljih. Namesto, da bi vas zastrašila zamisel o pripravi poročila, ga pozdravite kot priložnost, da predstavite svoje delo. Poslovna poročila so ključni dokumenti, saj pogosto in jedrnato razlagajo zapletene točke, probleme ali raziskave. Poročila pozornosti pozornosti, ker so uradni. In ker pišete poročilo, se odločite, kaj boste vložili v to poročilo.
Kaj je poslovno poročilo?
Oprijemljiv dokument. Businessdictionary.com definira a poročilo kot „dokument, ki vsebuje informacije, organizirane v pripovedni, grafični ali tabelarni obliki, pripravljene na ad hoc, periodični, ponavljajoči se, redni ali zahtevani osnovi.“
Dejstvo, da je poslovno poročilo dokument, samo poudarja njegov pomen. Medtem ko bi lahko bili na dnevnem redu sestanka, da bi poročali o sredstvih, pridobljenih v četrtletju, med in po predstavitvi, se boste morali sklicevati na poslovno poročilo in kopijo lahko razdelite tudi tistim, ki so prisotni. Se spomniš grozljivih poročil o knjigah, ki si jih moral narediti v šoli? Branje knjige je bil prvi korak, potem pa ste morali napisati povzetek tega, kar ste prebrali. Včasih morate celo poročilo predstaviti celotnemu razredu. Ampak, da bi vam pomagal, ste imeli v roki oprijemljivo poročilo, na katerega bi lahko opozorili. Tako pomembno je poročilo.
Posnetek v času. Poslovno poročilo je zbirka dejstev in statističnih podatkov o določenem vidiku poslovanja. Običajno je to časovni posnetek, ki poroča o določenem obdobju. Letno poročilo na primer zajema pomembne finančne podatke in dogodke, ki zagotavljajo finančni posnetek za to leto, četrtletno poročilo pa zajema določeno četrtletje leta.
Večina poročil, ne glede na vrsto ali namen, zajema določeno obdobje. Finančna poročila zajemajo določeno obdobje. Financiranje podjetja se od leta do leta razlikuje od meseca do meseca. Tudi poročilo o razpoložljivih izdelkih je natančno samo za določeno obdobje, saj so uvedeni novi proizvodi in starejši so ukinjeni.
Formalno ali neformalno. Poročilo bi lahko bilo formalno ali neformalno, odvisno od njegovega namena in tega, kdo ga bo videl. Formalna poročila so tista, ki jih bodo videli in pregledali šefi, višje vodstvo, stranke, potencialne stranke ali investitorji ali celo javnost. Kot vsa poročila, morajo biti dobro napisana in predstavljena brez tipkarskih napak ali napačnih črkovanj, enostavno razumljiva in natančna do peni.
Neformalna poročila niso nič manj pomembna. Zaposlenim, ki morajo izpolniti svoje stroške, ki jih je treba povrniti, so najpomembnejši. Običajno neformalna, ta poročila vsebujejo opise, datume in dolarske zneske, vnesene v obrazec podjetja. Če zaposleni poročila ne izpolnijo temeljito in pravočasno, se ne bodo povrnili za letalske vozovnice, taksije in obroke strank, ki so jih plačali na svojem nedavnem poslovnem potovanju.
Poročila z drugimi imeni. Veliko, če ne večina, poslovnih poročil se ne imenuje poročil. Lahko so izjave, kot so izkaz poslovnega izida ali izkaza poslovnega izida ali drugi računovodski izkazi, kot so bilance stanja. Lahko pa gre za preglede proračuna ali projekcije prodaje.
Razlogi za uporabo poslovnih poročil
Za pripravo odličnega poročila vam pomaga razumeti, za kaj se bo poročilo uporabljalo.
Povzemite. Poročila pomagajo pojasniti zapleteno idejo, proces ali finančno stanje podjetja na jasen in razumljiv način. Meseci zbranih podatkov ali leta raziskav bi lahko povzeli v kratkem poročilu. Seveda pa morda nima vseh podrobnosti, ki so bile odkrite v raziskavi, toda poročilo bo tistim, ki so prebrali poročilo, dali kratek povzetek raziskave ali podatkov.
Poenostavite. Ljudje, ki bodo pregledali vaše poročilo, morda ne bodo imeli časa, želje ali znanja, da bi ocenili vse podatke in raziskave, ki so za tem. V vsakem primeru imajo svoje delo. Vaše poročilo jim daje tisto, kar morajo vedeti.
Pojasnite. Če bi 10 ljudi prebralo in pregledalo vse zbrane podatke in rezultate raziskav, bi prišli do različnih zaključkov. Poročilo zagotavlja, da vsi delujejo z istega vidika, ker jim dajete iste podatke.
Prepričajte. Recimo, da vaše podjetje želi prepričati vlagatelje, naj položijo kapital za financiranje nove ideje. Vaše poročilo bo vključeno v poslovni načrt, ki se bo delil z vlagatelji. Drugi sodelavci bodo sestavili izkaz poslovnega izida in druga poročila o finančnem stanju, vendar bo vaše poročilo projekcija prodaje, v kateri bo prikazano, kje je po mnenju družbe neizkoriščen trg, in prodaja, ki jo lahko dosežejo. Računovodski izkazi so pomembni, toda vaše poročilo je tisto, ki bi lahko prepričalo vlagatelje na ogrado, da pridejo na krov ali ne.
Dokaži točko. Poslovna poročila se pogosto uporabljajo, ko je treba sprejeti težke odločitve, na primer, ali je treba zmanjšati število zaposlenih, kar lahko vključuje odpuščanja. Nihče ne želi iti v to smer, toda ko je poročilo pred njimi in kaže stalno zmanjševanje dobička v primerjavi s stroški, kot so plače, je jasno, kaj je treba storiti. Ali, na pozitivni strani, poročila lahko pokažejo, ali je podjetje v položaju, da se razširi v vznemirljive nove smeri.
Rešite težavo. Bili ste na sestankih, kjer razprave o problemu potekajo okoli in brez, da bi prišli do sprejemljive rešitve. Toda, če delite svoja poročila na velikem projekcijskem platnu, vsi gledajo isto vprašanje hkrati. Ogled oprijemljivega dokumenta s tabelami in grafikoni, ki kažejo, kje v resnici stoji situacija, vsem omogoča, da skupaj analizirajo isti material in skupaj dobijo rešitev.
Vrste poslovnih poročil
Obstaja neskončno število poslovnih poročil, ki jih je mogoče napisati, še posebej, ker lahko tudi napišete svoje prilagojeno poročilo in ga naslovite, kot želite. Na splošno pa poslovna poročila spadajo v štiri kategorije: pojasnjevalna, analitična, napredna in pravna. Seveda se lahko in se prekrivajo. Poročilo o napredku, na primer, bi lahko bilo tudi pojasnjevalno. Njegov glavni namen pa je, da posodobi situacijo.
Obrazložitvena poročila. Nekatera poslovna poročila so napisana, da pojasnijo situacijo ali temo, da jo lahko vsakdo razume. Na primer, napišite pojasnjevalno poročilo, ki pojasnjuje raziskave, ki ste jih opravili. Če predstavite samo tabelo z rezultati vašega raziskovanja, boste seveda preplavili z vprašanji o razlogih za raziskave, vaši metodologiji, velikosti vzorcev in še več. Torej, namesto zgolj tabele rezultatov, morate najprej na kratko navesti razlog, zakaj ste se lotili raziskave, in kako ste se ukvarjali z njim, na primer z uporabo telefonskih ali poštnih anket, sledenjem podatkov v določenem časovnem obdobju ali ne glede na metodologijo. Nato razložite rezultate vaše raziskave z uporabo tabele, diagrama ali druge metode, ki omogoča jasne rezultate. Nato povzemite ugotovitve v nekaj stavkih.
Analitična poročila . Ta vrsta poročila zagotavlja analizo, morda s primerjavo dveh situacij ali možnosti. Namesto samo pojasnjevanja, analitično poročilo naredi vsaj del analize ugotovitev za bralca. V analitičnem poročilu lahko uporabite sliko, da prikažete svoje točke, kot so diagrami ali tabele podatkov.
Poročila o napredku. Kot poročila o šolskih poročilih poročila o napredku kažejo, kako potekajo stvari zdaj. Ne temeljijo na raziskavah ali analizah; so posodobitev za ljudi, ki jo potrebujejo. Letna poročila, računovodski izkazi, kot so izkazi poslovnega izida in druga poročila, ki predstavljajo trenutni trenutek, so poročila o napredku.
Pravna poročila. Vsako poročilo, ki ga mora družba pripraviti in objaviti, vložiti ali poslati drugemu subjektu, je vrsta pravnega poročila. Pravna poročila so včasih tudi dokončana, da se podjetje zaščiti pred morebitnimi tožbami ali drugimi pravnimi težavami. Če se poročilo sestavi za davčne namene ali jih zahteva Komisija za vrednostne papirje, sodišče ali drugo uradno podjetje, spada v pravno kategorijo.
Primer za pisanje skupnih poročil
Glede na spletni laboratorij za pisanje univerze Purdue (OWL) večina poslovnih poročil nima univerzalne oblike. Preverite, ali ima vaše podjetje prednostno obliko poročila, ki ga pišete. V nasprotnem primeru ga lahko sestavljate na kakršenkoli način. Vendar pa ima OWL predloge, ki vam lahko pomagajo zagotoviti, da pokrivate vse baze in pišete najboljše poročilo, ki ga lahko.
- Naj bo kratek.
- Spoznajte svoje občinstvo in jim pišite.
- Uporabite naslove in poudarite pomembne točke.
- Najprej postavite najpomembnejše ugotovitve, argumente ali točke.
- Odločite se, ali boste svoje ugotovitve vključili ali pa to prepustite bralcem.
Vsebina poročila bo odvisna od namena in občinstva. Za notranje poročilo občinstvo že ve za podjetje, zato vam ni treba v njih vpisovati podrobnosti. Vendar pa bi javno poročilo ali večkratno občinstvo koristilo nekaj osnovnih informacij o podjetju.
Naslov / naslovna stran. Vsako poročilo potrebuje jasen naslov, ki pojasnjuje, kaj bo razkril. To ni pravi kraj za pametno; preglednost je ključnega pomena. Za kratko ali neformalno poročilo bo naredil preprost naslov na vrhu strani, ki mu bodo sledili datumi. Na primer:
Povzetek prihodkov in odhodkov, prvo četrtletje 2018
Formalna poročila potrebujejo naslovno stran, ki vključuje naslov, datum in avtorja, na primer:
Povzetek prihodkov in odhodkov
Prvo četrtletje 2018
Pripravil
(tvoje ime)
Če se poročilo pripravlja za določeno osebo ali skupino, jo dodajte po svojem imenu, na primer:
Za
XYZ Company, Inc.
Uvod. Začnite s kratko zgodovino ali ustreznimi osnovnimi informacijami o podjetju, če menite, da je to potrebno. Nato na kratko pojasnite, zakaj je bilo pripravljeno to poročilo. Če poročilo vsebuje rezultate raziskav, na kratko pojasnite raziskovalno metodologijo. Za kratko poročilo bi bilo to nekaj stavkov. Formalno poročilo lahko vključuje celo stran. Nekatera formalna poročila se začnejo s povzetkom, ki vsebuje pregled ali povzetek poročila, tako da bodo, če bodo vsi to prebrali, še vedno razumeli poročilo.
Kazalo. V dolgem poročilu navedite razdelke in slike s številkami strani.
Organ poročila. Tukaj lahko navedete svoje podatke, bistvene ali najpomembnejše informacije v svojem poročilu. Vključite vizualne elemente, kot so grafikoni, diagrami, tabele ali grafi, ne pa samo besedila. Vizualni prikazi ljudem kažejo, kaj želite, da vedo, in so interaktivni, kar skrbi za vaše bralce. Tabele, grafi in drugi vizualno utemeljitveni dokumenti so „dokaz“ o tem, kaj prijavljate. Najprej začnite z najpomembnejšimi podatki.
Rezultati. Ta razdelek ni obvezen in je odvisen od bralcev.Ali jim želite povedati, kako razlagati rezultate ali pustiti, da poročilo govori zase? ****
Sklepi. Formalna poročila potrebujejo zaključek, ki povzema rezultate, ali so bili pričakovani ali presenečeni in kako bodo vplivali na prihodnje odločitve.
Izjeme. Letna in četrtletna poročila so primeri, ki so lahko bolj ustvarjalni. Še posebej, če se podjetje obrne na širšo javnost, kot je letno ali četrtletno poročilo bolnišnice, se lahko posodobitve najbolje razkrijejo na podlagi prepričljivih zgodb o rešenih življenjih ali zaposlenih, ki izvajajo najsodobnejše tehnike. Podjetja lahko svoj napredek povezujejo tudi na ta način, in sicer z anketiranjem zaposlenih v najsodobnejših raziskavah ali z izumljanjem novih, zanimivih izdelkov.
Na koncu, kako boste napisali svoje poročilo, je odvisno od vas. Samo bodite kratki, obdržite občinstvo v mislih in vključite informacije, ki jasno izražajo vaše sporočilo. Nič znoja. V trenutku boš dobil na mizi svojega šefa.
