Sistem človeških virov (HRS) je sistem informacijske tehnologije, ki zajema, shranjuje in deli informacije, povezane s praksami, politikami in upravljanjem človeških virov v organizaciji. Znan je tudi kot sistem upravljanja s človeškimi viri (HRMS), informacijski sistem za človeške vire (HRIS), sistem upravljanja človeškega kapitala (HCMS) in informacijska tehnologija za človeške vire (HRIT). HRS pomaga organizaciji pri upravljanju vseh zapletenih in medsebojno povezanih vidikov človeških virov, vključno s spoštovanjem zveznih in državnih zakonov o zaposlovanju.
Struktura HMS
HRS avtomatizira ključne funkcije upravljanja s človeškimi viri, kot so upravljanje zaposlenih, nadomestila in ugodnosti ter podpora odločanju. Sestavljen je iz niza integriranih baz podatkov, povezanih s funkcionalnimi obdelovalnimi enotami, kot so najem, čas in prisotnost, plačilo, prejemki in pokojnine, spretnosti zaposlenih in usposabljanje. Ker so podatkovne baze integrirane, je treba osnovne informacije, kot so ime zaposlenega, naslov in številka socialnega zavarovanja, vnesti le enkrat, po tem pa lahko vse funkcionalne procesne enote pridobijo in uporabijo informacije.
Upravljanje zaposlenih
HRS zajame vse informacije o zaposlenih od začetne prošnje za zaposlitev do njihove zadnje plače. Zajema osnovne podatke o identiteti, delovne naloge, informacije o uspešnosti, stopnjo plačila, inventar znanja zaposlenih in zgodovino usposabljanja. Informacije, zajete v podatkovni zbirki za upravljanje zaposlenih, se uporabljajo tudi za zahtevano poročanje o skladnosti za Komisijo za enake možnosti zaposlovanja (EEOC), kot so starost, spol, narodnost, rasa in invalidnost.
Nadomestila in dajatve
Funkcije HRS za odškodnine in prejemke zbirajo informacije o opravljenih urah in jih uporabljajo za izračun plač, višine zveznih in državnih davkov ter drugih odbitkov, kot so zdravstveno zavarovanje in prispevki za upokojitev. Sistem ustvarja plače ali vloge neposredno na bančne račune zaposlenih. Prav tako izračuna zaslužene počitnice in bolniške dopuste s plačilno dobo in letnim zneskom.
Podpora pri odločanju
HRS poenostavlja poročanje in podporo pri odločanju z ustvarjanjem standardnih poročil o človeških virih, kot so plače, novi najemniki in prenosi zaposlenih. Te informacije se uporabljajo za upravljanje podjetja, merjenje uspešnosti organizacije in načrtovanje za prihodnost. HRS uporabnikom omogoča tudi izdelavo posebnih poročil za analizo določenih situacij in prepoznavanje trendov, kot je povečana fluktuacija zaposlenih na enem področju organizacije.
Skupna raba informacij
Sistemi človeških virov omogočajo izmenjavo informacij in povezovanje z drugimi bistvenimi poslovnimi sistemi organizacije, vključno s finančnimi, računovodskimi in dobavno verigo. Omogočajo tudi izmenjavo podatkov s tretjimi osebami, kot so poročila za regulativne agencije in prenos podatkov upraviteljem zdravstvenega zavarovanja in pokojninskega načrta ter z njih.
Samopostrežba zaposlenih
Številni sistemi človeških virov vključujejo funkcijo samozaposlenih zaposlenih, ki deluje prek intranetne povezave - varno in zasebno spletno mesto v lasti podjetja. Z uporabo te spletne strani lahko zaposleni posodabljajo svoje osebne podatke, vnašajo opravljene ure, se registrirajo za usposabljanje in iščejo svoje akumulirane počitnice in bolniške odsotnosti, ne da bi se morali obrniti na predstavnika za kadre. Zaposleni lahko svoje podatke poiščejo iz računalnika na svojih mizah, prenosnega računalnika ali računalniškega kioska, ki je na tleh tovarne ali v skladišču.
