Ljudje vodijo zasedena življenja in se ne spomnijo vedno, kdaj morajo nekaj storiti. Pošiljanje opominov o roku lahko preprosto pomeni strokovno vljudnost ali pa je lahko del sistema vaših računov. Ton teh pisem je odvisen od tega, zakaj pošiljate opomnik. Na primer, uporabite podporni ton, če spominjate zaposlene starše na rok za prijavo v poletni tabor. Poslovno pismo, ki ogroža sodne postopke, če račun ni plačan, zahteva drugačen pristop. Učinkoviti opomini se pošljejo precej pred rokom, da se prejemniku omogoči čas za ukrepanje.
Če je pismo namenjeno kot prijazen opomnik, napišite pismo s pogovornim tonom. Za prijazno pismo uporabite prvi odstavek za začetek pisma na lahek način, kot je na primer opazovanje, kako pomladi hitro prihaja do konca, kar pomeni, da se rok za prijavo na poletni tabor hitro približuje. Za strogo poslovno pismo nemudoma pojdite na točko tako, da navedete, zakaj pišete in zakaj se mora prejemnik odzvati na pismo.
Začnite drugi odstavek z jasno navedbo roka. Podajte jasne in natančne informacije o roku, kot je sreda, 7. december, ob 17.00. ET. Čas je neobvezen, vendar je uporaben v nekaterih primerih.
Navedite jasna navodila, kako izpolniti rok. Možnosti, vključno s pošiljanjem plačila, tako da je prejeto do ali pred rokom, ali pa se prijavite na spletu za funkcijo pred iztekom roka. Navedite druge pomembne informacije, kot je znesek plačila, ali druge informacije, potrebne za dokončanje naloge.
Prejemniku sporočite, kakšne so posledice za zamudo roka. Na primer, poudarite, da bodo ljudje, ki se bodo prijavili po izteku roka, plačali višjo pristojbino ali da za pozno registracijo ni določb.
Končajte z brezplačnim zapiranjem, kot je "Warm regards" ali "S spoštovanjem".
