Komunikacija znotraj organizacije je kritična. Bolj ko so zaposleni bolj povezani in obveščeni, več zaupanja bodo imeli do svojega delodajalca. Raziskave kažejo, da zaposleni raje neposredno sodelujejo s svojimi nadrejenimi, vendar časovne omejitve in velikost organizacije ne omogočajo vedno takšnega pristopa. Zapisi podjetja so še en način za sporočanje pomembnih informacij notranjemu občinstvu organizacije. Manj formalna kot poslovna pisma lahko objavijo nove politike ali organizacijske spremembe, zagotovijo zahtevane informacije ali služijo kot posodobitev projekta. Učenje pisanja zapisnika podjetja, ki zagotavlja informacije, ki jih zaposleni potrebujejo, bo pomagalo okrepiti „moč znotraj podjetja“.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Digitalna podoba logotipa podjetja
-
Programska oprema za namizno založništvo
-
Tiskalnik
-
Papir
Vstavite logotip podjetja kot sliko na vrhu strani.
Ustvarite naslov, ki se glasi (z velikimi tiskanimi črkami) »MEMO«, »MEMORANDUM« ali »INTEROFFICE CORRESPONDENCE«. To je lahko centrirano na vrhu ali poravnano z levim robom.
Po naslovu vstavite presledek in nato besede »TO:«, »FROM:«, »DATE:« in »SUBJECT:« (nadomestite lahko tudi »RE:« namesto »SUBJECT:«) z ustrezne informacije, ki jim sledi trda vrnitev. Dogovor se lahko razlikuje. Vsaka postavka lahko ima svojo vrstico za skupno štiri vrstice ali pa jo razdelite v dva stolpca: prvo, ki vsebuje »TO« in »FROM:«, drugo pa »DATE« in »SUBJECT«. vključujejo notranji naslov ali pozdrav (“Dragi …”).
Začnite telo beležke na drugi ali tretji vrstici pod naslovom. Če je vaš dopis rutinsko sporočilo, ga odprite neposredno. Zapisi, ki prinašajo slabe novice, se morajo odpreti z nevtralno izjavo, ki je tesno povezana s temo beležke, ki je v poslovnem komuniciranju znana kot blažilnik, da bi bralce pripravili na negativne informacije. Glede na novice lahko izbirate med več strategijami za to odprtje. Bodite prepričani, da je iskren, pomemben, pošten in kratek.
Ostanek prostora uporabite za pomembne podrobnosti. Ton mora biti pogovorni. Uporabite podnaslove za lažje branje daljših beležk. Vključite lahko tudi tabele, grafe ali druge slike. Pisatelji, ki želijo prepričati svoje občinstvo, morajo vključiti, kako / zakaj bodo te informacije koristile osebju ali podjetju kot celoti.
Konec na pozitivno, prijazno sporočilo. Ne vključujte brezplačnega zapiranja ali podpisa.
Natisnite beležko in začetnico z vašim imenom na vrhu ali pripravite beležko, ki jo boste poslali po e-pošti (nekaj formatiranja lahko izgubite z elektronskim pošiljanjem). Če bo beležka poslana več prejemnikom, je morda ceneje natisniti eno kopijo, jo začeti in nato narediti fotokopije.
Porazdeli. Lahko ga dostavite ročno, pošljete po elektronski pošti, pošljete po pošti ali pošljete po pošti.
Nasveti
-
Uporabite format bloka (brez zamikov) s presledkom med posameznimi odstavki. Osredotočite se na eno temo. Poskusite beležko shraniti na dveh straneh. Beležke naj se uporabljajo samo med vašo notranjo publiko. Ne pošiljajte beležke ljudem izven vašega podjetja. Namesto tega napišite pismo. Če boste beležko naslovili določenim posameznikom in ne celotnemu oddelku ali osebju na splošno, svoj seznam prejemnikov po abecedi uredite po abecedi, razen če na določenih položajih obstajajo osebe, ki naj bi imele vidnejšo prakso.
