V primerjavi s faksiranjem je e-pošta bolj priročna metoda za pridobivanje informacij iz ene točke v drugo.Vendar faksa ne bi smeli postopoma opustiti kot bistveno pisarniško orodje. Seveda je včasih zagozden stroj, signal zasedenosti in manjkajoča stran, vendar so faksi vredni uporabe in imajo prednosti: pošiljanje večjih dokumentov, nekateri jih vidijo kot bolj profesionalno obliko poslovne komunikacije in podpisani podpisi na faksih so zakoniti.
V razdelku Za in Iz naslovne strani faksa vnesite ime prejemnika in pošiljatelja faksa.
Številko telefona in faksa vnesite v ustrezno številko faksa in telefona št. polja. To je koristno, če mora prejemnik poklicati ali poslati faks.
Vstavite skupno število strani, ki so vključene v faks, vključno z naslovnico v skupnem številu. strani ali št. To sporoči prejemniku, koliko strani naj pričakujejo v faksu.
V razdelku RE na naslovnem listu vnesite eno do tri besede, ki opisujejo namen faksa. Če je primerno, vključite referenčno številko.
Izpolnite ustrezno okence ali obkrožite ustrezen opis besede, ki označuje nujnost faksa ali želje prejemnika odziva.
Večina faksov vključuje deskriptorje odgovorov, kot so: Za pregled (ni potrebno nobeno dejanje), Prosimo, komentar (potreben odziv), Nujno (ročaj takoj), Zaupno (samo za nekatere oči) ali Prosim odgovorite (potreben odgovor).
Vnesite dodatne opombe ali navodila, ki bi jih želel prejemnik prebrati, ali pa se zavedajte v praznem spodnjem delu (komentarji) naslovnice faksa.
Vstavite datum pošiljanja faksa na vrh lista, po pregledu faksa in zagotovitvi, da so vsi ustrezni odseki na naslovnici polni.
Nasveti
-
Natisnite jasno in čitljivo, da se prepričate, da je naslovnica lahko berljiva.
Uporabite modro ali črno črnilo, če je naslovna stran skenirana ali fotokopirana.
Opozorilo
Ne pošiljajte zaupnih informacij po faksu. Ne moremo vedeti, kdo je na drugem koncu.
