Razvoj proračuna oddelka zahteva temeljito razumevanje procesa in zadevnega oddelka. Razmislite o proračunu za oddelke kot načrt porabe za prihodnje proračunsko leto. Pri pripravi predhodnega dokumentarnega gradiva upoštevajte spremenljivke, ki se nanašajo na prihodke in odhodke, pri čemer upoštevajte, da se predvidene številke prihodkov ne uresničijo. Dober in uporaben proračun je tako dober, kot številke, ki jih vložijo arhitekti končnega izdelka.
Določite razumne cilje za prihodnje proračunsko leto. Predhodne številke morajo vključevati pričakovanja za neposredno prihodnost oddelka. Medtem ko se ti začetni izračuni običajno mejijo na optimistično stran, se potrudite, da ostanejo realni z napovedjo številk. Ne pozabite, da so proračuni nedokončano delo, ki zahteva prilagoditev skozi vse leto, zato je dolgoročno bolje, da podamo razumna pričakovanja.
Poiščite vnos. Posvetujte se z drugimi člani oddelka, zlasti tistimi, ki so najbolj seznanjeni z vsakodnevnim delovanjem urada, preden se zavežete stalni številki. Zaposleni morajo biti bistven dejavnik napredka pri pripravi proračuna. Navsezadnje so na prvem mestu v vsakem poslovnem okolju in imajo na splošno izreden vpogled v to, kaj dela in kaj ne dela.
Analizirajte dotok. Realistična pričakovanja dohodka zahtevajo analizo predhodnih proračunov. Pred vnosom predhodnih številk primerjajte mesečne, četrtletne in medletne podatke iz prejšnjega leta. Če je šlo za izjemne okoliščine, povezane z lanskoletnimi številkami, gre nazaj že dve leti. Poiščite trende, ki vplivajo na prihodke. Razmislite o porabi za počitnice, če gre za dejavnost v naravi. Oglejte si prvo četrtletje prejšnjega leta, če podjetje obravnava davčne napovedi. Ne glede na poslovno področje strokovnega znanja, upoštevajte dejavnike, ki so značilni za podjetje in ki črpajo ali uničujejo dohodni denarni tok. Z združevanjem teh informacij je denarni tok proračuna bolj preprost.
Analizirajte odliv. Nepričakovani stroški lahko ogrozijo vsak proračun. Da bi omejevalci proračuna ohranili najmanj, preučite predhodne proračune in ugotovite trende. Razmislite o osebju. Ali se kdo upokoji? Je možnost odpuščanja? Če je napovedano zaposlovanje, kaj je z usposabljanjem in drugimi stroški, povezanimi z novim zaposlenim? Pri določanju stroškov upoštevajte starost opreme. Vprašajte, ali je treba v prihodnjem proračunskem obdobju nadgraditi računalnike ali tiskalnike ali kopirne stroje. Če je tako, dobite trdne ocene o nadomestnih stroških, preden predložite končni izdelek v pregled. Če je zaloga zalog del proračuna oddelka, upoštevajte ne le stroške zaloge, temveč tudi ceno na kvadratni čevelj za hišo ter osebje in opremo, ki je potrebna za upravljanje izdelka. Skratka, analizirajte vsako podrobnost in naredite končni izdelek, ki bo deloval celo leto.
Pripravite proračun. Kot zadnji korak pri pripravi končnega proračuna se posvetujte z vodji drugih oddelkov. Njihov prispevek bi lahko imel posledice za proračun vašega oddelka. Pogled v prihodnost je glavni cilj vsakega proračuna. Priprava proračuna oddelka postane preprosta naloga, če se vnaprej pripravi podlaga za njeno dokončanje. Ne pozabite tudi, da je proračun okreten dokument, ki je skladen s cilji podjetja in se zlahka prilagodi, če se pojavi potreba.
