Podjetja, vladne agencije in druge organizacije dodeljujejo DLN pomembnim dokumentom kot edinstveno identifikacijsko številko. Čeprav se DLN-ji lahko uporabljajo v kateri koli organizaciji, so še posebej pogosti v finančnih organizacijah, kot so banke in davčne agencije. Notranja davčna služba se opira na DLN-je, da bi spremljala davčne napovedi in veliko svojih evidenc, vključno z odločitvami o oprostitvi davkov.
Številke lokatorja dokumentov
Številka lokatorja dokumentov je večmestna številka, dodeljena določenemu dokumentu, da se dokumentu omogoči preprosto sledenje nazaj do prvotne izvorne datoteke. Vsaka organizacija ustvari svoj protokol za DLN, vendar so številke običajno natančno formatirane. Prvi dve števki lahko na primer označujeta vir dokumenta, naslednji dve številki pa tip dokumenta in druge številke lahko navajajo datum nastanka, kode kategorij in druge kritične lastnosti dokumenta.
DLN in davčne oprostitve
IRS uporablja DLN za sledenje svojih pisem o določitvi in drugih dokumentov v zvezi z davčnimi oprostitvami. Tipični davčni dokument vsebuje več podrobnih identifikatorjev, kot je identifikacijska številka delodajalca za poslovno številko ali številko socialnega zavarovanja za posameznika, skupaj z imeni in podatki o naslovu ter vodjo primera IRS. Vsebuje tudi 14-mestno številko lokatorja dokumenta.
Oblika
DLN, ki jih IRS uporablja za davčne napovedi in za dokumente o oprostitvi davka, vsebuje 14 številk, razdeljenih na sedem polj. Vsako polje ima poseben pomen, ki je uporaben v upravnem sistemu IRS. Prvo polje je na primer dve števki in predstavlja obdelovalni center IRS, ki obravnava zahtevo za izvzetje. Druga polja vključujejo kode za davčno klasifikacijo, datumsko kodo in zaporedno in zaporedno številko za identifikacijo podrobnosti o ravnanju in posredovanju dokumenta.
Primeri
Neprofitne organizacije včasih objavijo pisma o določitvi IRS, ki podrobno opisujejo status oproščenega davka. Črka vsebuje DLN-je. IRS objavlja svoje postopkovne priročnike za uporabo DLN za upravljanje dokumentov. Na primer, priročnik "Postopki avtomatizirane obdelave za izvzete organizacije" uporabnikom naroča, da poizvedujejo sistem po DLN, identifikacijsko številko delodajalca ali več drugih identifikatorjev.
