Za reševanje konfliktov na delovnem mestu morajo oddelki za kadrovske zadeve imeti formalizirano pisno politiko, ki podrobno opisuje, kaj se šteje za neprimerno ravnanje na delovnem mestu in ki je lahko dostopno vsem zaposlenim. Politika reševanja konfliktov med podjetji mora določiti tudi jasne postopke za preiskovanje poročil o neskladnostih in disciplinskih ukrepih. Podjetja s šibkimi politikami na področju konfliktov na delovnem mestu lahko izgubijo nadarjene in produktivne delavce, ki preprosto želijo pobegniti neprijetnemu sodelavcu, katerega negativno vedenje se ne preverja.
Pomen formalizacije politike konflikta na delovnem mestu
Sestavljanje podrobnega dokumenta za referenco vodilnih delavcev in zaposlenih na splošno je orodje za uspešno spopadanje s konfliktom na delovnem mestu. Oblikovanje jasne politike. kot tudi sistem za poročanje o kršitvah in njihovo preiskovanje, zagotavlja, da noben delavec ne »pade skozi razpoke«. Po vzpostavitvi celovite politike preiskovanja in reševanja sporov morajo biti človeški viri pooblaščeni za izvajanje disciplinskih ukrepov, ki temeljijo na kršitvah, ali delavci bo ignoriral politiko. Podjetja, ki si prizadevajo najti prostor za začetek, ko oblikujejo svojo politiko konfliktov na delovnem mestu, bi morala razmisliti o sprejetju politike ničelne tolerance, ki vsem zaposlenim pojasnjuje, da je nadlegovanje na delovnem mestu nesprejemljivo. Politika ničelne tolerance lahko zmanjša možnost, da bi pregledovalci pritožb opravili neobveščene klice na presojo.
Vloga kadrovanja v mediaciji v sporih
Človeški viri so druga kontaktna točka v vsakem medsebojnem sporu na delovnem mestu, pri čemer je prvi neposredni nadzornik zaposlenega - razen če je spor med zaposlenim in nadzornikom. V velikem podjetju je lahko koristno imeti strokovnjaka za posredovanje sporov. Če je spor dovolj hud, da nadzornik ne more nemudoma razrešiti situacije, se lahko oba nasprotujoča si delavca napotita na strokovnjaka za posredovanje v sporih na področju človeških virov. Človeški viri morajo govoriti ločeno z vsako stranko; vključitev obeh strani v razpravo lahko ustvari zastrašujoče vedenje, bodisi realno ali zaznano. Strokovnjak za človeške vire odloči, ali pritožba zahteva preiskavo ali jo je treba poslati zunanjemu organu kazenskega pregona v pregled. Uradnemu opozorilu je treba izdati obtoženemu uslužbencu in v spis vstaviti opombo, če se proti njemu vložijo pritožbe. Uradnik za človeške vire ne bi smel zavrniti pritožb samo zato, ker jih je težko raziskati. Nekateri incidenti lahko zahtevajo preiskavo prek strokovnjaka za notranje zadeve ali zunanjega varnostnika po presoji višjega uradnika za človeške vire.
Kdaj se soočiti in kdaj ostati nevtralen
Uradnik za človeške vire, ki preiskuje pritožbo, bi moral ostati nevtralen, dokler se ne more preveriti dokaz o kršitvi z neizpodbitnimi dokazi. Pridobitev neizpodbitnih dokazov lahko zahteva posebno preiskavo, na primer namestitev varnostnih kamer ali pregled uporabe računalnika na delovnem mestu. Šele potem, ko se dokaže, da je zaposleni kriv v medosebnem konfliktu, mora vodja ali uradnik za človeške vire sprejeti disciplinske ukrepe.
Posledice kršitve politike
Najmanjša oblika disciplinskih ukrepov mora biti pisni formalni opomin z jasno opredeljenimi posledicami za ponavljajoče se kršitve. Kadar se sumi na hude kršitve, vendar niso dokazane, lahko človeški viri začasno ustavijo zaposlenega do preiskave. Tudi če se obtožbe izkažejo za napačne, je lahko plačevanje začasno prekinjene zaposlitve za njegov čas nedelovanja morda cenejše kot ignoriranje vprašanja in morda sooča s drago tožbo, ki jo vloži nezaželeni zaposleni. Bolj resne kršitve, kot so fizične ali spolne zlorabe na delovnem mestu, bi morale biti razlog za takojšnjo odpustitev, če se dokaže. Poznavanje na primer, da bi lahko nadlegovanje na delovnem mestu pripeljalo do odpovedi, bi lahko močno odvračalo od neprimernega vedenja.
