Če začnete novo delovno mesto, ki zahteva strokovne uradne dolžnosti, pošiljate osebno ali poslovno pismo ali pošiljate letak za fundraiser ali drug dogodek, se boste morali naučiti, kako pravilno natisniti ovojnico. Pošta, ki ni pravilno predstavljena, lahko prejemniku pošlje sporočilo, da vam ni bilo dovolj, da bi porabili čas za pravilno zlaganje in vstavljanje predmetov v ovojnico.
Naslovite ovojnice, preden jih natisnete, še posebej, če vsebujejo pisma strankam ali strankam. Ovojnice lahko naslovite tako, da uporabite tiskalnik, da neposredno prenese naslov na kuverto, tako da natisnete nalepke, ki jih je mogoče pritrditi na ovojnico, ali z ročnim pisanjem naslova. Rokopisane ovojnice je treba uporabljati samo, kadar pošiljate osebno korespondenco prijatelju ali družinskemu članu.
Zberite materiale, ki jih morate vstaviti v ovojnico. Če imate veliko ovojnic, ki vsebujejo podobne informacije, poiščite veliko površino za delo, na primer namizno mizo, pisalno mizo ali pult. Različne sestavne dele vsakega pošiljanja ločite na ločene pilote na dosegljivi razdalji, kjer boste delali.
Preglejte največji list papirja, ki ga želite vključiti v pošiljanje. Če je največji list značilna črka za 8,5-11-palčne črke, jo je treba zložiti v tretje, pri čemer so vsi manjši listi ali poštni deli zloženi v notranjost. Če je največja velikost papirja bistveno manjša od običajne velikosti papirja, lahko papir prepognemo na polovico ali pustimo raztegnjeno, če se bo prilegalo ovojnici.
Zložen papir (e) potisnite v ovojnico z odprtim koncem, ki je obrnjen proti spodnji sprednji strani ovojnice. Prejemnik mora imeti možnost, da odpre ovojnico z ovojnice, izvleče pismo in prebere vsebino vaše pošte, ne da bi moral obrniti papir ali ga obrniti na glavo. Zatesnite vašo ovojnico z vlažno gobo, če ne uporabljate samolepilne (ali lepljive) ovojnice.
