Uradniki socialnih klubov imajo pomembno vlogo pri zagotavljanju vodenja članom preko motivacije in coachinga. Poleg tega je vsak socialni uradnik del ekipe uradnikov, ki upravljajo klub in vodijo člane, da bi dosegli cilje kluba. Vodstveno osebje uradnikov običajno sestavljajo predsednik kluba, podpredsednik, tajnik in zakladnik. Čeprav ima lahko vsak klub svoj proceduralni priročnik, ki opisuje učinkovito vodstvo kluba, so glavne naloge, ki se nanašajo na pooblaščeni položaj vsakega uradnika, enake.
Upravni organ
Kot častnik kluba ste odgovorni za posebne naloge, ki se nanašajo na vaš položaj. Poleg vsakodnevnega upravljanja socialnega kluba pa morajo tudi uradniki kluba sodelovati kot skupina za spodbujanje sožitja, vzpostavljanje in uveljavljanje pravil in predpisov ter reševanje sporov, ki se pojavljajo med člani. Poleg tega morate sodelovati pri načrtovanju klubskih dogodkov in prenosu odgovornosti na prostovoljce. Uradniki socialnih klubov, ki pripadajo svetovnim klubom, morajo pripraviti in vložiti dokumentacijo za sedež kluba.
Dolžnosti predsedniških častnikov
Predsednik kluba je odgovoren za celotno delovanje socialnega kluba. Usmerja vse klupske sestanke, dodeljuje dolžnosti vsem drugim častnikom in nadzoruje volitve za podpredsednika, tajnika in zakladnika. Predsednik lahko poroča hierarhiji, kot je svetovalni svet, izvršilni odbor, svetovni sedež ali študentska pisarna, odvisno od družbenega kluba, kateremu pripada, in vodi posodobljene datoteke. Pod predsednikom je podpredsednik, ki deluje v imenu predsedniškega častnika v enaki funkciji, če ne more opravljati svojih dolžnosti. Poleg tega imajo nekateri socialni klubi dodatne podpredsednike, ki nadomeščajo tajnika in zakladnika ali ki nadzorujejo področja, kot so standardi kluba, članstvo, izobraževanje, odnosi z javnostmi, programiranje in delovanje.
Sekretar in dolžnik zakladnika
Sekretar vodi korespondenco in vzdržuje vse klubske zapise, vključno s: zapisniki kluba, prisotnostjo, volitvami, članskimi naslovi, telefonskimi številkami in klubskimi računi. Kljub temu, da nekateri klubi združujejo vlogo tajnika z zakladnikom, sekretar zbira klubske pristojbine, jih preda blagajniku kluba in občasno pomaga tudi podpredsedniku. Blagajnik upravlja bančni račun kluba tako, da ves denar položi na namenski račun in s plačilom pooblaščenih računov. Vzdržuje prejemke in izplačila ter pripravlja finančna poročila, kot so vložitev davčnih dokumentov in vodenje ažurnih finančnih evidenc.
Novoizvoljeni častniki
Če ste novoizvoljeni častnik, boste morda imeli veliko vprašanj v zvezi z vašo vlogo; branje priročnika kluba je dober začetek. Poleg tega bo priročnik kluba deloval kot vodnik v vašem mandatu. Začetni sestanek s kolegi uradniki bo osvetlil trenutne projekte ali težave, ki lahko zahtevajo vašo takojšnjo pozornost. Poleg tega neformalno srečanje omogoča klubskim uradnikom, da načrtujejo in gledajo naprej. Kot novo imenovani uradnik se udeležite vseh seminarjev usposabljanja, ki jih ponuja klub, in poskrbite, da boste prejeli dokumentacijo ali datoteke, ki so pomembne za vaš položaj.
