V določeni točki vaše kariere boste verjetno morali napisati poslovno poročilo. Poslovno poročilo običajno obravnava določen projekt ali sestavni del podjetja, predstavlja vaše ugotovitve in daje priporočila namenjenemu bralcu.
Načrtovanje in pisanje ustreznega poslovnega poročila, ki doseže ciljno publiko in motivira bralce, zahteva načrtovanje, raziskave in zavezanost uspehu poročila. Medtem ko poseben slog pisanja poslovnega poročila, ki ga uporabljate, odraža vaš osebni slog pisanja in osebnost ter osebnost podjetja, obstaja nekaj uporabnih nasvetov za pisanje poročil, ki jih lahko vsakdo uporabi.
Pojasniti namen poročila
Nekaj nasvetov za pisanje poročil je prav tako pomembno kot opredelitev in pojasnitev namena poročila. Naredite to čim prej v poročilu, da ne izgubljate časa in energije z nepotrebnimi vprašanji. Zberite vse informacije, potrebne za pripravo zanesljivega poročila. Včasih lahko to pomeni pogovor z ljudmi, ki so vpleteni, ali pa je lahko vpleten v izvajanje raziskovalnega projekta.
Primer:
To poročilo obravnava tehnike trženja, ki smo jih uporabili v zadnjih petih letih za pridobivanje novih strank. Na podlagi analize tehnik, porabljenega denarja in števila novih strank, ki smo jih pridobili od vsakega, bi rad priporočil tri posebne vrste trženja.
Organizirajte vse pomembne informacije
Prepričajte se, da svoje podatke omejite na namen poslovnega poročila. Ne pustite, da se obseg poročila razširi, saj lahko to uniči obliko vašega poslovnega poročila. Če je namen poročila priporočiti tri posebne teme tržnih tehnik, se osredotočite na te tri tehnike in ustrezne informacije.
Primer:
Kot boste videli na podlagi mojih raziskav, so to prve tri tržne tehnike, ki jih priporočam. So stroškovno najučinkovitejši za vključitev največjega števila novih strank.
Obiščite publiko v formatu poslovnega poročila
Morate razumeti, komu pišete in za kaj se odločite, kako najbolje obravnavati to občinstvo. Določite ton, odnos in poudarek, ki je usmerjen k vašim bralcem. V slogu pisanja poslovnega poročila morate biti vedno profesionalni, vendar pa lahko raven podrobnosti, ki jo vključite, variira glede na to, kdo prebere poročilo.
Če pišete na vodstvene delavce na visoki ravni, boste morda želeli vključiti bolj dokončne številke in raziskave ter jih podrobneje opisati. Če pišete marketinški skupini, ki razume tržni jezik, lahko uporabite obliko poslovnega poročila, ki je bolj sproščena in govori o tehnikah, ki ste jih uporabljali v preteklosti.
Motivirajte svojo publiko
Sestavite poslovno poročilo z močnimi besedami, ki bodo motivirale vaše občinstvo. Ustvarite učinkovite, dobro urejene stavke, vendar ostanite zvesti svojemu osebnemu slogu pisanja poslovnega poročila. Nekateri uporabniki lahko samo pregledajo poročilo, zato izberite obliko poslovnega poročila z označenimi točkami, veliko praznega prostora, dobre naslove in podnapise ter kratke odstavke.
Primer:
Tri tehnike trženja morilcev
Pridobimo lahko 35 odstotkov več strank in prihranimo denar z uporabo naslednjih treh tehnik trženja:
- Mesečni e-novice z uporabno vsebino.
- Četrtletne promocije v trgovinah.
- Oglaševanje v lokalnem časopisu.
Prepravljanje pred pošiljanjem
Eden od najpomembnejših nasvetov za pisanje poročil je dokazovanje, urejanje in popravljanje, preden razpošljete poročilo. Imeti drugo skupino oči, ki prebere poročilo, je odličen način, da se prepričate, da je vaše sporočilo jasno. Pustite si dovolj časa, da uredite in popravite poročilo pred datumom zapadlosti. Ne hitite s tem korakom. Ko distribuirate poročilo, zagotovite, da so vsi dokumenti in priloge vključeni in da jih vsi dobijo.
