IRS obrazec W-4 je potrdilo, da zvezna davčna agencija zahteva, da vsi novi zaposleni izpolnijo in se vrnejo svojim delodajalcem. W-4 navaja število nadomestil za zadržanje, ki jih želi zaposleni zahtevati. Večje je število pravic, manjši pa je znesek odtegljaja. W-4 tudi zaposlenim omogoča, da v celoti zahtevajo oprostitev odtegljajev. V preteklosti je IRS od delodajalcev zahtevala, da predložijo W-4 za nekatere zaposlene, vendar to ni več tako.
Predložitev
Naenkrat je IRS zahteval delodajalce, da predložijo obrazce W-4, ko je zaposleni, ki zasluži vsaj 200 dolarjev plače, zahteval več kot 10 odtegljajev. Leta 2010 je bila v enem znesku izplačana 3.650 $ plače zaposlenega iz davka od dohodka. IRS zahteva tudi delodajalce, da vložijo W-4 za zaposlene, ki so zahtevali oprostitev od zveznih davkov v celoti, zaradi njihovega statusa vložitve, dohodka gospodinjstva, odbitkov in oprostitev.
Zadržanje
Delodajalci so morali slediti navodilom IRS, da bi zadržali v skladu z omejitvijo števila oprostitev, ki jih je delavec dovolil. Zaposleni so morali pregledati svoje W-4, če želijo zahtevati več oprostitev, kot je bilo dovoljeno, in predložiti pisno izjavo, v kateri pojasnijo zahtevo. Zahtevek mora IRS odobriti, preden lahko delodajalec prilagodi odtegljaj glede na želje zaposlenega.
Nove uredbe
Novi predpisi, sprejeti leta 2005, so spremenili smernice za vložitev W-4 v Službo za notranje prihodke. Čeprav zakon še vedno zahteva, da zaposleni predložijo W-4, ne zahteva avtomatične prijave delodajalca pod nobenim pogojem.
Pisni zahtevki
IRS lahko še vedno pošlje pisno zahtevo za delodajalca, da predloži W-4 za določenega zaposlenega. Agencija trdi, da zdaj uporablja druga sredstva, da ugotovi, ali zaposleni zahteva preveč izjem in ima premalo davkov, odtegnjenih iz plače. Ob prejemu W-4 lahko IRS od delodajalca zahteva, da v ustreznih primerih poveča zadržanje, in sicer z uporabo "lock-in" pisma.
Črke za zaklepanje
Na podlagi odločitve, da zadržanje ni zadostno za določenega zaposlenega, izda IRS pismo o zaklepanju. V pismu je navedeno največje število dodatkov za tega zaposlenega in datum, na katerega mora delodajalec začeti zadrževati v skladu s to številko. Vsako prihodnjo spremembo pri zadržanju mora odobriti IRS. Zaposlitveno kopijo pisma o zaprtih osebah je treba predložiti zaposlenemu ali, če je primerno, delodajalec mora IRS obvestiti, da zaposleni ne dela več v podjetju. V pismu o zaprtosti je zaposlenemu na voljo podaljšan rok, v katerem lahko predloži nov W-4 in podporno izjavo.
