Mnoga podjetja, tako velika kot majhna, uporabljajo kreditne kartice, ki jih izdajo podjetja, kot način, da zaposleni opravijo manjše nakupe ali plačajo druge poslovne stroške. Da bi zmanjšali možnost zlorabe, je treba zaposlenim in njihovim nadzornikom posredovati dobro opredeljene politike za uporabo kartic. Te politike bi morale obravnavati vprašanja, kot so primerna uporaba, varnost, omejitve in postopki pregleda.
Odgovornosti imetnikov kartic
Zaposleni, ki so izbrani za sprejemanje poslovnih kreditnih kartic, morajo biti odgovorni za varnost kartice, kot tudi za zasebnost informacij, povezanih s podjetjem. Ta odgovornost mora vključevati ohranjanje kartice na varnem mestu, zaščito osebne identifikacijske številke kartice in pregledovanje izjav za goljufivo dejavnost. Kreditne kartice podjetja nikoli ne sme uporabljati noben drug, razen imetnik kartice. Izgubljene ali ukradene kartice je treba čim prej prijaviti izdajatelju kartice in podjetju.
Omejitve porabe
Kreditne kartice podjetja morajo vključevati omejitve porabe v skladu s pričakovanimi potrebami zaposlenega. Te omejitve je treba sporočiti zaposlenemu v času izdaje in jih strogo upoštevati. Zaposleni morajo zagotoviti, da uporaba ne presega te omejitve ali povzročiti prekoračitev kazni ali pristojbin. Kreditne kartice podjetja se ne smejo nikoli uporabljati za denarne predujme.
Poročanje o uporabi
Zaposleni morajo biti odgovorni za redna poročila o uporabi imenovanemu nadzorniku.Ta poročila morajo vsebovati podrobno razlago posameznih dajatev, izvirnih potrdil in ustreznih računovodskih oznak podjetja. Te informacije je treba priložiti ustreznemu mesečnemu poročilu in jih predložiti z dovolj časa, da se izognejo plačilu zamud pri plačilih.
Osebna uporaba
Če ni vključen v paket nadomestil za zaposlene, osebna uporaba kreditne kartice podjetja ne sme biti dovoljena. Osebno uporabo je treba opredeliti kot vse stroške, ki niso neposredno povezani z delovanjem podjetja ali z njimi povezanimi stroški. Osebna uporaba v izrednih razmerah bi morala zahtevati dodatna pojasnila in takojšnje povračilo podjetju.
Pregled uporabe
Pregled uporabe kreditnih kartic zaposlenih je treba redno izvajati. Ta pregled bi moral opraviti tako neposredni nadzornik zaposlenega kot član poslovnega računovodstva. Nadzornik delavca mora biti odgovoren za določitev uporabe, ki je ustrezna in primerna za zaposlitvene delovne odgovornosti. Računovodska služba mora zagotoviti, da se plačila in krediti ustrezno obdelajo in da omejitve uporabe niso presežene.
