Nedvomno je napredek v tehnologiji - zlasti na področju interneta - olajšal in pospešil izmenjavo informacij s posamezniki po vsem svetu. Na žalost pa je prišlo tudi do tega, da se v naši žurbi prepustijo tradicionalnim družbenim milostim in dobri razsodnosti, da bi si privoščili prijatelje, postavili ideje ali zapečatili ključni dogovor. Tukaj je, kaj morate vedeti o uporabi e-pošte pametno v vašem osebnem in poklicnem življenju.
Pošasti v kibernetskem prostoru
Internet je rodil zlonamerno novo vrsto lopov, ki spadajo v dve kategoriji - tiste, ki želijo poškodovati vaš računalnik in tiste, ki vam želijo škodovati. Tisti, ki želijo uničiti vse podatke v vašem sistemu, to storijo s hitrimi virusi, ki so povezani z e-poštnimi sporočili, ki vas bodisi napeljujejo z zanimivim kavljem v vrstici z zadevo ("Čestitamo! Pravkar ste osvojili loterijo") ali se pretvarjate da pridem od nekoga, ki ga poznaš ("Hej! Si dobil moje sporočilo o kosilu naslednji teden?"). Kar je slednjega, je to, da se na prvi pogled zdi, da je pošiljatelj zakonit, toda ob odpiranju elektronske pošte je prejemniku naloženo, da klikne na povezavo, ki bo hitro sprožila elektronsko uničenje. E-poštna sporočila, ki naj bi opozarjala na težave z bančnim računom, varnostno kršitev na PayPalu ali katero koli vrsto kazenskih preiskav, ki zahtevajo takojšnjo pozornost in sodelovanje prejemnika, je treba vedno obravnavati kot osumljenca. Druga vrsta cyber lopov skriva v klepetalnicah, vpije osebne podatke iz blogov, in je redni obiskovalec na Facebooku, MySpace in spletnih straneh, povezanih z dating. Zaradi anonimnosti, ki jo internet ponuja uporabnikom e-pošte, ne veste, ali je ta srčkan moški, ki ga pišete nazaj in naprej v bližino dejanskega datuma, dejansko diplomant Harvarda, dela za Merrill Lynch in poganja Porsche ali je sleazy con umetnik, ki preys na zaupanja žensk in je na tem, da vas zadel s Sranje zgodba, ki vključuje mu dostop do vašega doma in / ali vaše kreditne kartice.
Neustrezna uporaba pisarniške opreme
Nekoč je veljalo, da ima večina zaposlenih zdrav razum, da se ne družijo z družabnimi telefoni več ur s svojimi prijatelji, dajo pisarniške potrebščine za domačo uporabo ali uporabljajo stroj Xerox, da naredijo več kopij romana, ki jih lahko uporabijo. ali pa morda ni skrivno pisalo med delovnim časom. Kar pa je postalo problematično, je bilo, da je včasih prišlo čas, da nekdo odpusti nekoga, ki je ukradel kredenco, ali uporabil poštni meter za pošiljanje računov za domače poslovanje, najlažji obrambi obdolženca pa je bila: "Oh, nisem" Ne vem, da mi ni bilo dovoljeno. To je povzročilo, da vse več podjetij razvija postopkovne priročnike, ki strogo določajo, kaj je in kaj ni primerno. Internet je seveda zelo pomemben v mnogih današnjih smernicah. Seveda se zdi, da je dovolj neškodljiv, da prenašamo e-poštno šalo, izmenjujemo priložnostne trače ali predlagamo, da je morda šef clueless rube. Takšna sporočila pa ne le zapravljajo dragocen čas, temveč lahko postanejo predmet sodnega poziva, če je podjetje kdaj vpleteno v tožbo. Poleg tega bi lahko e-poštno sporočilo neznanih strank preneslo enega od teh prej omenjenih virusov in postavilo podjetje v veliko tveganje.
Privilegirane informacije
Zaupnost je pogosto ogrožena, če se odločimo komunicirati med seboj prek elektronskega sporočila. Za razliko od pisma, ki se lahko zaklene ali celo zažge po branju, ki ga je prejel prejemnik, lahko e-poštno korespondenco naključno ali namerno doseže tretja oseba. To je še posebej škodljivo v delovnem sektorju, če se vsebina elektronske pošte nanaša na zaupne podatke, zapise pacientov / strank ali informacije o finančni stabilnosti podjetja. Varnost je ogrožena tudi, če na primer posameznik posreduje podatke o kreditni kartici ali številko socialnega zavarovanja v okviru e-poštnega sporočila prodajalcu, namesto da vnese podatke prek varnega spletnega mesta.
Casual Conversation
Ker se po e-pošti počutite kot neformalni forum, s katerim lahko klepetate z ljudmi, se bo ta raven navdušenja pogosto razširila na popolne neznance, nato pa se sprašujete, zakaj so dobili hladno ramo. Dober primer tega bi bili ambiciozni avtorji, ki bi radi svoj roman postavili uredniku založniške hiše. Za razliko od starih časov, ko so takšne parcele vedno imele obliko tiskanih črk, ki so bile poslane polžu, skupaj s samoproblemom, ovitki z žigom, so številni založniki spoznali, da elektronske poizvedbe ne ubijajo le manj dreves, temveč jim tudi omogočajo obdelali zastrašujočo količino pošiljk hitreje. Kar pa jih takoj izklopi, je brbljanje po e-pošti, ki se začne z "Hi, Emily", kot da je pošiljatelj že dolgo poznal Emily. Glede na to, da verjetno ne bi poznala Emily, če bi jo prenesla na ulico, je arogantno domnevati, da je uvedba elektronske pošte trenutna vrata k prijateljstvu ali da lahko pošiljatelj razkrije osebne podatke, ki so zunaj meja profesionalnega protokola. Dokler vas prejemnik ne povabi, da uporabite njeno ime, je vedno pametno, da se zmotite na strani formalnosti. Prav tako je smiselno, da črko oblikujete na zaslonu računalnika, prav tako kot pismo, ki bo natisnjeno in poslano. To pomeni shranjevanje čudnih pisav in ikon smeška za prijatelje in družino, ki vas že poznajo.
Spelling Out Window
V skladu z neformalno naravo izmenjave elektronske pošte in neposrednega sporočanja je veliko ljudi dalo izgovor, da ne preverijo svoje vsebine za napake v črkovanju in slovnici. "Oh, to je samo e-pošta," pravijo. "To ni tako, kot da bi kdo resnično maral ali ima čas, da ujame vsako malo stvar." Vendar pa ne upoštevajo, da je elektronska pošta odraz ponosa - ali pomanjkanja le-tega - ki ga sprejmejo v svojem delu. Ker nikoli ne veš, koliko ljudi, poleg vašega nameravanega prejemnika, bo videl, da bi se prepričali, da je to brez napak, kot je mogoče, preden pritisnete gumb za pošiljanje.
Premisleki
To je žalosten komentar o naši družbi, da tako veliko ljudi uporablja anonimno naravo interneta za pošiljanje krutih, škodljivih in hudih e-poštnih sporočil. Dejstvo, da lahko sprejmejo "brezosebne" osebnosti z več e-poštnimi računi, jim je dalo možnost, da skrijejo svoje prave identitete za lažnimi monikerji in sprostijo rants, da bi jih bilo verjetno preveč nerodno reči osebno. V njem je beseda za pametno o uporabi e-pošte sploh: če to ni nekaj, kar ne bi bil pripravljen imeti v lastnem pogovoru, verjetno tudi ne bi smel biti v elektronski pošti. Za več nasvetov o elektronskem bontonu - kot tudi nasvete o varovanju v elektronskem mediju - obiščite povezave na koncu tega članka.
Insularity
Nenazadnje je elektronska pošta vplivala na našo željo in našo sposobnost komuniciranja med seboj prek dejanskega časa. Namesto da bi se sestali s prijateljem za kosilo in dohiteli, je postalo manj težav pri e-klepetu. Namesto, da pobirate telefon ali napišete voščilnico, je postalo bolj priročno, da pošljete elektronsko sporočilo. Tudi zahvalni opombi za darilo ali lepo večerjo so zamenjali hitra sporočila. Najbolj zaskrbljujoče pa je, da se je mlajša generacija bolj udobno pogovarjala s tipkovnico, kot pa interakcijo z drugimi v družabnih situacijah. To pa bo imelo negativen vpliv na njihove verbalne spretnosti, govorico telesa in samospoštovanje. Konec koncev, če lahko prevzamete kakršnokoli identiteto, ki jo želite na internetu, ni razloga, da bi delali na ugotovitvi, kdo v resnici ste kot oseba.
