Spoštovanje pisem strank, sodelavcev in poslovnih partnerjev se lahko uporabi kot odskočna deska za izboljšanje odnosov s strankami ali izboljšanje obstoječih odnosov. Medtem ko ne želite začeti s tekočim ciklusom pošiljanja sporočila za zahvalo za zahvalo, v kateri odgovarjate, je "hvala" in "ste dobrodošli", vendar obstajajo načini, da kar najbolje izkoristite to izmenjavo.
Pokažite vaše spoštovanje
Če se vam nekdo zahvaljuje za vaš čas, pohvalite vaš izdelek ali storitev ali kako drugače poveste o vašem podjetju, potrdite, da bo vaš oboževalec hvaležen s povratnim sporočilom.
Primer: Hvala, ker ste si vzeli čas in prepoznali vrhunsko storitev, ki ste jo prejeli od našega prodajnega sodelavca Jane Dell. Vaše pismo zahvale bo zabeleženo v Janeovi datoteki za zaposlene in bo potrjeno na naslednjem sestanku zaposlenih.
Primer: Zahvaljujemo se vam za prijazno pismo hvaležnosti za dokončanje vaše notranje prenove. Upamo, da nas boste v prihodnosti ponovno upoštevali pri vaših okrasnih potrebah.
Čas vašega odgovora mora biti v skladu z vsemi internimi standardi, ki jih imate za odgovarjanje na poizvedbe strank. Če se v 24 urah vrnete na e-poštna sporočila strank, storite enako kot odgovor na pismo zahvale.
Izboljšajte svoje poslovne odnose
Če nekdo piše, da bi se vam zahvalil za oceno, vzorec izdelka ali nadaljevanje posvetovanja, uporabite odprtje, da svoj poslovni odnos prenesete na naslednjo raven.
Primer: Veseli me, da ste prejeli vzorec naših novih zelenih čistilnih izdelkov. Z veseljem vam uredim čas, da pridem do vašega podjetja, in zagotovim oceno potrebnih količin za vaše notranje osebje za čiščenje.
Primer: Veseli me, da ste slišali, da ste prejeli našo oceno za vaš gradbeni projekt in da ocena ustreza finančnim potrebam vašega odbora. Rad bi uredil čas za srečanje in razpravo o časovnem razporedu za napredek z bolj konkretnimi razvojnimi načrti.
V tem primeru je pismo, ki ga prejmete, del tekočega posla in ga je treba takoj spremljati.
Zagotovite spodbudo za prihodnost
Če nekdo pokaže zadovoljstvo z izdelkom ali storitvijo, spodbuja ponavljajoče se poslovanje z nudenjem brezplačnega ali spodbujevalnega poziva, naj jo ponovno obišče.
Primer: Vesel sem, da sem slišal, da je bila gostinska služba vašega očeta tako dobro sprejeta. V prilogi, prosimo, poiščite darilni bon za 100 $ za vaš naslednji zabavo ali dogodek.
Primer: Z veseljem smo izvedeli, da je bila vaša izkušnja z avtomobilskimi popravili prijetna. V prilogi lahko najdete dva brezplačna kupona za zamenjavo olja, kot tudi kupon storitev, ki ga boste dali družinskemu članu ali prijatelju. Naj navede vaše ime in poslali vam bomo darilno kartico za brezplačno pranje in vosek ob naslednjem obisku.
Odgovore, ki se uporabljajo kot marketinška orodja, je treba dati prednost in jih poslati čim prej, prav tako kot bi takoj vrnili zahtevane informacije ali določili sestanek.
