Ne glede na to, ali so poslana po pošti ali po elektronski pošti, poslovna pisma vedno sledijo določeni obliki in slogu. Sledenje formatu hitro doseže točko in bralcu pove o dodatnih povezanih dokumentih, ki ste jih vključili, kot je življenjepis, podpisana pogodba ali kopije plačanih računov. Podrobnosti prilog v telesu svojega pisma in njihovo označevanje na dnu pisma je profesionalen način, da prejemniku pomagate razumeti, zakaj pišete in katere dodatne materiale ste poslali.
Povejte bralcu, zakaj pišete
Dobro napisano poslovno pismo se začne z enim stavkom, ki pojasnjuje, zakaj pišete. Sporočite prejemniku, kaj in koliko dokumentov pripisujete in zakaj jih vključite. Začeti bi morali s stavki, kot je »Jaz sem priložil svoj življenjepis za položaj pomočnika direktorja« ali »Priložena je kopija pisma, ki sem ga prejel in ki potrjuje moje nedavno plačilo«.
Izogibajte se preveč formalnemu
Vaše pisno poslovno pismo ne bi smelo vključevati bolj formalne fraze „prosimo, najdete priloženo…“ Čeprav ni slovnično napačna, se ta vrsta formalnega pisnega jezika uporablja večinoma v akademskih revijah, uradnih dokumentih in krajih, kjer je potrebna večja resnost. Kot splošno pravilo se izogibajte pretirano formalnemu jeziku v vaši poslovni korespondenci in e-pošti.
Seznam prilog ali prilog pod vašim podpisom
Na dnu črke je po podpisu črta pravo mesto za seznam prilog. Če pošiljate e-pošto, dvojni razmik po podpisu in nato navedite priloge s kratkim zapisom, kot je »Priloga: Nadaljevanje za Jane K. Doe«. Če pošiljate pismo prek poštne storitve, bi dodali zapis, ki na kratko opisuje v ograjenih prostorih sta dve vrstici pod podpisom. Lahko napišete besedo »priloga« (primer: »priloga: mesečni povzetek trga«) ali uporabite običajno poslovno okrajšavo »enc.« (»Enc: Resume for John K. Doe«)
Dodatni nasveti za e-pošto za podjetja
Kako poimenovati priloge: Oblikovanje je ključnega pomena pri pošiljanju poslovnega e-poštnega sporočila. Ime datoteke priponke mora biti povezano z vašim e-poštnim sporočilom. Vnesite svoje ime, kratek opis teme in datum e-pošte. Če je v prilogi več kot ena stran, označite tudi to.
Dodajanje fotografij učinkovito: Če pošiljate fotografije, poskrbite, da bodo fotografije obrezane, da bodo prikazane samo tiste, ki so pomembne, in majhne ali srednje velikosti, ki se bodo hitro prenesle na računalnik ali napravo prejemnika.
Poskrbite, da boste vključili vse: Preden zapečatite ovojnico ali pritisnete gumb za pošiljanje, se prepričajte, da so vaša ohišja v ovojnici ali da ste dokumente priložili na vaš e-poštni naslov. Mnogi naborniki in druga podjetja lahko zavržejo črke, ki ne vključujejo zahtevanih prilog. Prav tako daje vtis, da je pošiljatelj brezbrižen.
