Varnostni uradniki potrebujejo določen nabor politik in postopkov, ki jih vodijo v svojih dejanjih. Ta sklop postopkov mora biti na vsakem določenem delovnem mestu, za referenco in bi ga bilo treba prebrati. Ti protokoli se izročijo na usposabljanju in jih uradnik potrdi. Odstopanje od teh vzpostavljenih protokolov odpira vrata odgovornosti in sodnim postopkom za vse vpletene.
Pomembnost
Pomen uveljavljenih protokolov za varnostne uradnike je najpomembnejši. Brez določene politike, na kateri bi se policisti lahko oprli, to dopušča preveč prostora za policiste, da se "nadoknadijo, ko gredo skupaj" - pogosto v nepoznavanju lokalnih zakonov in mandatov ali najboljših praks, namenjenih omejevanju odgovornosti.
Vrste protokolov
Za varnostne uradnike so vzpostavljene tri vrste protokolov: priročniki o politiki in postopku, navodila za pošiljanje in dnevniki o prenosu. Vsak od teh protokolov obravnava različne ravni organizacije, ki se kaskadirajo od celotnega podjetja do posamezne strani in končno do določenih objav na vsakem spletnem mestu.
Splošna politika in postopki
Starši protokola varnostnega uradnika so priročnik o politiki in postopkih. Priročnik opisuje osnovna pričakovanja in smernice za varnostne uradnike, ki delujejo v celotnem podjetju. Pripravljen je na podlagi najboljših praks in ga ponavadi pregleda skupina za človeške vire ali podjetje ter strokovnjak za delovno pravo. Ta priročnik je vključen v usposabljanje, njegovi načeli so pojasnjeni preprosto in njegova vsebina je priznana in spremljana.
Objavi naročila
Ko varnostnik pride na delovno mesto, se srečuje z zelo specifičnim delovnim mestom, ki zahteva zelo specifične protokole. Metoda, ki se obravnava z odgovornostjo, je zasnovana po konceptu po naročilu. Ta pisna naročila, ki jih upravljalni element pravilno izvaja in pregleduje, natančno opisujejo „kaj, kdaj, kje in kako“ je delovno mesto s čim manjšo dvoumnostjo. Ko prvič prevzamete delovno mesto, mora varnostni uradnik prebrati naročila in preveriti, ali so narejene spremembe, da se prepriča, da je v skladu z naročili.
Dnevniki preletov
Dnevnik prenašanja je pomemben protokol, v katerem se hranijo najnovejši podatki v realnem času. Gre za vse, kar je pomembno za vsako vprašanje, ki je pomembno za novega častnika, ki ni zajeto v splošnem priročniku o politiki in postopkih, ali v posebnih naročilih. Na primer, če je delovno mesto obveščeno, da je „rdečo cisterno z registrsko tablico 12345 dovoljeno vstopiti samo s prepustnico v torek“, se ta podatek zabeleži v dnevniku o prenosu. To omogoča, da se za te izjeme naročila naenkrat spremenijo.
Dolžina protokolov
Protokol za varnostne uradnike, ne glede na to, ali so v obliki poštnih naročil ali politik in postopkov, morajo biti dovolj dolgi in poglobljeni, da zagotavljajo široke smernice za večino scenarijev. Nega pa se uporablja za preprečevanje ustvarjanja dokumentov, ki so po nepotrebnem dolgi in specifični. Protokoli, ki so preveč nevzdržni ali celo nasprotujoči si, zmedeni uradniki, ki se pogosto znajdejo daleč od tistih, ki so napisali naročila.
