Ne glede na to, v kateri panogi ste ali kakšno delo opravljate, je neizogibno, da boste morali na neki točki sodelovati na poslovnem srečanju. Nekatera delovna mesta, zlasti tista v pisarni, imajo več sestankov na dan, medtem ko jih drugi lahko imajo le enkrat na nekaj tednov. Ne glede na to pa je pomembno, da se zavedamo, katere vrste tem so obravnavane na sestankih na vašem delovnem mestu, kako naj se izvede učinkovito srečanje in kakšna bodo pravila bontona med sestankom. Če ste zadolženi za vodenje sestanka, boste morda morali za udeležence pripraviti ledolomilce ali pa na sestanku narediti zapiske ali zapiske.
Kaj je poslovno srečanje?
V bistvu je poslovno srečanje srečanje dveh ali več ljudi, ki razpravljajo o idejah, ciljih in ciljih, ki zadevajo delovno mesto. Poslovna srečanja se lahko vodijo osebno v pisarni ali na drugem kraju ali celo po telefonu in videokonferenci. Srečanja potekajo z zaposlenimi, vodji, vodji, strankami, obeti, dobavitelji in partnerji ter vsem, ki so povezani z organizacijo. V večini primerov je potrebno srečanje, ko gre za vprašanje, ki ga ni mogoče ustrezno sporočiti po telefonu ali elektronski pošti, in zahteva osebno interakcijo z enim ali več osebami.
Namen poslovnega sestanka je pogosto sprejemanje pomembnih odločitev glede organizacije. Ne glede na to, ali se odločate o oddelkovnem vprašanju, na primer o tem, kako povečati proračun za trženje, ali o večji organizacijski zadevi, kot je število ljudi, ki se odpovedujejo v času tranzicije, srečanje pomaga jasno predstaviti ideje. Ko govorimo osebno s pomembnimi zainteresiranimi stranmi, je lažje učinkovito priti do pomembnih informacij, da bi dosegli zadevno odločitev.
Drugi skupni cilj sestankov je tudi pomembna obvestila. To so lahko organizacijske spremembe, operativni načrti ali spremembe v smeri podjetja. Pogosto se srečanja organizirajo, ko se višji vodstveni delavci pridružijo ekipi ali jo zapustijo ali ko podjetje praznuje velik mejnik ali uspeh. Takšna srečanja lahko prispevajo k večji vključenosti zaposlenih in organizacijski harmoniji.
Poslovna srečanja pomagajo tudi pri reševanju konfliktov in reševanju kompleksnih problemov. Konflikt je lahko običajen dogodek na delovnem mestu, saj v ekipi sodeluje veliko različnih osebnosti. Čeprav so nekateri konflikti zdravi in lahko spodbujajo rast, je lahko tudi nezaželena in zahteva hitro rešitev. Srečanje lahko pomaga nasprotnim strankam doseči dogovor. Večje težave, ki vključujejo več deležnikov, imajo boljše možnosti, da se rešijo na poslovnem srečanju, ko so pomembni ljudje na enem mestu in delajo v smeri istega cilja.
Pregled poslovnega ali projektnega napredka je tudi skupni cilj poslovnih srečanj. Tukaj organizacija spremlja, kako ekipa dela na določenem projektu ali kako se podjetje v celoti spopada z načrtovanimi cilji prihodkov. S pogostimi sestanki pri prijavi napredka organizacije zagotovijo, da se vse zadevne strani zavedajo statusa pomembnih rezultatov.
Kako izvajati učinkovita poslovna srečanja
Medtem ko poslovna srečanja pomagajo organizacijam pri odločanju in reševanju kompleksnih vprašanj, so včasih lahko neučinkovita uporaba časa, če se ne izvajajo pravilno. Kadar ljudje pridejo na sestanke nepripravljeni, ne bodite pozorni in ne spremljate akcijskih elementov, lahko jih obravnavamo kot izgubo časa. Da bi zagotovili učinkovito uporabo časa, je treba aktivno vključiti organizatorja in udeležence poslovnih srečanj. Če organizirate sestanek, pripravite dnevni red sestanka in natančno določite, kaj bo pokrito. Če obstajajo predmeti, za katere se morajo udeleženci pripraviti, se prepričajte, da jim boste dali dovolj časa za to. Nekatera srečanja potekajo rutinsko, kot na primer tedenske točke na dotik. Za te vrste sestankov ustvarite predlogo za dnevni red in vsak teden izpolnite unikatne predmete.
Previdno pregledajte seznam udeležencev in na sestanek povabite le ključne deležnike. Če se nekdo, ki mora biti na sestanku, ne more udeležiti, boste morda morali prestaviti, da jih boste sprejeli. V nasprotnem primeru se lahko srečanje z manjkajočo zainteresirano stranjo, ki je potrebno za odločanje, izkaže za neučinkovito.
Čas je dragocen in pomembno je spoštovati, da ljudje, ki se udeležijo vašega srečanja, vzamejo čas za to. Zato je nujno zagotoviti, da se sestanek začne in konča pravočasno. Ko pripravljate dnevni red, se odločite, koliko časa boste porabili za vsako postavko in izvedite sestanek ob uri. Če menite, da srečanje poteka izven poti, ga podpremo tako, da ljudi prosimo, da se držijo tem, ki so na dnevnem redu. Če se pojavijo druga pomembna vprašanja, jih napotite na nadaljnjo razpravo na drugem mestu.
Da ne bi zamudili nobenih pomembnih predmetov, predstavljenih na vašem sestanku, si vzemite zapiske, imenovane tudi minute. Med sestankom jih lahko napišete ali vtipkate sami ali pa na sestanku določite nekoga, ki bo zapiske pripravil za vas. Na ta način se boste lahko osredotočili na razpravo. Po sestanku se prepričajte, da pregledate zapiske, dodate manjkajoče elemente in jih pošljete pomembnim deležnikom. Pri pisanju o tem, kaj je bilo obravnavano na sestanku, je lahko koristno, če se v prihodnosti pojavijo vprašanja.
Po zaključku poslovnega srečanja se prepričajte, da boste nadaljevali z vsemi akcijskimi točkami, ki so bile sprejete. Morda boste morali svojim sodelavcem poslati opomnike ali z njimi na dotik, da se prepričate, ali so opravili svoje naloge.Če obstajajo nerešena vprašanja, ki niso bila dokončana do roka, boste morda morali dodatno razpravljati s to osebo.
Ledolomci za poslovna srečanja
Nekatera poslovna srečanja, še posebej tista, kjer se udeleženci med seboj ne poznajo dobro, potrebujejo ledolomilce. Zanimiva vprašanja ali kratke dejavnosti za oblikovanje skupin lahko pripomorejo k zmanjšanju napetosti in vsem omogočijo enake konkurenčne pogoje. Eden od najlažjih načinov za prekinitev ledu na sestanku je zastaviti vprašanje, ki razkriva edinstveno ali zanimivo domislico o vsaki osebi. Odgovori na tovrstna vprašanja pomagajo ljudem, da se med seboj povezujejo. Nekateri primeri vključujejo:
- Če bi bila žival, katera bi bila in zakaj?
- Kje je najbolj zanimivo mesto, kjer ste bili?
- Če bi lahko spoznali kakšno zgodovinsko osebnost, kdo bi bil in zakaj?
Vprašanja ledolomilcev se ne nanašajo na temo srečanja. Namenjeni so ljudem, da govorijo in poslušajo drug drugega. Še en velik ledolomilec za sestanke vključuje vsakega udeleženca, ki govori dve resnici in laž, preostali udeleženci pa morajo ugibati, kateri element je laž. To je odličen način za spoznavanje ljudi na sestanku. Ledolomci lahko pridejo tudi v obliki skupinskih dejavnosti. Na primer, prosite ljudi na sestanku, da najdejo nekoga na sestanku, ki ima z njimi nekaj skupnega, kot je hišni ljubljenček ali znamka avtomobila. To prisili ljudi, da zapustijo svoje sedeže in se pogovorijo z drugimi, s katerimi morda ne govorijo.
Nekatere dejavnosti ledolomilcev vključujejo nekaj priprav na del organizatorja srečanja. Ena dejavnost vključuje pisanje imena znanih oseb na majhnih listih papirja in vstavljanje imena na hrbtni strani vsakega udeleženca. V tej igri mora vsak udeleženec vprašati da ali ne vprašanja o osebi, katere ime je na hrbtu, in poskuša uganiti, kdo je.
Poslovna srečanja
Medtem ko bo kultura vaše organizacije informirala, kako se morate obnašati na poslovnih sestankih, obstajajo nekateri vidiki splošnega srečanja. Pripraviti je treba enega najboljših načinov za udeležbo na sestanku. To pomeni, da morate vedeti, kaj je na dnevnem redu in če ste pripravili ali izvedli raziskavo, ki je v skladu z elementi, za katere ste odgovorni. Če na primer točka dnevnega reda vključuje razpravo o načrtu trženja, na katerem delate, je pomembno, da se obrnete na sestanek z opombami v načrtu in jih pripravite, da jih podrobno razpravljate. Prav tako je pomembno pravočasno prispeti.
Osredotočanje na sestanek namesto na pametni telefon ali prenosni računalnik je še en način, da pokažete svojo profesionalnost, zato izklopite telefon in zaprite prenosni računalnik med sestankom. Če morate za sestanek dostopati do datotek na prenosnem računalniku, se prepričajte, da ste izklopili e-pošto, da vas ne motijo dohodna sporočila. Ne pozabite, da srečanje zahteva vašo pozornost in delitev med telefonom ali prenosnikom ne bo omogočila učinkovite razprave.
Biti dober poslušalec in aktivni udeleženec so osrednji vidiki udeležbe na poslovnem srečanju. Bodite pozorni na to, kar ljudje govorijo, postavljajte vprašanja, ko ne veste kaj, in odgovorite na vprašanja, za katera ste odgovorni. Tudi govor vašega telesa je del aktivnega udeleženca; to pomeni, da sedite visoko, namesto da se naslonite na stol in se pogovorite z ljudmi, s katerimi se pogovarjate.
Glede na vrsto sestanka, ki ga obiskujete, lahko organizatorju sestanka ali osebam, s katerimi ste se srečali, pošljete zahvalno pismo. To je lahko primerno, če se srečate s pomembno stranko ali možnostjo. Lahko se jim zahvalite za njihov čas in ponovite nekaj pomembnih stvari, o katerih ste razpravljali na srečanju, da pokažete svoje navdušenje.
Predloga za sestanke o poslovnih srečanjih
Ko ste zadolženi za snemanje zapisnikov sestanka, se lahko zdi, da je to stresno delo. Nekaj nasvetov vam lahko pomaga zabeležiti vse pomembne točke na sestanku, ne da bi ničesar zamudili. Pomembno je razumeti namen zapisnika. Zapiski, ki so bili posneti med sestankom, naj bi bili pisni zapis o tem, kaj se je tam zgodilo. Te opombe so lahko koristne za udeležence, da se spomnijo, kaj je bilo povedano ali pa lahko zagotovijo razčlenitev sestanka za tiste, ki se niso mogli udeležiti. Zato je pomembno odpraviti vse ključne točke, o katerih smo razpravljali na srečanju, vključno z odločitvami, nalogami ali načrtovanimi koraki in doseženimi resolucijami.
Preden se udeležite sestanka, napišite preprosto predlogo, ki jo lahko izpolnite med beleženjem. Pridobite kopijo dnevnega reda seje in jo uporabite kot vodilo. Na vrhu dnevnega reda dodajte prostor za označevanje imen vseh udeležencev sestanka. Če manjkajo ključne interesne skupine, boste to želeli omeniti tudi v primeru, da jih boste morali pozneje spremljati. Glede na vrsto sestanka in teme, o katerih se bo razpravljalo, obstaja več elementov, ki jih lahko dodate v predlogo za minute:
- Datum in čas sestanka.
- Datum in čas naslednje seje, če je načrtovan.
- Imena udeležencev in imena vseh ključnih zainteresiranih strani.
- Odločitve, ki so bile sprejete, ali možnosti, ki so bile obravnavane za vsako točko dnevnega reda.
- Naslednji koraki za vsako točko dnevnega reda.
- Točke dnevnega reda, o katerih se ni razpravljalo na seji, vendar bodo prenesene na naslednjo sejo.
- Vsak nov posel, ki ni bil naveden na prvotnem dnevnem redu.
- Naloge ali postavke ukrepov in posamezniki, ki so jim bili dodeljeni, vključno z datumi zapadlosti, če so navedeni.
Z razvojem predloge za zapisnike o srečanjih boste v boljšem položaju za beleženje pomembnih izzivov in spremljanje vseh potrebnih poslov po srečanju.
