Večino dela v podjetjih sestavljajo številni projekti. Ti projekti vodijo lestvico in lahko vključujejo gradnjo, tržne raziskave, spletne povezave, predstavitev novih izdelkov in projekte pridobivanja podjetij. Ne glede na primer, nekdo mora voditi projekt in razviti kontrolni seznam za dokončanje dela. Nato je treba analizirati in dodeliti odgovornosti. Morate omogočiti dovolj časa, da se projekt zaključi pravočasno. Zato je pri uvedbi novega projekta treba upoštevati nekatere ključne stvari.
Seznam nalog
Prvi premislek pri zagonu projekta je navedba določenih nalog. Vodja projekta, ki je lahko direktor ali direktor, običajno nadzoruje projekt. Pri tem mora navesti vse potrebne naloge ali funkcije, s katerimi bo projekt uresničil. Na primer, gradbeni projekt zahteva izbiro lokacije, financiranja, dovoljenj in nabave surovin, kot so les in beton. Vključiti je treba dodatne naloge za dokončanje gradnje stavbe ali objekta. Ko začnete projekt, sestavite popoln seznam vseh vpletenih nalog. Srečajte se z drugimi menedžerji in se prepričajte, da je vaš seznam točen in vključujoč. Drug vodja oddelka lahko pozna dodatne naloge, potrebne za projekt.
Proračun
Običajno imate proračun za svoj projekt. Kot vodja projekta je vaša odgovornost, da poskrbite, da boste projekt dokončali na ali pod proračunom. Eden od načinov za dosego tega je, da vsi sodelujoči zagotovijo stroške za svoje naloge. Nekateri posamezniki bodo imeli več strokovnega znanja pri ocenjevanju materialnih stroškov kot vodja projekta, zlasti če bo na projektu sodelovalo več specializiranih strokovnjakov. Kadar je mogoče, dodajte 10 odstotkov do 15 odstotkov dodatnih stroškov projekta kot blažilnik, v skladu s socialnim signalom, svetovalci za industrijo socialnih medijev. To 10 popolnih do 15-odstotnih blažilnikov boste lahko dodali le, če vnaprej napišete poslovni načrt - ko boste izvedeli za projekt pred časom.
Viri
Drug pomemben del kontrolnega seznama projekta je določanje sredstev, ki jih boste potrebovali. Viri vključujejo izvajalce, agencije in druge zunanje dobavitelje, ki vam bodo pomagali pri projektu. Na primer, gradbeniki so potrebni za gradbene projekte. Morda boste potrebovali agencijo za tržne raziskave, da bi izvedli telefonske ankete za vaš projekt. Viri lahko vključujejo tudi referenčne materiale ali poročila; ali posebno programsko opremo, ki jo boste morda potrebovali za dokončanje projekta.
Naloge v nalogi in datumi
Ljudem, ki delajo na vašem projektu, je treba dodeliti določene naloge. Delegiranje nalog vam pomaga doseči več hitrejšega izvajanja. Dodelite naloge ljudem, ki so specializirani za določena področja, povezana z nalogami. Na primer, finančni menedžerji lahko delajo na projektiranju prodaje in dobička za nov projekt uvajanja izdelkov. Tržni menedžerji lahko delajo na nalogah, povezanih s koncepti izdelkov ali idejami, cenami, oglaševanjem in distribucijo. Poleg tega je treba določiti roke za vse projekte. Najboljši način dodeljevanja projektnih nalog in rokov je prek sestankov. Nato navedite seznam vseh projektnih nalog in oseb, odgovornih za njihovo dokončanje. Razdeli seznam vsem, ki so vključeni v projekt. Redno se srečujte, da zagotovite pravočasno napredovanje nalog.
Načrti za izredne razmere
Vedno imejte nepredvidene primere, ki so vgrajeni v kontrolni seznam projekta. Včasih bodo naloge težko dokončati pravočasno. Prodajalec tiskalnika lahko na primer zamuja pri pravočasnem tiskanju vizualnih pripomočkov za prodajo. Nekaterih surovin ni mogoče dobiti. Zato morate razmisliti o rezervnih načrtih za izpolnitev vaših rokov. Lahko na primer zamenjate drugo surovino za gradbeni projekt; ali predložiti osnutek vizualnih pripomočkov za prodajo, če niso dokončani. Kasneje obvestite vodstvo ali svojega šefa, ko bodo dokončane končne kopije vizualnih pripomočkov.
