Struktura organizacije za javna naročila sega od ene same osebe, ki je odgovorna za nakup, do velikega centraliziranega oddelka ali decentralizirane organizacije s strokovnjaki za javna naročila, ki delajo na ločenih lokacijah ali poslovnih enotah. Bistvena je vzpostavitev prave strukture, saj naročila običajno predstavljajo polovico izdatkov organizacije, v skladu s priporočilom za podjetja. Prav tako igra pomembno vlogo v konkurenčni strategiji podjetja.
Individualna nabavna odgovornost
V začetnem ali malem podjetju lahko ena oseba, kot je finančni direktor, prevzame odgovornost za javna naročila. Namesto tega lahko posamezni člani vodstvene skupine, kot je vodja proizvodnje, vodja pisarne ali vodja trženja, kupujejo izdelke ali storitve, da bi izpolnili svoje zahteve oddelkov. V tem scenariju podjetje ne bi imelo doslednega postopka nakupa in bi imelo pomanjkanje kupne moči za pogajanja o boljših poslih iz razdrobljene skupine dobaviteljev.
Nabavni oddelek
Podjetje lahko z rastjo imenuje vodjo nabave s poklicnimi kvalifikacijami. Podjetje lahko zaposli tudi enega ali več asistentov, če se obseg javnih naročil poveča. Vodja ali ekipa prevzame odgovornost za nakup potrebščin za vse oddelke, razpravlja o njihovih zahtevah, ugotavlja dobavitelje in obdeluje naročila. Z usklajevanjem javnih naročil lahko podjetje naroči večja naročila s prednostnimi dobavitelji. Lahko se pogaja o nižjih stopnjah in dobaviteljem postavlja skladne standarde kakovosti.
Centralizirana nabavna struktura
Podjetja s številnimi lokacijami, poslovnimi enotami ali poslovnimi enotami lahko izbirajo med centraliziranimi ali decentraliziranimi strukturami. V centraliziranem modelu je en sam oddelek za nabavo odgovoren za nakup v imenu podjetja. Oddelek, ki ga lahko sestavljajo direktor za nabavo, vodje in pomočniki, nalaga standardne politike in postopke v organizaciji z namenom zmanjšanja stroškov, povečanja učinkovitosti nakupov in doseganja stalne kakovosti. Za izboljšanje storitev na različnih lokacijah lahko služba imenuje strokovnjake, ki so odgovorni za nakup določenih kategorij dobave.
Decentralizirana nabavna struktura
V decentraliziranem modelu podjetje pooblaščene organe prenese na lokacije in oddelke. Vodje naročil in pomočniki kupujejo zaloge za lokalne potrebe, čeprav lahko prejemajo podporo iz majhne centralne enote. Medtem ko decentralizirana struktura daje avtonomijo in zmanjšuje ozka grla, lahko povzroči neučinkovitost nakupov, nedosledne standarde in povečanje skupnih stroškov naročanja.
Model strateškega izvora
Podjetja, ki potrebujejo bistvene zaloge, kot so kritični inženirski sestavni deli, ali želijo uskladiti kakovost pri številnih dobaviteljih, so se od tradicionalnih postopkov nabave preusmerili na dolgoročne odnose s strateškimi partnerji. Člani ekipe za nabavo, ki so odgovorni za strateško nabavo, se osredotočajo na kritične dobave, pri čemer nakup dobave blaga prepusti drugim članom skupine. Skupina za strateško pridobivanje postavlja dolgoročne pogodbe o dobavi in sodeluje z dobavitelji, da znižajo stroške, uskladijo kakovost in raven proizvodnje ter izvedejo skupne projekte razvoja izdelkov.
