Podjetja pogosto iščejo različne načine za promocijo svojih izdelkov ali storitev. Da bi to dosegli, se pogosto obračajo na prodajna pisma, ki se pošiljajo obstoječim in potencialnim strankam kot način za spodbujanje določenega vidika poslovanja. V pismu mora biti pozornost posvečena in vsebovati lahko berljive informacije o podjetju. Prav tako lahko ponudi brezplačen izdelek ali storitev.
Bodite osebni. Začnite pismo z naslovom potencialne stranke ali stranke po imenu. To osebi omogoča, da ve, da jih dovolj cenite, da ugotovite njihovo ime in jo uporabite v pismu.
Zberite ustvarjalno besedo o izdelku ali storitvi, ki jo ponujate, da bi rešili težavo, ki jo morda imajo. To pismo naj bo za bralca nepozabno z uporabo opisnega jezika in ilustrativne grafike.
Uporabite prijazen ton. Hranite pismo neformalno, medtem ko opisujete izdelke ali storitve, ki jih ponujate. Če gre za nov izdelek ali storitev, razložite, kako izdelek deluje in kako bi bralec lahko imel koristi od njega. Vsak stavek naj bo jasen in informativen.
Bodite kratki. Črka mora biti dolga največ štiri ali pet odstavkov. Če je predolg, lahko bralec izgubi zanimanje in izpusti ključne podrobnosti pisma.
Zaključite pismo. Končajte pismo tako, da naročite stranki, naj naredi nekaj posebnega, kot je obisk vašega podjetja ali pokličite ali obiščite spletno mesto podjetja. V zadnji odstavek vključite kontaktne podatke podjetja, vključno z naslovom, telefonsko številko, e-poštnim naslovom in imenom kontaktne osebe.
Zaprite pismo in se zahvalite bralcu za njegovo zanimanje.
