Plače so ključni vidik vsakega posla z zaposlenimi. Da bi zaposleni in davki na izplačane plače morali biti plačani pravočasno in natančno, mora biti strukturiran oddelek za plače. Da bi dosegli učinkovitost znotraj oddelka, bi moral delodajalec dokumentirati postopke na izplačanih plačah. Ne glede na to, ali je izplačane plače velike ali majhne, so pisni postopki plačilnega sistema kritični za uspešno izplačilo plač.
Ustvarite obrazce za plačilni postopek. Oddelek za izplačane plače običajno tesno sodeluje z oddelkom za človeške vire, da bi zagotovil ustrezno plačo in prejemke za zaposlene. V tem procesu se uporabljajo številni obrazci: časovni listi / časovne kartice, obrazec W-2, seznami plačilnih listov in / ali koledarji, obrazci za povpraševanje po počitnicah, obrazci za neposredno dovoljenje za deponiranje in listi za spremljanje bolniških dni. Te obrazce lahko kupite v trgovini s tiskanimi potrebščinami ali pa jih po želji naročite s tiskarskim podjetjem.
Dokumentirajte časovne postopke. Ameriško ministrstvo za delo ugotavlja, da lahko uporabite katerikoli želeni časovni sistem, če je pravilen in popoln. Časovni postopki morajo vključevati roke za predložitev časovnih listov in metodo, ki se uporablja za izračun časa zaposlenih.
Na primer, zapišite postopke za ročno izračunavanje časovnih kartic za zaposlene, kot je zaokroževanje navzgor in navzdol na najbližjo četrtino ure. Če imate sistem za merjenje časa, ki samodejno prenaša osebne udarce / prevrne v programsko opremo za izplačilo plač, dokumentirajte postopke za urejanje. To lahko vključuje dejstvo, da vam nadzorniki pošljejo spremembe pred rokom.
Zapišite postopke obdelave plač. Prilagodite postopke za obdelavo izplačanih plač, tako da se ujemajo z vašim sistemom plač. Sistem za izplačilo plač je lahko ročen, računalniški ali zunanji (zunanji). Navedite celotne postopke obdelave izplačanih plač za vaš sistem.
Recimo, da imate računalniško podprt sistem, v katerem se za obdelavo plačilne liste uporablja osebje na kraju samem in programska oprema za izplačevanje plač. Dokumentirajte, kako uporabljati programsko opremo. Navedite, kako vplačati plače zaposlenih in kako obdelati prilagoditve plač, neposredne vloge, davke na izplačane plače, dneve prejemkov, nagrade, zavarovanja in plačila za nadurno delo. Vključite korake za dvojno preverjanje plačilne liste pred tiskanjem plačil in pred zaprtjem plačilne liste.
Če imate več plačnih frekvenc (npr. Tedensko in dvotedensko), dokumentirajte, kako jih obdelujete. Postopki za obdelavo izplačanih plač morajo vključevati vse korake obdelave od začetka vsakega plačilnega seznama do konca.
Vključite postopke za naknadno obdelavo. Recimo, da imate računovodski oddelek ali zunanjo davčno družbo, ki obravnava davčne zadeve družbe. Navedite potrebne dokumente in poročila, ki jih je treba posredovati in na koga. Navedite, kdo naj prejema plače / plačila za distribucijo in vključite druga podjetja / posameznike, s katerimi morate sodelovati. Na primer, če oddelek za izplačane plače posreduje sredstva za pokojninsko zavarovanje izvajalcu pokojninskega načrta takoj po vsaki obdelavi plačilne liste, vključuje potrebne korake.
Postopki vodenja evidence dokumentov. Delodajalec mora po podatkih Ministrstva za delo voditi evidenco o plačah najmanj tri leta. Državne postopke shranjevanja in arhiviranja plačilnih seznamov, W-2, davčnih poročil o plačah, časovnih kartic in drugih evidenc plač.
Nasveti
-
Posodobite svoje plačilne postopke, kadar koli pride do sprememb postopka.
