Kadar podjetje kupi stroje, vozila, programsko opremo ali druge predmete, ki se zaradi dolgoročne uporabnosti uvrščajo med sredstva, se štejejo za kapitalske izdatke. Zaradi pomembnih stroškov večina podjetij vnaprej načrtuje te nakupe; toda ko se stroj pokvari ali nova tehnologija predstavlja priložnost za podjetje, da racionalizira procese, je treba porabiti velike količine denarja glede na koristnost nakupa. Za oblikovanje politike v zvezi s temi stroški mora vodstvo preučiti zgodovino stroškov družbe in v skladu s tem oblikovati sklepe.
Pregledajte pretekle računovodske evidence, da ugotovite kakršne koli vzorce izdatkov za investicijsko blago in ocenite letne nenačrtovane izdatke zaradi zamenjave opreme.
Določite predlog proračuna, ki vključuje pretekle izkušnje in načrtovane izdatke. Ocenite odstotek nenačrtovanih kapitalskih izdatkov in vključite nadomestilo za te postavke.
Ugotovite, kako so bile v preteklosti sprejete odločitve o nenačrtovanih stroških, in ugotovite, kako so bile oblikovane uspešne odločitve.
Napišite postopke za ugotavljanje kapitalskih izdatkov, ki bodo šli v proračun, vključno z predlogi za predloge (RFP) (zahteve za predlog), zahtevami za ponudbe, zahtevami za plačilo, dokumentacijo o potrebi in seznam pregledov in odobritev, ki jih je treba opraviti pred vključitvijo stroškovne postavke v proračun.
Napišite seznam ukrepov, ki zajema odločitve o nenačrtovanih izdatkih. Vključiti bi bilo treba potrebno skrbnost, ki se uporablja za predvidene odhodke, ter sistem za primerjavo pričakovanih stroškov s predpostavkami o prihodkih in vrednotenjem stopnje tveganja, povezanega s porabo tega denarja.
Organizirajte svojo politiko z uvodom, ki navaja cilje politike, oddelek, ki zajema načrtovane kapitalske izdatke in proces njihovega vključevanja v proračun, oddelek o nenačrtovanih kapitalskih izdatkih in kako jih je treba oceniti, in politiko za določanje zneska dodatek za nenačrtovane kapitalske izdatke, ki jih je treba vključiti v letni proračun.
Nasveti
-
Politika je le tako dobra kot njeno uveljavljanje. Med procesom oblikovanja vaše politike zahtevajte, da vsi upravljavci, ki so lahko prizadeti, dejavno sodelujejo pri njegovi pripravi in pridobijo pisna soglasja o vsakem pomembnem elementu politike.
Opozorilo
Bodite pripravljeni spremeniti svojo novo politiko, ko se bodo pojavili primeri. Obvladovanje tveganja nenačrtovanih investicijskih odhodkov vključuje močno in odzivno računovodsko službo, ki lahko v trenutku sporoči natančne finančne informacije.
