Učinkovito komuniciranje ima pomembno vlogo v poslovanju za obveščanje in vplivanje na vedenje. Komunikacijski kanali se nanašajo na medij, ki ga uporabljate za pošiljanje sporočila, na primer telefon ali e-pošto. Za učinkovito komunikacijo je treba izbrati ustrezen komunikacijski kanal za pošiljanje sporočila.
Zgodovina
Po Encyclopedia of Business (ed. 2), do šestdesetih let prejšnjega stoletja, je bilo prepričanje, da je učinkovitost komunikacije neposredno odvisna od izbrane besede, uporabljene v sporočilu. Vendar pa je v šestdesetih letih 20. stoletja učenjak Marshall McLuhan predlagal, da medij komunikacije vpliva tudi na učinkovitost. McLuhanove teorije komuniciranja, kot je teorija o širjenju kanalov, so podpirale njegov revolucionarni predlog.
Vrste
Komunikacijski kanali, ki se uporabljajo za poslovno komuniciranje, se razlikujejo, lahko pa vključujejo spletne strani, pisma, e-pošto, telefonske pogovore, videokonference in osebne sestanke. Učinkovita komunikacija temelji na izbiri ustreznega komunikacijskega kanala za vaše sporočilo. Dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri komunikacijskega medija, vključujejo potrebo po povratnih informacijah in namenu vašega sporočila. Na primer, morate ugotoviti, ali je komunikacija del redne rutine ali posebne potrebe.
Učinkovitost
Učinkovitost komunikacijskih kanalov je mogoče ovrednotiti na podlagi bogastva in priložnosti za povratne informacije. Bogastvo se nanaša na globino vašega sporočila. Enciklopedija podjetij na primer imenuje komunikacijo iz oči v oči kot najbogatejši komunikacijski medij. Srečanja iz oči v oči omogočajo poslušalcu, da sliši vaše sporočilo, pa tudi občutek vašega glasu in gledanje vaših obraznih izrazov, da določijo pomen vašega sporočila. Komuniciranje iz oči v oči omogoča tudi takojšnje povratne informacije, za razliko od komunikacijskih medijev, kot so pisma in e-pošta.
Premisleki
E-pošta deluje dobro za vsakodnevne poslovne komunikacije, saj je hitro in učinkovito. Vendar pa e-pošti manjka bogastvo, z nekaj besedami brez neverbalne komunikacije in brez možnosti za takojšnje povratne informacije. Encyclopedia of Business priporoča uporabo pisem za sporočanje posebnih sporočil, kot je najemanje delovnega mesta ali obveščanje o časti. Videokonference dobro delujejo za izogibanje dragim potnim stroškom, kakor tudi za zadovoljevanje takojšnjih potreb, kot je nujni sestanek.
Opozorilo
Izbira napačnega komunikacijskega kanala lahko povzroči komunikacijske ovire, vključno s preobremenitvijo informacij in neustreznimi povratnimi informacijami. Če prejmete informacije hitreje, kot jih lahko obdelate, pride do preobremenitve informacij. Na primer, prejemanje preveč e-poštnih sporočil zmanjšuje pomen sporočil e-poštnih sporočil. Razredčenost sporočil lahko povzroči izgubo sporočil. Če izberete način komuniciranja, ki ponuja ustrezno priložnost za povratne informacije, je pomembno, kot je britanski vir za poslovne študije Biz Ed, sporočila o sporočilih niso dokončana, dokler ne prejmete povratnih informacij od vaših poslušalcev.
