Tudi v dobi e-pošte in pošiljanja kratkih sporočil imajo poslovna pisma svoje mesto. Preusmeritev iz digitalnega v tiskani način je lahko izziv: elektronska pošta lahko zveni priložnostno, vendar pisno pismo zahteva stopnjo dostojanstva in razreda. Ne skrbite, da boste poskušali slišati izvirnik - varnejši ste glede na preizkušene formate in pravila poslovnega komuniciranja.
Drži se točke
Ne glede na to, ali odgovarjate na kritike ali prošnje za vaš življenjepis, naj vaše pismo ostane na točki. Nikoli ne prekoračite ene strani in nikoli ne bodite nevljudni. Če vam je nekdo napisal pritožbeno pismo, ki kipi z invektivno, ostani vljuden in miren, ko pišete nazaj. Če je izvirno pismo o poslovni priložnosti, povejte hvala. Nikoli ne namigujte, da ste s pisanjem nazaj rešili vse - da bi moral biti pritožnik popolnoma zadovoljen, da veste, da ste dobili delo. To mora odločiti vaš dopisnik.
Oblika in pisava
Standardna oblika poslovnega pisma je enostaven, z enim presledkom med odstavki in vse, kar je upravičeno do levega roba. V 21. stoletju je sprejemljivo, da se odmaknemo od standardnega bloka, na primer z zamikanjem odstavkov. Times New Roman, velikost točke 12, je skoraj vedno sprejemljiva in berljiva pisava. Če ima vaše podjetje kakršne koli želje - recimo, da daje prednost razmeščenim odstavkom - ga formatirajte na tak način.
Kaj gre na vrh
Standardna postavitev se začne z naslovom vašega podjetja. Če pišete na pisemski papir, lahko to preskočite. Pod naslovom je datum, ime prejemnika, podjetje in naslov. Preskočite vrstico, nato pa naslovnika naslovite kot »Draga gospa«. ali "g." razen če ima naslov, kot je "Dr." Ne uporabljajte imen, razen če je začetni pisatelj napisal.
Spodnji konec
Pismo zapišite z "S spoštovanjem", čemur sledi vaš podpis in nato vneseno ime. Če karkoli pošljete s pismom, kot je obrazec, ocena stroškov ali vaš življenjepis, napišite "prilogo" pod vašim imenom, nato pa še seznam prilog. Če pošiljate nekaj v ločenem pismu, dodajte opombo, kot je "pod ločenim naslovom: finančni izkaz." "Cc", ki mu sledi seznam imen, sporoči prejemniku, da ste kopije poslali nekomu drugemu.
