Povzetek je običajno enostranski pregled daljšega zapisa, poslovnega načrta, objave novic, pravnega dogovora ali katerega koli pomembnega dokumenta. Povzetek naj sporoči, zakaj, kaj in kako je vprašanje na kratek način za zasedenega izvršnega direktorja, ki nima časa, da bi se poglobil v podrobnosti. Predvidevati morate, da čeprav bralec zanima vprašanje in razume širše uporabljene koncepte, ne pozna podrobnosti. Kot splošno pravilo je treba bralcu omogočiti inteligenten pogovor o temi po branju povzetka.
V prvem odstavku jasno opišite, kaj se je zgodilo in zakaj se je to zgodilo. Bralec povzetka bo verjetno zaseden manager, ki se ukvarja s številnimi vprašanji in žonglira več projektov ves čas. Zato morate pojasniti osnove in ponovno preusmeriti bralca, preden vstopite v podrobnejše podrobnosti. Na primer, na začetku povzetka lahko rečemo: "V tem poročilu je podrobno opisana pogodba o dobavitelju, podpisana 21. maja, za določitev cen in rokov za dobavo pnevmatik, ki jih bo kupila pri Tires Inc. za prihodnje leto." Ta otvoritev bo bralcu pomagala, da se spomni, da je za dobavo pnevmatik prišlo do dogovora in da služi kot hitra vaja za dušenje ognja.
Navedite vse najpomembnejše točke sporazuma, idealno v ločenih točkah. Bullet točke se lažje berejo in absorbirajo, ko kompleksno zadevo razčlenijo v preprosto prebavljive koščke. V alineah je treba sporočiti osnove sporazuma, ne pa izjeme, posebne klavzule ali tehnične podrobnosti. Izvršni delavec, ki se vsak dan ne ukvarja s pnevmatikami, bo morda želel vedeti, da se je pnevmatika Inc. dogovorila, da bo izpolnila naročila za pnevmatike v 25 koledarskih dneh, vendar ni treba vedeti, da če je naročilo za več kot 50.000 pnevmatik, se ta čas poveča do 30 dni ali da veljajo za pnevmatike s premerom nad 19 palcev posebna pravila. Preprosto dodajanje, da velika naročila in določene velikosti pnevmatik vključujejo posebne določbe, zadostujejo. Ne pozabite, da se lahko bralci vedno sklicujejo na popoln pravni dogovor za podrobnosti.
Pojasnite, zakaj je pravni sporazum pomemben. Ker bralec verjetno ne bo strokovnjak na tem področju, bo odvisen od vas, da boste pojasnili pomen tega sporazuma. Ali je bila cena nenavadno ugodna, čas, ki je bil zelo kratek, ali so bile kazni zelo strme, ker niso izpolnile naročil pravočasno? Razložite prednosti in, če sploh, slabosti sporazuma. Ne pozabite, da če ste bili gonilna sila sporazuma, je to tudi primeren in morda edini čas, da zahtevate kredit za svoje dosežke.
Zaključite povzetek z navedbo naslednjih korakov. Podpis sporazuma lahko zahteva dodatne ukrepe, kot je odobritev s sedeža, ali je sam sporazum morda nepopoln, vključno s klavzulo, ki določa, da časovni razpored dobave tovornih pnevmatik ni zajet v tem pravnem dokumentu in da bo dodatni sporazum v bližnji prihodnosti. Ta projekcija, usmerjena v prihodnost, bo povzetek pripeljala do logičnega zaključka in bralcu dala dober občutek, kaj lahko pričakuje. To bo postavilo temelje za naslednji povzetek, ki bo verjetno sledil.
