Upravljanje pogodb je praksa, da se zagotovi, da se parametri pogodbe upoštevajo v skladu s smernicami, ki so navedene v sami pogodbi. Zato je treba upoštevati neprekinjeno upravljanje življenjskega cikla pogodbe, da bi zagotovili, da je pogodba izpolnjena v ustreznem kontekstu. Vrsto pogodbe, ki jo upravljajo, od pogodb o zaposlitvi do pogodb o gradbenih delih, je mogoče ustrezno upravljati po isti metodologiji.
V celoti preberite pogodbo. Označite ključne podatkovne točke, vključno s časovnimi okviri in roki. Označite te kritične datume v koledarskem ali drugem programu za načrtovanje, da zagotovite, da bodo ciljni časi zaključka razumljeni in nadzorovani. Označite ključna področja pogodbe, v katerih so navedene delovne obveznosti in splošne pogodbene odgovornosti ključnega osebja, navedenega v pogodbi. Na primer, nova pogodba o gradnji stavb bi imenovala delovodja za kontaktno točko in odgovorna oseba za zagotovitev, da bo vse delo na podizvajalskem področju končano pravočasno.
Urnik posodobitve srečanja in sestankov precej pred vsakim rokom, navedenim v parametrih pogodbe. Poskrbite, da boste imeli osebne ali telefonske sestanke z odgovornimi osebami, ki vas bodo obveščali o splošnem napredku pogodbe. Uporabite vmesna srečanja kot način za ocenjevanje splošnega napredka pogodbe in za obravnavanje vprašanj in pomislekov, ko se pojavijo.
Hranite zelo podrobne opombe o tem, kdo je bil govorjen, kdaj in kje za vse udeležene pri izvajanju pogodbe. Redno in rutinsko se prijavite z omenjenimi strankami. Pošljite e-pošto ali telefon enkrat na teden, da zagotovite, da stvari delujejo v skladu z razporedom, ki je opisan v okviru končne pogodbe.
Naj vas vsi upravljavci in podizvajalci, ki sodelujejo pri pogodbi, tedensko pošiljajo podrobne sezname posodobitev. Poskrbite, da bodo posodobitve poslane po e-pošti, faksu ali tradicionalni pošti, da se ohrani papirna sled vseh pogodbenih napredkov. Hranite vso korespondenco na varnem in lahko dostopnem mestu.
Vzdržujte natančen in nenehno posodobljen seznam uporabljenih materialov, potrebnih materialov, časovnega razporeda pošiljanja in prejemanja, pogodbenega delovnega časa, delovnih ur, ki so nastali za dokončanje pogodbe, in vseh drugih podatkov, ki vplivajo na proračun naročila. Pregledati, oceniti in oceniti pogodbeni proračun vsakih štiri do šest tednov, da bi poiskali načine za zmanjšanje stroškov in povečanje produktivnosti.
V primeru, da se pojavijo problemi ali se na vas opozorijo težave, organizirajte dodatna srečanja za razpravo o pogodbi. Ne čakajte, da bodo pomisleki postali glavna vprašanja, poskusite preprečiti večje težave z iskanjem rešitev, ki so že v začetku procesa.
Nasveti
-
Vse informacije o pogodbi hranite v centralno datoteki.
Opozorilo
Ne prekoračite pogodbenih parametrov ali na kakršenkoli način kršite pogodbo.
