Namen brošure konference je privabiti delegate na dogodek in jim sporočiti razpored konference. Brošura mora zato vsebovati informacije o kraju, govorcih, potovalnih aranžmajih in drugih ključnih dejstvih. Kopija mora biti jasna, informativna in prepričljiva, bralce pa je treba spodbujati, da si rezervirajo svoja mesta, tako da lahko koristijo osebno ali poklicno. Predstavitev uglednega govornika ali vodilnega osebja zagotavlja koristen pregled dogodka in dobrodošlico potencialnim delegatom.
Ciljna publika
Organizatorji konference usmerjajo svoje prireditve v specifične skupine, zato si oglejte več o ciljnem občinstvu, da zagotovite, da brošura nudi ustrezne koristi. Občinstvo bi lahko bilo tako raznoliko kot učitelji, vodilni delavci iz avtomobilske industrije ali predstavniki javnosti, ki se zanimajo za country glasbo. Če želite poiskati informacije o občinstvu, vprašajte organizatorje za profile občinstva prejšnjih dogodkov. Organizatorji pregledujejo svoje občinstvo, prosijo za demografske ali poslovne informacije in objavljajo profile, s katerimi predstavijo kakovost svojih dogodkov delegatom, predstavnikom in sponzorjem.
Koristi za delegate
Brošura mora delegatom priskrbeti velike koristi za udeležbo. Poslovni delegati morajo biti upravičeni do časovnega odmora, zasebni udeleženci pa želijo vedeti, da bodo dobili vrednost za porabo lastnega denarja. Opredelite koristi za ciljno občinstvo. Konferenca lahko ponudi edinstveno priložnost, da slišite svetovno znane govorce, si ogledate predstavitve najnovejših izdelkov ali izboljšate spretnosti z udeležbo na visokokakovostnih usposabljanjih. Koristi so lahko manj oprijemljive, kot je možnost, da se povežete z drugimi ljudmi v industriji, morda z namenom, da se zaposlite ali prodate.
Logistične informacije
Izčrpne informacije o konferenčni logistiki so bistvenega pomena. Po podatkih ameriškega konferenčnega inštituta se vprašanja, ki jih pogosto postavljajo delegati konference, nanašajo na teme, kot so registracija in plačilo, potovanje in gostinstvo, nastanitev in odpovedi. Da bi bralcem olajšali prijavo na dogodek, vključite popolne podatke o registraciji. Določite stroške udeležbe, vključno s popusti za zgodnjo registracijo. Navedite kontaktne podatke za bralce, ki potrebujejo dodatne informacije, in dovolite delegatom, da vedo, kdaj bodo prejeli pakete dobrodošlice.
Program konference
Nastavite program konference s časovnimi razporedi in podrobnostmi vsake seje, da bi delegati pomagali načrtovati svoj čas na konferenci. Dovolite delegatom, da vedo več o obliki konference, ki bi lahko vključevala predstavitve, okrogle mize, delavnice in razstave. Biografije voditeljev pomagajo delegatom izbrati seje, ki jih želijo obiskati, in navesti status ali kakovost dogodka.
Ohranite komunikacijo
Brošura o konferenci je le en element predkonferenčnega marketinškega programa. V skladu z Inc, objavljanje informacij in novice o dogodkih na socialnih medijih pomaga ohranjati zanimanje, ko se dogodek približa. Obvestila o dodatnih govornikih ali posebnih dogodkih, na primer, lahko ustvarijo buzz okoli dogodka in zmanjšajo tveganje, da bi se delegati umaknili.
