Sodelovanje zaposlenih na sestankih je pogosto pomembno za pošiljanje konsistentnih sporočil delovni sili podjetja in za pridobivanje novih in ustvarjalnih idej članov osebja. Spodbujanje zaposlenih k udeležbi na sejah in prispevanju k njim, zlasti kadar so neobvezni, ni vedno lahka naloga. Sprejemanje nekaterih ukrepov za obveščanje in podporo zaposlenim, skupaj z nekaterimi zabavnimi dejavnostmi, lahko pomaga pri prepričevanju. Z uspešnimi srečanji boste morda ugotovili, da se bodo zaposleni začeli prostovoljno javljati.
Načrtujte sestanek v času, ko bo večina zaposlenih na voljo za udeležbo in na primerni lokaciji. Konflikti razporejanja pogosto predstavljajo oviro za udeležbo na sestankih. Če odstranite to oviro in omogočite lahek dostop do spletnega mesta sestanka, odpravite dva razloga, zaradi katerih lahko zaposleni navajajo, da se ne bodo udeležili sestanka. Če tema srečanja ni nujna, jo razporedite za počasen letni čas, ko zaposleni niso zaposleni s strankami ali projekti. Na ta način boste bolj verjetno ne le pridobili prisotnosti zaposlenih, temveč tudi njihovo pozornost.
Poudarite vrednost srečanja za zaposlene in jih vnaprej obvestite o vsebini srečanja. Razdelite podroben program vsem in označite točke, ki zahtevajo vnos zaposlenih. Zaposleni bodo bolj verjetno prisotni na sestanku, če bodo vedeli, da bodo prispevki deloma prišli od sebe in njihovih sodelavcev. Kot dodatek k dnevnemu redu vključite vse informacije, ki jih zaposleni potrebujejo za učinkovite prispevke.
Zgradite zgodovino učinkovitih sestankov, ki jih zaposleni uživajo in med katerimi se je poslušal njihov prispevek. Ta zgodovina bo olajšala prepričanje zaposlenih, da se bodo udeležili sestanka v prihodnosti. Prisluhnite zaposlenim med razpravami in vključite njihove pripombe v zapisnik po srečanju. Če je prišlo do sprememb zaradi nečesa, kar je predlagal zaposleni, to sporočite. Tudi če pripombe vseh zaposlenih ne bodo uporabljene pozneje, se zavedajo splošne narave vseh prispevkov v javno dostopnih minutah, da lahko zaposleni vidijo, da so bili slišani.
Med sestanki vključite praktične dejavnosti, da bo sprememba hitrosti delovala kot spodbuda za udeležbo. Če je vadba na voljo v novi različici programske opreme podjetja, vprašajte vprašanja o splošnem znanju in pop-kulturi med sejo in ponudite nagrade, kot so sladkarije za pravilne odgovore. Če želite ostati na temo, se udeleženci srečanja razdelijo v skupine in delajo na vajah, ki se ukvarjajo s tem, kar se učijo. Dodelite nagrade skupini, ki je končala prvo.Bodite ustvarjalni z igrami in aktivnostmi, ki bodo ljudi zanimali.
Ponudite spodbude za udeležbo na srečanjih, kot so prigrizki in celo nagrade za vrata. Včasih je vrstica "osvežitev pod pogojem" v razdeljenem dnevnem redu dovolj, da se zaposleni udeležijo sestanka. Za tiste, ki potrebujejo malo dodatnega pritiska, je možnost, da domov odnesejo nekaj swag-a.
