Dokumentacija zaposlenih je pomembna iz več razlogov. Dokumentacija upravičuje zaposlitvene ukrepe, od zaposlovanja in izbire do odstopa, upokojitve ali odpovedi. Usposabljanje in razvoj ter nadomestila in ugodnosti so tudi del dokumentacije zaposlenih. Ohranjanje natančne in popolne dokumentacije podpira cilje človeških virov, kot so načrtovanje nasledstva in spodbujanje od znotraj. Dokumentacija zaposlenih, ki je skrbno, zaupno in v skladu s politiko podjetja, je hrbtenica oddelka za človeške vire.
Zaposlovanje in izbor
Tudi če se vaš postopek zaposlovanja in izbire začne s spletno oddajo vloge prek sistema za sledenje prijaviteljem, je dokumentacija še vedno pomemben del procesa zaposlovanja. Postopek zaposlovanja vključuje vsaj predhodne telefonske preglede, osebne razgovore in ocenjevanje anketarjev. Dokumentacija je bistvenega pomena za ta proces - zapisovanje med osebnimi pogovori je praktično zahteva, da se pomaga sprejeti pametno odločitev o najemu. Poleg tega, če želite prenesti kandidatove kvalifikacije na drugega upravljavca, ki zaposluje, vam pomaga deliti zapiske o intervjuju. Zapisi o intervjujih vsebujejo vaše osebne ocene in mnenja. Torej, razen če zapiski iz procesa zaposlovanja in razgovora vsebujejo rezultate testov ali ponavljajo nekatera dejstva v zvezi s kandidatovim naborom spretnosti, ta vrsta dokumentacije običajno ne postane del kadrovske dokumentacije. Pomembno je, da dokumentacija zaposlenih tudi upravičuje upravičenost do zaposlitve.
Usposabljanje in razvoj zaposlenih
Dokumentiranje uspešnosti zaposlenih je pomembno za ohranjanje zadovoljstva pri delu, produktivnosti in angažiranosti. Vaš sistem upravljanja uspešnosti vključuje številne komponente, kot so opisi delovnih mest, neformalne povratne informacije, usposabljanje, disciplinski ukrepi in letne ocene uspešnosti. Vse te komponente zahtevajo dokumentacijo za vaš sistem upravljanja uspešnosti, da ostanete na pravi poti. Pomanjkanje dokumentacije je blizu pomanjkanja komunikacije na tem področju. Zaposleni so odvisni od povratnih informacij, da bi spodbudili motivacijo in dvignili moralo zaposlenih. Brez dokumentacije zaposleni nimajo potrebnih orodij za izpolnitev pričakovanj delodajalca.
Nadomestila in dajatve
Dokumentacija zaposlenih je bistven element vaše strukture nadomestil in prejemkov. Brez te vrste dokumentacije je nemogoče spremljati plače zaposlenih, povečanje zaslug, bonuse ob koncu leta ter obvezne in prostovoljne odbitke. Dokumentacija ohranja tudi status zaslužkov zaposlenih, kot so možnosti zdravstvenega varstva, odvisne oskrbe in prilagodljivi računi porabe. V oddelku za izplačane plače je zabeležen velik del dokumentacije zaposlenih na tem področju; Vendar pa ima vaš varovalec za zasebnost izključni dostop do vse dokumentacije, povezane z medicinsko opremo, da ohrani zaupnost podatkov o zaposlenih.
Konec zaposlitve
Ko se zaposleni v podjetju izteče, je dokumentacija izjemno pomembna. Ne glede na razlog morate pripraviti in vložiti dokumentacijo, ki dokumentira to zaposlitveno dejanje. Če odpoveste zaposlenega, bo vaša odločitev utemeljena z dokumentacijo. Izplačilo zaposlenih zaradi slabe uspešnosti, kršitev politik ali hude kršitve zahteva dokumentacijo, ki podpira neprostovoljno odpoved. Če se zaposleni odloči, da bo vložil pritožbo zaradi nezakonitega razrešnice, lahko dokumentacija zaščiti premoženje vašega podjetja, če pritožba preide v sodni postopek. Če se delavec upokoji ali odstopi, je potrebna dokumentacija za nadaljnje zdravstvene in dohodkovne ugodnosti.
