Ko zapuščate glasovno pošto, je pomembno, da se profesionalno predstavite. Če želite, da vas vzame resno, morate vedeti, kako pravilno zapustiti sporočilo, kaj morate povedati in kako končati vaše sporočilo.
Kako zapustiti govorno pošto
Verjetno pustite sporočilo, ki zahteva povratni klic, tako da se bo način, kako se predstavite na telefonu, odzval na možnost, da oseba pokliče nazaj. Prepričajte se, da veste, kaj boste povedali, preden boste klicali. Začnite tako, da izgovorite svoje ime in ime vašega podjetja ali podjetje, iz katerega kličete. Prepričajte se, da dvakrat izgovorite svojo telefonsko številko, da ima sprejemnik dovolj časa, da zapiše številko.
Če imate unikatno ime, ga napišite, ko prvič vnesete telefonsko številko. Tudi če ste nervozni, govorite počasi, kot da pišete informacije. Hitro govorjenje lahko zmede osebo, s katero poskušate vzpostaviti stik. Glasovna pošta ne sme biti daljša od 30 do 45 sekund. Pojdite naravnost do točke vašega klica.
Vadite profesionalnost, ko končate telefonsko sporočilo
Čeprav je dobro, če pridemo do točke telefonskega sporočila, nikoli ne želimo reči svojega imena, številke in osebi povedati, naj pokliče nazaj. Potrebno je več informacij. Na kratko morate opisati, zakaj kličete. Ko zapustite svoje podatke, lahko osebi poveste, kdaj boste na voljo, dokler ne boste vedeli, da lahko kliče po njegovem udobju.
Pustite svojo številko na koncu sporočila in zahtevajte klic, vendar boste omenili, da boste poskusili znova jutri. Nič ne kaže več predanosti, kot je poskusiti znova.
Vedno se končajte s spoštovanjem, kot je recimo hvala. Drug način, da končate klic, je, da mu povejte, da veste, da je zaposlen, toda cenili bi vas nazaj. Kakršenkoli način se odločite za konec glasovne pošte, poskrbite, da se boste nasmehnili, ko to izgovorite. Usta, ki se mrgoli, imajo drugačen zvok kot nasmejan ust. Ljudje lahko čutijo, če je nekdo srečen in nasmejan na drugi liniji, zato se smejite, če želite povečati možnost povratnega klica.
Kako končati pozdrav za govorno pošto
Ko nastavljate pozdrav za glasovno pošto za sporočilo, ki je zaprto v pisarni, se izogibajte pretiranim izrazom, kot je: Začnite svoj pozdrav z opravičevanjem, da ste zamudili klic, dajte ocenjen časovni okvir, ko lahko kličoči pričakujejo povratni klic in karkoli drugega, kar je pomembno, da jih poznajo. Naj bo vaš pozdrav kratek in do točke, tako da bodo vaši kličoči bolj verjetno pustili sporočilo. Povprečni pozdrav naj bo približno 25 sekund.
Primer pozdravnega sporočila v glasovni pošti je lahko: »Pozdravljeni, dosegli ste (ime podjetja). Žal mi je, da sem zamudil vaš klic. Prosim, pustite vaše ime in najboljšo telefonsko številko, do katere ste dosegljivi. 24 ur, hvala.
