Včasih se zdi zamisel o pripravi politik in postopkov precejšnja. Vendar pa lahko pomaga temeljno razumevanje tega dokumenta in njegov namen. Prvi korak je učenje opredelitve teh pojmov in tega, kar jih razlikuje.
Nasveti
-
Politika zagotavlja širok pregled cilja podjetja. Postopek zaposlenim pokaže, kaj morajo storiti za dosego cilja.
Politika nasproti procesu
Glavna razlika med politiko in postopkom je, kaj sporoča vašemu osebju. Politika daje pregled stališča podjetja do vprašanja. Proces ali politika daje zaposlenim navodila, kako izvajati politiko.
Vsaka politika v vašem podjetju mora biti jedrnata in preprosta. Morala bi predstaviti jasen cilj, ki ga lahko razume tudi popolnoma nov zaposleni. Samo pravilniki, ki sledijo tem smernicam, lahko ohranijo vaše podjetje na poti.
Postopki nato podpirajo politike, ki jih imate. Postopek mora biti jasen in zajemati skoraj vsako spremembo problema. Na primer, postopek vračanja mora vključevati, kaj storiti, če ima kupec potrdilo o prejemu, nima dokazila o nakupu ali je uporabil zadevno postavko. Bullet točke in kratki odstavki lahko olajšajo branje in upoštevanje.
Primer za spremljanje
IT smernice in postopki so pomembni v mnogih podjetjih. Skupna politika je, da zaposleni med delom ne smejo dostopati do socialnih medijev. Smernice lahko pravijo, da podjetje pozdravlja zaposlene za dostop do socialnih medijev med odmori ali kadar je to potrebno za njihove delovne funkcije.
Postopki za uveljavljanje te politike lahko vključujejo načine poročanja o neustrezni uporabi računalnika in ukrepe, ki jih nadzorniki lahko sprejmejo, da bi zaustavili obnašanje. Lahko izpostavite ukazno verigo, ki naj bi jo sledila tem poročilom, in kaj lahko zaposleni pričakujejo, če bodo še naprej kršili politiko.
Vrste smernic
Ustvarite postopke in politike za vsako področje vašega podjetja.Kadar imajo zaposleni vprašanja o tem, kako komunicirati s strankami, med seboj, vodstvom ali opremo, bi morali imeti možnost, da se seznanijo s smernicami.
Mnoga podjetja imajo krovne politike ravnanja med zaposlenimi, ki določajo pravila za to, kako naj se osebje oblači, deluje in opravlja na delovnem mestu. Druga pomembna področja, ki jih je treba obravnavati, so disciplina, enako obravnavanje, spolno nadlegovanje, prisotnost, delovna uspešnost in varnost na delovnem mestu.
Ni vedno ena na ena
Postopki pogosto podpirajo politiko podjetja. Vendar procesi in postopki niso vedno primerljivi s posamezniki. Na primer, lahko ustvarite politike, ki narekujejo, da mora biti vaše osebje brez nezakonite uporabe snovi, nikoli ne smejo spolno nadlegovati drugih zaposlenih in ne smejo jemati denarja iz registra. Nato lahko imate en postopek, ki zajema kako ravnati s kakršnimi koli poročili o takšnem vedenju.
Zakaj ustvariti postopke in politike
Vsak posel z zaposlenimi potrebuje politike in postopke za vodenje delavcev. Te smernice pomagajo zagotoviti, da se vsi v podjetju na enak način odzovejo na isti dogodek. Ta skladnost vam omogoča, da lastnik podjetja včasih odstopite. Lahko se ukvarjate z drugimi nalogami in imate celo prost dan, ko veste, da lahko vaši zaposleni poskrbijo za poslovanje.
Prav tako lahko kupce obnavlja in gradi pozitivno podobo blagovne znamke. Na primer, stranke, ki se srečujejo z različnimi politikami vračanja vsakič, ko pridejo, lahko negujejo negativna občutja glede vaše blagovne znamke. Vendar pa stranke, ki vedo, kaj lahko pričakujejo, vedo, da lahko računajo na vaše podjetje.
Zaščitite svoje podjetje
Drug razlog za pisanje jasnih smernic za pravila in postopke je zaščita vašega podjetja pred sodnimi postopki. Izrazit primer tega so disciplinske smernice. Morate opisati pričakovanja zaposlenih, disciplinske postopke in kdaj boste morali razrešiti člane osebja.
Sledite svojemu postopku vsakič, ko zaposleni krši vaše pravilnike. Če morate nekoga odstraniti iz svojega osebja, lahko obdržite nezakonite tožbe zaradi prekinitve. Dokumentiranje procesa vam dokazuje, da ste ravnali zakonito.
