Vsako podjetje ima drugačna pravila o sestankih. Nekateri sledijo neformalnemu procesu, drugi pa potrebujejo bolj formalno strukturo. Kot vodja ali lastnik podjetja je pomembno vedeti, kako voditi in končati formalne in neformalne sestanke. To bo izboljšalo komunikacijo in vodilo do bolj produktivnega rezultata.
Kaj pomeni prekinitev sestanka?
Izraz "odlog" izhaja iz latinskih besed Oglas (do) in Diurnus (dnevno). Čeprav veliko ljudi uporablja izraz zamenljivo s sklicem konca sestanka, "prekinitev" dejansko pomeni premikanje sestanka ali točke dnevnega reda na drug dan. Na primer, člani upravnega odbora podjetja lahko zasedanje prekinejo, ko preprosto ni mogoče razpravljati o zadevnih vprašanjih, ker manjkajo ključne informacije. Prekinitev pomeni, da se bo sestanek nadaljeval kasneje, ko bodo vsi pripravljeni razpravljati o zadevnem vprašanju. To ni isto kot zaključek ali zaključek sestanka, ko so rešena vsa vprašanja.
Kakšna so pravila za sestanke?
Nekatere organizacije, zlasti sodišča, univerze, vladne agencije in velike organizacije, upoštevajo uveljavljena pravila za vodenje formalnih srečanj. V skladu z Robertovim pravilnikom novega reda, na primer, lahko vsakdo poda predlog za prekinitev sestanka v določenih okoliščinah, na primer:
- Če ni sklepčnosti
- Kot je določeno v podzakonskih predpisih organizacije
- Ko člani odbora dosežejo konec dnevnega reda
- V primeru nevarnosti ali neposredne nevarnosti, kot so požarni alarmi v stavbi.
Medtem ko je malo verjetno, da bodo manjša podjetja sledila Robertovim pravilom, zagotavljajo preprost okvir za "uradno" prekinitev sestanka.
Postopki za prekinitev zasedanja
Srečanje se lahko prekine bodisi na začetku bodisi na kateri koli stopnji. Če ste predsednik, naredite načrt, da bo vse potekalo gladko. Po razpravi o dnevnem redu preverite, ali želi kdo podati predlog za prekinitev seje. Vprašajte enega z besedami "Ali slišim predlog za preložitev?" V predlogu za preložitev je treba jasno določiti čas in datum naslednjega sestanka, kakor tudi morebitne nujne zadeve, ki zahtevajo posebno zasedanje pred naslednjo skupščino. Po Robertovih pravilih je treba predlog začasno dodeliti in ga ni mogoče spreminjati ali razpravljati.
Sestanek se lahko odloži brez predloga, če ni sklepčnosti ali v nujnih primerih. Če je ta dan državni praznik, se lahko sestanek prekine do naslednjega delovnega dne, ob istem času in kraju. Preložena seja bo potekala po enakem vrstnem redu kot pri prvotnem sestanku. V zaključnih pripombah lahko predsednik obravnava dan in uro naslednje seje. Prav tako lahko zagotovi kontaktne podatke, se zahvali udeležencem in opomni v zadnjem trenutku. V primeru, da je preložitev za 90 dni ali več, bo vsak udeleženec obveščen o datumu in kraju.
Prekinitev manj formalnega srečanja
Vsi sestanki niso formalni; zato na vseh sejah ni potreben predlog za prekinitev. Prodajni sestanki so dober primer.Vsekakor so pomembni in pričakujemo, da se bodo udeležili vsi prodajni predstavniki. Namen prodajnih sestankov je, da vodja prodaje posreduje informacije osebju, morda nudi nasvete in spodbude ali opominja na tiste, ki niso dosegli ciljev ali niso uspeli zahtevati dokumentacije. Med sestankom se ne bo glasovalo, ker je pomembno mnenje vodje prodaje. Po opravljenem sestanku, kjer je ena oseba odgovorna, bi bilo neumno zaprositi za predlog za prekinitev. Vodja prodaje lahko vpraša, ali obstajajo kakršna koli vprašanja, in po odgovoru na njih preprosto reči: "To je vse, kar sem danes želel pokriti. Vzemite nekaj novih brošur, ko jih zapustite, in jih uporabite, da pojasnite neverjetne koristi tega odličnega izdelka!"
Srečanja, na katerih se vodje zbirajo, da bi razpravljali o težavah in rešitvah, so še en primer. Vodje nimajo časa za formalno srečanje z gibi in sekundami, niti ne potrebujejo. Vedo, o čem je srečanje, zato ni potreben noben dnevni red. Nihče ne vzame minut. Na naslednjem sestanku bodo nadaljevali razpravo o teh vprašanjih, tako da bi tehnično lahko prekinili sestanek. Vendar bi bil formalni konec srečanja neroden in neprimeren. Možno je, da bo sestanek predviden za omejeno časovno obdobje, na primer 30 ali 60 minut. Ko pride čas, bo nekdo rekel: "Izbiramo to razpravo naslednji mesec" medtem, ko drugi hitijo skozi vrata, da se vrnejo na delo.
