Mnoga podjetja v svojih proizvodnih ali maloprodajnih dejavnostih uporabljajo sisteme za vodenje inventarja za upravljanje ravni zalog. Zaloge bi lahko bile ena od najdragocenejših sredstev in sistemov, s katerimi upravlja družba, kar je temelj za zadovoljitev povpraševanja kupcev. Vsak sistem popisa je v določenem obsegu in ima določene omejitve, ki jih mora razumeti vodstvo, da bi lahko izbrali najboljši sistem za podjetje.
Sistemi za popis
Sistemi popisovanja so osnova za evidentiranje prodaje, nakupov. in količino za vsako postavko na koncu obračunskega obdobja. Dva primarna sistema popisa sta periodični sistem in večni sistem. Periodični sistem evidentira inventar le ob koncu vsakega obdobja, pri čemer se stanje v celotnem obdobju ne spremeni. Ker je za štetje inventarja potreben čas, manjša podjetja bolj verjetno uporabljajo periodični sistem. V nasprotju s tem nenehni sistem prilagaja stanje zalog vsakič, ko pride do transakcije, kot je nakup zalog ali prodaje, in zagotavlja informacije v realnem času.
Obseg sistemov popisovanja
Obseg sistema popisa lahko pokriva številne potrebe, vključno z vrednotenjem inventarja, merjenjem spremembe zalog in načrtovanjem prihodnjih ravni zalog. Vrednost zalog na koncu vsakega obdobja je osnova za računovodsko poročanje v bilanci stanja. Z merjenjem spremembe zalog lahko družba ugotovi stroške prodanih zalog v obdobju. To podjetju omogoča načrtovanje prihodnjih potreb po inventarju.
Omejitve periodičnega sistema
Omejitve periodičnega sistema vključujejo neznanje natančnega števila zalog sredi obdobja in tveganje, da bo prišlo do padca. Z periodičnim sistemom družba pozna raven zalog z gotovostjo le, če fizično popisuje inventar ob koncu vsakega obdobja. V celotnem obdobju podjetje prevzame naročila strank, ne da bi vedelo natančno število zalog ali ali je na voljo dovolj izdelkov, ki bi ustrezali povpraševanju kupcev.
Omejitve večnega sistema
Omejitve sistema večnega inventarja vključujejo lažen občutek zanesljivosti in odvisnosti od človekovega vstopa. Čeprav se nenehen sistem posodablja vsakič, ko transakcija vstopi v sistem, morda ne bo dovolj informacij o ukradenih, poškodovanih ali razrezanih enotah. Podjetje ostaja neznano za krajo ali odpadke, znano kot krčenje, dokler vsaj enkrat na leto ne opravi fizičnega štetja. Druga omejitev je, da lahko zaposleni vnese podatke nepravilno, pri tem pa vnese netočne informacije, ki lahko ogrozijo odločanje.
