Reorganizacije so lahko potrebne, da odražajo spreminjajoče se poslovne modele ali gospodarske razmere, vendar lahko povzročajo motnje tako za osebje kot za stranke brez ustreznega načrtovanja in izvajanja. Razvoj strateškega načrta za prestrukturiranje oddelkov zahteva komunikacijo med celotnim procesom. Ko se načrt dokončno razkrije, nekateri morda ne želijo rezultatov, vendar se nihče ne sme počutiti slepih.
Povejte višjemu vodstvu, da razmišljate o prestrukturiranju oddelka, ki bo odražal spreminjajoče se tržne razmere. V podjetju oblikujte skupino ključnih posameznikov, ki bodo delovali kot skupina za analizo in načrtovanje, da bi premislili o poslovnih potrebah, ki obkrožajo oddelek, in kako naj bi izgledale, ko bo prestrukturiranje končano.
Pogovorite se s ključnimi strankami in potrošniki izdelkov in storitev vašega oddelka, da ugotovite njihova pričakovanja glede vašega oddelka. To so lahko notranji kupci, zunanji kupci ali oboje, odvisno od situacije. Ugotovite, katere težave imajo s kakovostjo, hitrostjo in odzivnostjo vašega oddelka.
Opredelite razloge za prestrukturiranje in kako bo ta sprememba dodala vrednost oddelku in podjetju. To povežite z misijo oddelka in poslanstvom podjetja ter izjavami o vrednosti. Ko boste še naprej razvijali načrt, se prepričajte, da spremembe vodijo vaš oddelek na tej poti.
Analizirajte trenutne procese svojega oddelka. Primerjajte jih s svojim organizacijskim poslanstvom in ločenimi osrednjimi postopki od tistih, ki so podvojeni drugje v podjetju, ali ki so sekundarni glede na izpolnitev ciljev oddelka. Ugotovite vrzeli med dejansko in želeno uspešnostjo. Ugotovite, kako obstoječa struktura omogoča ali ovira uspešnost in zadovoljstvo strank.
Preoblikovanje procesov, da se pomaga določiti najboljšo pot za ustvarjanje učinkovitejše oddelčne strukture. Te revizije bi morale izboljšati zadovoljstvo strank in deležnikov ter povečati učinkovitost. Zmanjšanje stroškov je lahko tudi del teh ciljev, vendar je to treba upoštevati v zvezi s preoblikovanjem procesa. Zmanjšanje delovne sile, ki zmanjšuje vašo sposobnost za izvajanje potrebnih postopkov, ne bo pomagalo vašemu oddelku.
Ugotovite, kje je treba spremeniti organizacijsko strukturo. Morda bo treba ustvariti nova delovna mesta ali pa bo morda treba razjasniti svoje vloge in pričakovanja. Ocenite, ali ima vaše trenutno osebje znanje in zmožnosti za izpolnjevanje novih vlog in zahtev. Če ne, boste morali razviti načrt za usposabljanje, da jih boste lahko hitreje ali na novo zaposlili, da bi izpolnili kršitev.
Načrtujte svojo strategijo izvajanja. Razvijte časovni okvir, ko bo ta nova struktura nameščena. Pojasnite, kdo ima v novi strukturi oddelkov pristojnost odločanja. Napišite novo organizacijsko shemo in opise položajev, ki bodo vašemu osebju pojasnili, kakšna so njihova pričakovanja. Če potrebujete dodatno osebje, uporabite te opise položajev, da vas vodijo v pravo smer.
Sodelujte v oddelku za človeške vire, da načrtujete prehod. Ugotovite, ali obstajajo pozicije drugje v podjetju za tiste, ki so postali presežni zaradi prestrukturiranja oddelka. Če bo prestrukturiranje povzročilo odpuščanja, sledite ustaljenim postopkom, da zagotovite, da se odločitve ne pojavljajo.
Komunicirajte z zaposlenimi. Vaše osebje bo verjetno menilo, da je prestrukturiranje sredstvo za zmanjšanje števila zaposlenih, zato so zaposleni lahko skeptični glede prestrukturiranja. Če jih držite v zanki, tako zmanjšate vpliv mlinov govoric in jim zaupate, da obstaja načrt, ki ni samo zmanjšanje števila zaposlenih v oddelkih.
