Podjetja organizirajo seminarje za usposabljanje ali predstavitev informacij zaposlenim, strankam, investitorjem in poslovnim partnerjem. Organizatorji uporabljajo vrsto predstavitvenih aktivnosti, vključno s predavanji, predstavitvami, vprašanji in odgovori, okroglimi mizami, zasedanji, video posnetki in diaprojekcijami, da bi pritegnili občinstvo in dosegli svoje cilje.
Cilji seminarja
Cilji seminarja določajo izbiro predstavitvenih dejavnosti. Na seminarju za usposabljanje, na primer, bo voditelj morda želel razviti znanje ali razumevanje teme. Predavanje, ki ga podpirajo diapozitivi ali video in zvočni posnetki ali seje vprašanj in odgovorov, bi bilo primerno. Če je cilj razviti spretnosti, mora predstaviti tudi predstavitve. Seminar za posredovanje pomembnih informacij, kot je napoved novega izdelka, finančni rezultati ali združitev, mora vključevati predstavitev, okroglo mizo in sejo vprašanj in odgovorov.
Predavanja in glavne predstavitve
Najosnovnejša predstavitvena dejavnost je pogovor ali predavanje predmetnega strokovnjaka. Če je na seminarju veliko predavateljev, lahko nekateri predstavijo glavne predstavitve. Pripombe so predstavitve, ki pokrivajo najpomembnejše teme in jih običajno dajejo vodilni delavci ali vodilni predstavniki industrije. Medtem ko predavanja in ključne informacije posredujejo informacije, so enosmerna oblika komuniciranja in se zanašajo na kompetentne govorce, ki obdržijo pozornost občinstva.
Material za podporo zvočnikom
Diapozitivi, videoposnetki in drugi vizualni pripomočki, kot so flip charti in diagrami, voditeljem pomagajo razložiti kompleksne koncepte ali pojasniti podatke. Diapozitivi morajo biti preprosti in neprekinjeni, tako da občinstvo posluša predstavitelja, ne pa branja informacij na zaslonu. Apple Corporation priporoča, da kratke videoposnetke odložite v daljše predstavitve, da ohranite pozornost gledalcev.
Zasedbe zlomov
Uvedba zasedanj z razbijanjem povečuje udeležbo občinstva na seminarju, pomaga krepiti vsebino predstavitve in organizatorjem zagotavlja takojšnje povratne informacije o seminarskih sejah. Majhne skupine se srečujejo v ločenih prostorih, znotraj ali zunaj glavne seminarske sobe. Razpravljajo o vsebini predstavitev in o svojih pogledih poročajo ostalemu občinstvu. Podjetje, ki predstavi nov izdelek svojemu prodajalcu, lahko na primer od prodajnih predstavnikov zahteva, da razpravljajo in predlagajo načine za predstavitev izdelka strankam med zasedanjem.
Okrogle mize in seje za vprašanja in odgovore
Organizacija okrogle mize na seminarju daje občinstvu priložnost, da sliši poglede različnih strokovnjakov, ki razpravljajo o pomembni temi. Idealno bi bilo, da udeleženci prihajajo iz različnih ozadij ali imajo nasprotna stališča, da bi občinstvu omogočili uravnoteženo perspektivo. Uvedba seje vprašanj in odgovorov omogoča občinstvu, da iz lastne perspektive izve več o temi. Organizatorji lahko po vsaki seji seminarja povabijo vprašanja ali pa prosijo občinstvo, da pred seminarjem predloži vprašanja, pri čemer bodo voditelji odgovarjali na eno samo sejo. Prvi pristop pripomore k izgradnji dialoga med občinstvom in predstavitelje, vendar lahko povzroči težave s časovnimi razporedi seminarjev, če se seje Q&A prekoračijo.
