Podjetja imajo dva glavna poslovna cikla: cikel prihodkov in cikel izdatkov. Obveznosti za celoten cikel so del večjega cikla nabave in izdatkov. Sestavljen je iz celoten obseg potrebnih računovodskih dejavnosti, potrebnih za dokončanje nakupa po oddaji naročila in prejetega izdelka ali storitve. Celoten cikel obveznosti se nanaša na usklajevanje dokumentov, odobritev računov, izdajanje čekov in evidentiranje plačil.
Nasveti
-
Plačilni račun s polnim ciklom se lahko nanaša na celoten proces prejemanja, preverjanja in plačevanja računa ali na delovno mesto, ki vključuje odgovornost za celoten proces.
Cikel obveznosti do dobaviteljev
V procesu plačevanja računov so vključeni trije glavni dokumenti: naročilo za nakup, poročilo o prejemu in račun dobavitelja.
- Ko je podjetje pripravljeno na nakup, bo oddelek za nabavo poslal naročilnica prodajalcu. Ta dokument podrobno opisuje zahtevano blago, ceno in količino. Naročilnica sproži pošiljanje blaga.
- Ko podjetje prejme blago, prevzemni oddelek izpolni a prejemanje poročila. To poročilo dokumentira natančno blago, ki ga vsebuje pošiljka. Če pošiljka vsebuje poškodovane predmete, jo zaposleni zabeleži v poročilu.
- Prodajalec pošlje a račun dobavitelja zahtevajo plačilo za opravljeno blago ali storitve. Ta dokument je poslan na plačljive račune in sproži plačilni postopek.
Postopki obveznosti do dobaviteljev
Vzpostavi se dobro vodeno podjetje skrbno opredeljenih postopkov voditi proces plačevanja računov, da bi preprečili napake in jih odkrili, ko se pojavijo. Isti postopki lahko odvrnejo in odkrijejo namerno ponarejanje in zagotovijo revizijsko sled za kasnejšo uporabo v primeru, da bi neskladje postalo neopaženo. Ti postopki se razlikujejo med podjetji in oddelki, vendar na splošno sledijo podobnemu vzorcu:
- Po prejemu računa dobavitelja ekipa za plačilo računa trismerno ujemanje s primerjavo informacij o naročilu z tistimi na poročilu o prejemu in računu dobavitelja, da se zagotovi skladnost informacij.
- Če lahko plačljivi kupci preverijo, ali je blago na računu dobavitelja naročilo in prejelo podjetje,. T račun je odobren za obdelavo plačil. To se opravi s kuponom, podpisom ali žigom.
- Če obstajajo neskladja - če prejeta količina ne ustreza na primer naročeni količini ali računu, ali če izdelek ni tako, kot je naročeno - terjatve bodo poskušale izslediti vir izdaje. po potrebi s prejemnim oddelkom, prodajalcem ali končnim uporabnikom, ki je oddal naročilo.
- V velikih podjetjih dejansko plačilo obdeluje oddelek za zakladništvo. Vendar pa obveznosti za plačila v večini malih podjetij. Po izstavitvi računa, ki ga je treba plačati, plačljivi računi pošljejo potrdilo, skupaj s čekom, podjetju, ki je podpisalo ček.
- Potem ko podpisnik preverjanja odobri in podpiše, plačljive račune pošlje potrdilo in račun označen kot plačan v računovodskem sistemu.
Vloge v celoti plačljivih računov
Opisi delovnih mest, ki jih je treba plačati, so pogosto označeni tudi kot »celoten cikel«. To pomeni, da je plačljiva zaposlena oseba odgovoren za vsak del plačilnega postopka, v nasprotju s specializacijo na enem ali več specifičnih področjih. Možne odgovornosti lahko vključujejo tristransko usklajevanje, pregled točkovnih poročil o stroških, uporabo popustov za plačila in izdajanje plačil prodajalcem.
Kadar se ta mesta oglašujejo, bo oddelek za kadrovske zadeve ali vodja, ki je odgovoren za najem, običajno skušal sestaviti vprašanja za intervju, ki jih je treba plačati, ki natančno ocenjujejo prijaviteljevo poznavanje celotnega procesa, in ugotoviti morebitne pomanjkljivosti ali področja neizkušenosti.
