Sistem plače zagotavlja medij, ki ga delodajalec potrebuje za obdelavo plačilne liste. Dokler sistem plačilnih listov zadovoljuje delodajalčeve potrebe po plačah, lahko slednji uporabijo kateri koli sistem, ki ga želi.
Priročnik
Ročni sistem plač je treba izbrati po skrbnem premisleku. Ta sistem zahteva, da oseba na izplačane plače ročno obdeluje celotno plačilno listo; povečanje verjetnosti napak. Delodajalci bi morali uporabljati sistem ročnega plačevanja le, če imajo malo zaposlenih. Glavna stran tega sistema je, da ga je poceni izvajati.
Delodajalci lahko kupijo standardne časovne liste od stacionarne trgovine in jih zaposleni dopolnijo. Delodajalec lahko izračuna plače in davke na kalkulatorju, ročno napiše plačo / plačilo ali uporabi pisalni stroj in hrani podatke o izplačanih plačah v škatlah za shranjevanje. Kljub temu lahko poskus, da bi uporabili ta sistem, če ne poznajo zakonov o izplačanih plačah, ali če je plačilni seznam prevelik, lahko povzroči netočne plače in davčno obdelavo.
In-house računalniško podprto
Notranji računalniški sistem je izvedljiva alternativa, če želi delodajalec odpraviti ročno obdelavo plač. Ta sistem vključuje uporabo programske opreme za izplačilo plač, kot so Z-Pay, Ultipro in QuickBooks, ki lahko shranjujejo podatke o plačah za skladnost. Izračuna plače in odbitke na podlagi vnesenih podatkov. Na primer, plačilna oseba bi v programsko opremo za izplačilo plače vnesla zaposlitveni status prijave, stanje dela in dodatke. Programska oprema za izplačane plače ima zvezne in državne tabele zadržanja trdih kod v sistemu in opravlja izračune.
Ta sistem zahteva, da zaposleni vlagajo in vzdržujejo programsko opremo za plače. Odvisno od zahtevnosti programske opreme, lahko osebje na izplačanih plačah zahteva obsežno usposabljanje. Če je plačilni seznam majhen, lahko edina oseba na izplačane plače obravnava obdelavo plač. Toda, če je plačilni seznam velik, z več tisoč zaposlenimi, bi moral delodajalec najeti polno osebje, ki lahko vključuje uslužbenca / pomočnika na izplačane plače, strokovnjaka za izplačane plače, nadzornika plač in nadzornika plač. Ta sistem se lahko izkaže za drago za delodajalce.
Zunanje izvajanje
Outsourcing plače ponudniku plačilnih storitev je pogosto stroškovno učinkovita in časovno varčna alternativa za delodajalce. Storitve na izplačane plače imajo strokovnjake za izplačane plače, ki obdelujejo plačilne liste strank, vključno z neposrednimi vplačili, živimi čeki in obdelavo W-2. Delodajalci plačajo pavšalno pristojbino za to storitev, pri čemer odpravljajo potrebo po plačilu plač in osebnih prejemkov na kraju samem. Poleg tega delodajalcem ni treba obravnavati napak v programski opremi za izplačilo plač. Konec koncev, outsourcing plače daje delodajalcu čas, da se osredotoči na druge naloge.
Številni ponudniki plačilnih storitev ponujajo spletne rešitve za izplačane plače, ki delodajalcem omogočajo dostop do podatkov o izplačanih plačah in evidencah plač na spletu. Poleg tega storitve na izplačane plače ponavadi nudijo strankam različne načine pošiljanja ur na izplačane plače za vsako plačilno obdobje, na primer po faksu, elektronski pošti ali preko spleta.
Slaba stran zunanjega izvajanja je, da kadar zaposleni skrbijo za izplačane plače, takojšnja pomoč morda ne bo na voljo. Poleg tega, ko plačilni sistem opravi določene napake pri davku na izplačane plače, IRS kaznuje delodajalca, ne pa plačilnih storitev. Nekateri delodajalci zato zaposlijo upravitelja plač na kraju samem, ki deluje kot povezovalec za plačilno službo in delodajalca.
